Ecco le principali cause che ti portano ad essere improduttivo e a perdere tempo (nel lavoro come nella vita personale)
Benvenuto in un nuovo articolo in cui capiamo un po’ meglio cos’è la produttività e quali sono le dinamiche che la governano.
Nell’articolo precedente si è parlato di come si misura la produttività e quali sono le metriche ad essa associata.
Oggi, con questo articolo, cercheremo di aumentare la consapevolezza e capire quali sono i momenti produttivi e quelli improduttivi, e quali sono le dinamiche che si innescano dietro ad ognuno di essi.
Partiamo quindi osservando alcune situazioni quotidiane e cercando di rispondere (in maniera onesta, mi raccomando) a queste semplici domande...
Quando sei in compagnia di un amico, di tuo figlio/a, del tuo partner, quant’è il tempo che trascorri con lui/lei in modo focalizzato, senza guardare il telefonino e senza pensieri che si infilano nella tua mente?
Quanto vieni interrotto dai clienti per informazioni che dovresti già avere? Ogni quanto ti capita?
Quanto spesso ti capita di dover risolvere problemi che si sono già presentati nella tua vita personale/professionale?
Guardi le mail e i social in modo frammentato durante il giorno? Riesci a guardare le mail con facilità, per esempio dal telefonino? E quante volte lo fai?
Quanto spesso ti capita di cercare informazioni o oggetti che non ricordi dove hai messo?
Ogni quanto ti capita di riordinare spazi fisici o virtuali (il garage, la scrivania, l'ufficio, il desktop del computer, le tue mail) perché sono diventati eccessivamente caotici?
Fermarsi a rispondere a queste domande serve appunto a prendere consapevolezza di come distribuiamo il nostro tempo e di quanto focalizzati si è nei vari ruoli che ci si trova a vivere.
Si tratta di un processo importante per aumentare la propria produttività perché è nel momento in cui si prende consapevolezza di una data situazione che si colgono anche le lacune e le cose da migliorare.
Non importa se alle domande qui sopra tu abbia risposto ‘sempre’, ‘quasi mai’, ‘mai’, perché questa è la prima fotografia che immortala il tuo livello di produttività e che mette in evidenza sia i tuoi punti forti, sia gli aspetti su cui è utile lavorare.
Ora, a prescindere da quale sia il livello di produttività da cui parti, non è un problema poiché, come abbiamo detto, la consapevolezza è il primo step per correggere una situazione.
Il problema però inizia a farsi sentire se decidi di stare fermo e non agire, in quanto questo significherebbe che i problemi che hai fotografato poco fa non solo si ripresenteranno in futuro, ma quando accadrà saranno ancora più evidenti e gravi.
I motivi che portano ad essere improduttivi spesso sono come quei fili scappati alla cucitura del vestito: più tiri e più il vestito si sfilaccerà. La stessa cosa accade con il tuo tempo. Ecco perché non bisogna sottovalutare le cause che portano all’improduttività.
Qui sotto scoprirai in modo più dettagliato quali sono le cause più comuni e come porvi rimedio in modo risolutivo.
I 3 Motivi per cui le persone perdono tempo
Poco fa si è detto che un ostacolo alla produttività è quello di non risolvere una situazione poiché capiterà che quel problema, prima o poi, si ripresenterà.
Questa è una delle principali cause che provoca improduttività nel lavoro tanto quanto nella sfera personale.
1) Continuare a vivere lo stesso problema (e non risolverlo in modo sistematico).
Ogni volta che occorre dedicare tempo a problemi o inefficienze ricorsivi, cioè risolvere periodicamente lo stesso problema che si ripresenta continuamente, e andare a mettere una pezza a un’inefficienza che nella tua vita o nel lavoro capita in modo ripetuto, sei improduttivo.
Non è di per sé un problema risolvere errori e inefficienze, ma devono essere sempre diverse, perché altrimenti significa che non le stai risolvendo in modo sistematico.
Quello che dovresti fare è risolvere il problema alla radice, con una soluzione definitiva.
Solo così puoi essere produttivo ed evolvere nei vari ruoli personali e professionali che ti trovi a vivere, altrimenti stai solo mettendo una pezza al buco e dovrai aspettarti di dedicare altro tempo per risolvere di nuovo lo stesso problema.
Il motivo per cui nella maggior parte dei casi non si risolve il problema alla radice ma si preferisce tamponarlo è per semplice 'procrastinazione'.
Si verifica lo stesso fenomeno che ci si trova a vivere quando bisogna bloccare una porzione di tempo per riordinare spazi come la scrivania o il garage perché, a furia di mettere piccole cose fuori posto, si è arrivati ad un punto dove quelle cose non si trovano più.
2) Mescolare vita personale con vita professionale.
Un altro fatto che provoca improduttività è la commistione tra vita professionale e vita personale.
Per capire quanto questo accada basta semplicemente guardare quanto spesso capita che ti trovi a portarti il lavoro a casa, o a portarti ‘questioni familiari’ al lavoro.
In merito a questo argomento la regola dovrebbe essere che il lavoro a casa non si porta, e anche se tu lavori da casa devi avere uno spazio e un timing dedicato al lavoro, e uno spazio dedicato invece alle attività personali.
Le due cose non dovrebbero mai sovrapporsi.
Il rischio di portarsi il lavoro a casa è di non riuscire mai a creare una divisione netta tra queste due aree, e quindi quando sei al lavoro pensi che dovresti essere a casa, e quando sei a casa pensi alle problematiche del lavoro, dunque non sei mai nel cosiddetto ‘qui e ora’.
Inoltre, vivendo questa situazione di mescolamento tra queste due aree, hai la perenne sensazione che ti sfugga qualcosa.
Se ti trovi a provare quel timore costante di dimenticare qualcosa e di doverla annotare subito perché hai la sensazione che sia una fortuna che certe idee siano arrivate proprio a te, perché altrimenti a nessuno della tua organizzazione sarebbero venute in mente, significa che hai un problema di pianificazione.
Per salvaguardare le relazioni e gli impegni personali e professionali è quindi importante che tu pianifichi il tempo e ciò che devi fare in entrambe queste aree.
Tra poco verrai a conoscenza di alcune soluzioni pratiche che puoi attuare per riuscire in questo, per ora è importante capire che spesso la tua vita professionale si sovrappone a quella personale, e che, quando capita, è un problema, poiché non farai bene né il ruolo personale (padre/figlio/amico ecc…) né quello professionale.
3) Svolgere mansioni di basso impatto.
Un altro motivo che provoca improduttività è legato alle mansioni che svolgi.
Ogni persona, in ogni ruolo che vive, svolge azioni di alto valore e di basso valore e, se si vuole diventare persone produttive, bisogna impegnarsi a far sì che le mansioni che si svolgono siano di più alto valore possibile (poi vedremo cosa fare con quelle di basso valore).
Anche in questo caso, il primo step per capire quali sono le mansioni di alto valore e quali di basso valore è passare dalla consapevolezza.
Nella vita personale le mansioni di alto valore si misurano in attimi vissuti intensamente, in emozioni forti che hai vissuto e che sei riuscito a far vivere alle altre persone.
Nell’ambito professionale le mansioni di alto valore sono collegate invece ai risultati prodotti, ossia ai famosi ‘Golden Eggs’ (nel caso non sapessi cosa siano, recupera l’articolo in cui ne ho parlato).
Una volta che hai preso consapevolezza e distinto le attività su cui generi più valore da quelle in cui ne generi meno, arriva il momento dell’azione, ossia di scegliere cosa fare con quelle di basso valore.
Per quanto riguarda le attività che generano basso valore a livello professionale, le alternative che puoi scegliere sono sostanzialmente tre: eliminarle (nel caso non siano rilevanti), ridurle (nel caso siano importanti ma non puoi permetterti di delegarle a qualcuno) o delegarle (nel caso fossero importanti ma puoi insegnare a qualcuno come svolgerle al posto tuo).
Detto ciò, passiamo al prossimo paragrafo che è dedicato interamente a consigli pratici per trovare soluzioni sistematiche a questi problemi.
Come smettere di buttare il tuo tempo: 3 consigli pratici che puoi applicare da subito (sia al lavoro che a casa)
Se sei arrivato fino a qua probabilmente è perché ti sei reso conto che in alcune aree della tua vita personale/professionale non stai portando il massimo valore, e vuoi capire cosa fare per capovolgere la situazione e arricchire la tua vita e quella delle persone che ti circondano, con ancora più valore.
Ecco quindi alcune indicazioni pratiche per risolvere questi problemi di improduttività in modo sistematico.
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Scrivi le cause che provocano le perdite di tempo.
Ogni volta (a partire da ora, nel caso fossero emerse delle lacune di produttività) in cui prendi consapevolezza che:
- stai perdendo tempo,
- stai facendo una mansione di basso valore,
- ti stai trovando a risolvere un problema che si era già presentato,
- ti trovi a ripetere le cose più volte ai tuoi collaboratori,
- ti rendi conto che potevi svolgere una mansione nella metà del tempo,
- ecc…
Fermati e scrivi in uno spazio apposito il problema che hai riscontrato, la causa (cos’è che l’ha provocato? Perché ti sei trovato in quella situazione?) e un’azione risolutiva che devi fare da lì in poi affinché quel problema non si presenti più.
Gli strumenti che puoi utilizzare per fare questo ‘esercizio’ sono essenzialmente due.
Nel caso fossero problematiche di produttività connesse alla tua sfera personale, annotale su un diario, mentre nel caso fossero problematiche connesse al tuo lavoro, riportale in un asset.
Parleremo in un altro articolo di come si crea un asset e di cosa deve avere all’interno, per ora, a livello generale, è importante che tu sappia che è un documento che racchiude tutto ciò che c’è da sapere per svolgere una determinata mansione.
Devi immaginarlo come una piccola cassaforte in cui all’interno è racchiuso il know how necessario per portare a termine un determinato compito.
In ogni asset, tra le informazioni che ci dovrebbero essere dentro, inserisci anche le soluzioni sistematiche da mettere in atto a un determinato problema di produttività che riscontri.
In questo modo fermi la valanga di improduttività all’inizio ed eviti che questi problemi si ripercuotano su altri collaboratori: avendo un documento scritto in cui sono riportare le cose da fare e da NON fare per portare a termine una mansione con successo, sarai sicuro del fatto che quella mansione verrà svolta nel modo più produttivo possibile (e che i tuoi errori sono valsi a qualcosa).
Nel caso lavorassi in assenza di asset, quello che puoi fare per iniziare è partire proprio da qui: pensa alle varie mansioni che svolgi e per ogni mansione crea un file dove all’interno inserisci i problemi che riscontri e a lato le soluzioni e le cose da fare o non fare affinché quel problema non si ripresenti.
Il principio alla base degli asset è: tutto quello che può essere migliorato deve essere scritto su un asset di modo che la prossima volta che ci dedicheremo a quel progetto non dovremo contare solo sulla memoria e fare zeroning.
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Alza l’aspettativa nei confronti della produttività.
Il secondo consiglio per iniziare questo cammino verso una vita più produttiva è alzare la tua aspettativa nei confronti della produttività.
Tollerare e ‘chiudere un occhio’ nei confronti di tutto ciò che provoca improduttività è il modo più facile per avere la sicurezza che quei problemi sui quali hai chiuso un occhio, presto o tardi, si ripresentino.
Alzare l’asticella nei confronti della produttività significa dunque smettere di farsi andare bene ciò che fino a quel momento si è lasciato passare.
È solo mettendo dei paletti a te stesso e a chi ti circonda che potrai educarti alla produttività.
Questo, soprattutto all’inizio, non sarà facile. Le persone probabilmente confonderanno il tuo atteggiamento con la ‘severità’, ma non appena capiranno che questi limiti portano un beneficio anche nella loro vita, anche per loro diventerà più facile e naturale rispettarli.
Per facilitare questo processo, soprattutto nell’ambiente di lavoro, il consiglio è quello di parlarne con i tuoi collaboratori e trovare assieme una soluzione ai problemi di improduttività che ci sono in azienda.
Più coinvolgi i tuoi collaboratori in questo processo e più si sentiranno partecipi e invogliati a mettere in atto dei sani comportamenti, viceversa, se i cambiamenti vengono imposti, il rischio è quello di creare difficoltà relazionali e incomprensioni interne.
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Diminuisci il tuo tempo.
Il terzo consiglio che puoi mettere in pratica da subito per arginare l’improduttività e vivere una vita più ricca, è quello di diminuire il tempo che hai a disposizione.
Hai presente quell’inganno che facciamo alla nostra mente quando, nel regolare l’orologio, si impostano le lancette qualche minuto prima rispetto all’orario effettivo?
Ecco, di fatto, quello che si sta facendo, è diminuire il tempo che si ha a disposizione per essere sicuri di arrivare in tempo.
La stessa cosa dovresti farla anche nelle altre aree.
Molte persone, quando escono con persone a loro care, si concedono la libertà di non essere nel qui ed ora, di distrarsi e di tirare fuori il telefono perché dentro di sé hanno la convinzione che quella persona la rivedranno. Ma se non fosse così?
Nella vita personale, ridurre il tempo che si ha a disposizione, significa immaginare che il tempo che trascorriamo con una persona alla quale vogliamo bene sarà l’ultimo. Dopo non potremo più stare con quella persona, perciò valorizziamo al massimo quel poco tempo.
Nel lavoro, invece, questo principio lo puoi applicare organizzando le scadenze: al posto di darti scadenze molto lunghe sapendo che ‘tanto lo puoi fare domani’, riduci il tempo che hai a disposizione.
Ricorda che la mente umana è programmata per funzionare come il gas: se non le metti dei confini lei si prende tutto lo spazio che trova. Diminuire il tempo che hai a disposizione significa mettere dei limiti al tuo tempo per evitare che l’improduttività si propaghi a macchia d’olio, occupando ogni ambito della tua vita.
