Presentiamo Costo Riunioni: lo strumento gratuito di Prodability che mostra in euro, in tempo reale, quanto sta costando la riunione che state facendo. Perché un numero che corre sotto gli occhi cambia i comportamenti più di mille raccomandazioni.
C'è una cifra che quasi nessuna azienda calcola, eppure scorre ogni giorno nei calendari di tutti: quanto costano le riunioni.
Non è un mistero come si calcola. Nel nostro articolo sulle riunioni aziendali efficaci abbiamo descritto il metodo: durata per partecipanti per costo orario, sommato su una settimana tipo. Chi fa quell'esercizio una volta resta sorpreso dal totale. Poi, quasi sempre, smette di farlo: i calcoli a mano non sopravvivono alla settimana successiva.
Il problema non è la formula. È che il costo delle riunioni è invisibile nel momento in cui si genera. La sala riunioni non ha un tassametro. E ciò che non si vede, non si gestisce.
Da oggi il tassametro c'è, ed è gratuito.
Un contatore che corre insieme alla riunione
Costo Riunioni è un'estensione per Chrome (e uno strumento online, per chi non vuole installare nulla) che fa una cosa sola, nel modo più diretto possibile: mostra gli euro che una riunione sta consumando, minuto per minuto.
- Prima della riunione — indichi chi c'è al tavolo e la durata prevista: vedi subito la stima in euro e il costo al minuto. Utile per decidere se la riunione serve davvero, o se basta una email.
- Durante la riunione — su Google Meet, Zoom e Microsoft Teams (nella versione browser) il contatore compare da solo dentro la chiamata: riconosce quante persone sono collegate e fa correre il totale. C'è anche il tasto pausa, per il caffè.
- Sul calendario — aprendo un evento di Google Calendar vedi quanto costerà, prima di confermarlo. È il momento giusto per accorciarlo di mezz'ora o togliere due invitati.
- Dopo — ogni riunione conclusa finisce nelle tue statistiche: costo totale della settimana e del mese, costo medio, quanto sforate rispetto alla durata prevista.
Il calcolo è pensato per le aziende italiane: si parte dalla RAL delle figure coinvolte — operativi, manager, fornitori esterni — moltiplicata per gli oneri aziendali, non da tariffe orarie generiche in dollari. I parametri si regolano in trenta secondi e restano tuoi: tutto avviene sul tuo dispositivo, nessun dato viene raccolto né trasmesso. Le integrazioni con Meet, Zoom, Teams e Calendar sono spente all'installazione e si attivano una per una, solo se le vuoi.
Perché vedere il numero funziona
Non è una trovata scenografica: è economia comportamentale applicata a un rituale aziendale.
Quando Shopify ha introdotto internamente un calcolatore che mostrava il costo di ogni riunione al momento di convocarla, l'obiettivo dichiarato non era tagliare i meeting in sé, ma rendere costoso convocarli senza pensarci. Il numero visibile sposta la decisione da automatica a deliberata. Lo studio Jabra ripreso questa estate dalla stampa italiana stima che il 58% delle ore di riunione sia percepito come superfluo dagli stessi partecipanti: non serve un consulente per tagliarle, serve un'informazione al momento giusto.
Una precisazione importante, che chi segue il blog conosce già: l'obiettivo non è "meno riunioni a tutti i costi". Come abbiamo scritto parlando di riunioni lunghe e inconcludenti, comprimere i tempi senza metodo peggiora le cose. Il contatore non dice "cancella la riunione": dice "questa riunione vi sta costando 143 euro l'ora — trattatela di conseguenza". Cosa farne — agenda, ruoli, output, formato — è il lavoro vero, e per quello ci sono il metodo e gli altri strumenti del blog.
Come iniziare
Due strade, entrambe gratuite e senza registrazione:
- Estensione per Chrome — la versione completa: contatore automatico nelle videochiamate, costo sugli eventi di Calendar, statistiche e storico.
- Calcolatore online — dal browser, anche dal telefono, senza installare nulla.
Un consiglio pratico per la prima settimana: non cambiare niente. Lascia solo correre il contatore nelle riunioni che fate già, e guarda il totale del venerdì. Sarà quel numero — non noi — a dirti da dove cominciare.