Tutto quello che devi sapere per migliorare l’organizzazione del tuo tempo e diventare davvero produttivo.
Era il 2019 quando Laura, la compagna di Marco, annunciò una notizia che avrebbe cambiato la loro vita. Marco sarebbe presto diventato papà.
Lo scenario era il seguente: 4 aziende da gestire, una ventina di collaboratori, una cinquantina di clienti come consulente, mille nuovi progetti in testa.
Probabilmente un altro imprenditore avrebbe trovato il modo per destreggiarsi tra la vita lavorativa e quella familiare sacrificando spazi personali o rinunciando a momenti in famiglia, ma non Marco.
A 14 anni si era fatto una solenne promessa: “Quando diventerò papà, metà del mio tempo lo trascorrerò con mio figlio o mia figlia”.
E anche se erano trascorsi molti anni da quel patto con se stesso, la sua fermezza non era cambiata.
Era arrivato il momento di mantenere la parola e aveva solo nove mesi per riuscirci.
Nove mesi durante i quali modificò il suo modo di lavorare e di pianificare, il mindset, la concezione del tempo e soprattutto la gestione della sua agenda.
In questo articolo vogliamo condividere con te il nocciolo delle consapevolezze e delle competenze che hanno permesso a Marco, in nove mesi, di raggiungere il suo obiettivo: dimezzare il tempo della settimana lavorativa senza ridurre i risultati, anzi, aumentandoli.
GUIDA pratica per l'organizzazione del tempo personale e lavorativo
Psicologia del tempo e organizzazione personale: le 5 cose da sapere
Negli anni Marco aveva letto e studiato decine di articoli e libri sul tema dell’organizzazione e della produttività, una bibliografia immensa. Era finalmente arrivato il momento di applicare tutte le conoscenze apprese. Senza dubbi e senza procrastinare oltre.
In molti di questi testi c’erano consigli utili (probabilmente alcuni li conosci anche tu); il problema è che stando a chi li aveva provati, nel giro di poco si ritornava sempre alle vecchie abitudini.
Nel corso degli anni Marco aveva frequentato anche svariati corsi sull’organizzazione del tempo e si era ritrovato in prima persona a vivere la situazione di “rimbalzo” alle vecchie abitudini, ma siccome quella volta non poteva permettersi di trovare soluzioni temporanee, si era imposto di capire perché accadesse e come risolvere la situazione. Per riuscirci doveva applicare il più possibile su se stesso e raccogliere dati estrapolati da un’evidenza sperimentale.
Quello che scoprì era principalmente legato alla psicologia del tempo: non è che gli esercizi o i consigli su come organizzarsi meglio non fossero validi, il problema era che molto spesso venivano applicati senza avere un mindset adeguato.
E dare consigli giusti senza indirizzarli verso una mentalità fertile ad accoglierli, è come offrire perle di finanza personale a una persona immobilizzata dalla paura del rischio finanziario: non sarà l’informazione a fare la differenza, ma l’esperienza diretta.
Se le persone e le aziende hanno ancora difficoltà nell'organizzazione, il problema non riguarda la mancanza di informazioni. Bisogna sviluppare una cultura del tempo, prendere consapevolezza di cosa sia, sperimentare il suo valore, impararne le caratteristiche e organizzare la propria vita e l’azienda di conseguenza.
Marco partì da lì.
I 5 punti che stai per leggere racchiudono le principali consapevolezze che ha maturato in quei nove mesi e che hanno fatto fiorire la metodologia Prodability.
1) Il tempo è relativo (Performance vs Emotional)
Nonostante ci fosse già arrivato Einstein nel 1915, la relatività del tempo - concetto ormai ordinario nella fisica moderna - non è ancora di uso comune nell’ambito della produttività e dell'organizzazione personale.
Subisci una rapina e 30 minuti dureranno una vita, passa 2 ore con la persona che ami e ti sembreranno pochi istanti.
Questi esempi dovrebbero permetterti di comprendere che in base alle mansioni che svolgi e al contesto in cui vivi, cambia la percezione della velocità con cui scorre il tempo.
In Italia questa problematica si risolve mescolando le attività aziendali con momenti di scambio più leggeri, come ad esempio i saluti e le domande di rito: “Come stai?”, “Com’è lì il tempo?”, “La famiglia tutto bene?”
Questo porta a diluire le Attività Performance (quelle aziendali) con le Attività Emotional (quelle più leggere), per fare in modo che la percezione del tempo nei momenti di lavoro sia più vicina alle “2 ore con una persona amata” piuttosto che ai “30 minuti di rapina”.
Il problema è che in questo modo si ha la percezione che il tempo speso in attività aziendali sia poco, quando in effetti abbiamo solo allungato il brodo e fatto durare 40 minuti una riunione per cui ne potevano bastare 15!
Moltiplica questo comportamento per tutte le volte che hai relazioni lavorative nell’arco di un anno, e fai i conti di quanto tempo stai letteralmente bruciando.
2) Il tempo è finito (La Procrastinazione)
Uno dei motivi per cui l’essere umano procrastina è che dà per scontato che ci sarà un momento, nel futuro, in cui potrà fare quella specifica cosa.
Le principali conseguenze di un tale atteggiamento sono tre.
1- Ti dimentichi di ciò che dovevi fare e non lo fai.2- Ti rendi conto troppo tardi di quanto fosse importante quel task e non puoi più portarlo a termine perché il tempo è scaduto.
3- Rimandi ogni giorno quello che dovresti fare e di conseguenza non solo sposti il problema, ma allontani la data di raggiungimento del risultato.
Non scriviamo questo per creare pressione o metterti fretta, ma per aiutarti ad abbandonare una concezione dilatata del tempo e iniziare a dare valore a ogni singolo minuto della giornata.
Se questi fossero i tuoi ultimi istanti di vita, te ne andresti soddisfatto di quello che hai fatto o con il rimorso di non aver vissuto abbastanza perché hai sprecato del tempo?
3) La grande bugia del “Non ho tempo”
Sicuramente, almeno una volta nella vita, anche tu hai pronunciato questa frase. Per non parlare di tutte le occasioni in cui l’hanno detta a te: una motivazione un po’ abusata per giustificare il rifiuto di un incarico o di un impegno.
Una delle frasi che ha colpito Marco nel suo periodo di studio è stata questa:
“Non dire che non hai abbastanza tempo. Hai esattamente lo stesso numero di ore al giorno che sono state date a Helen Keller, Pasteur, Michaelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein.“
Come hanno fatto, questi personaggi, a realizzare così tanto nel tempo che avevano a disposizione? Qual è la differenza rispetto a noi, che abbiamo lo stesso numero di ore nell’arco della giornata?
La risposta? Avevano uno scopo chiaro e forte, e di conseguenza conoscevano bene le loro priorità.
Avere uno scopo chiaro trasforma la scusa “Non ho tempo” nell’affermazione potente “Scelgo di non fare questa cosa perché non è una mia priorità”.
A questo punto potresti chiederti: “Ma come faccio a trovare le mie priorità?” È un tema che approfondiremo in altri articoli; quello che ti possiamo accennare ora è che come ogni attività che necessita di pensiero lento e profondo, il modo migliore per svolgerla è dedicandole tempo di qualità, uno spazio focalizzato privo di distrazioni e possibilmente lontano da tutti.
4) Il tempo ha un valore monetario ed emozionale
Una delle prime cose che Marco fece nei nove mesi che aveva a disposizione, fu analizzare il modo in cui aveva investito il suo tempo negli ultimi due anni.
Per capire a cosa dare priorità, quali erano le mansioni (ad alto impatto) con cui avrebbe dovuto riempire i suoi tre giorni di lavoro e quali erano invece quelle che doveva eliminare per liberare tempo da dedicare alla figlia, studiò il suo passato organizzativo.
Le domande da cui partì e che consigliamo anche a te sono due.
1 - Quali sono state le azioni che ti hanno fatto generare più tempo?
2 - Quali sono state le azioni che ti hanno fatto perdere più tempo?
In quel momento Marco si accorse di un problema: non c’era un metodo scientifico per misurare ciò che aveva generato più valore rispetto a ciò che ne aveva generato meno.
Dopo aver maturato questa consapevolezza fece due cose.
1 - Nell’ambito della sfera professionale, calcolò il tempo investito per sviluppare i principali progetti a cui si era dedicato e il relativo ritorno economico.
2 - Nell’ambito della sfera personale si soffermò sui momenti più significativi che aveva vissuto.
Dalla prima analisi scaturì il ROIT [Return On Investment (of) Time]: il ritorno di soldi sul tempo investito.
Dalla seconda il capitale emozionale, ossia l’intensità delle emozioni provate a parità di momenti vissuti.
Questo gli permise di rilevare due dati fondamentali per le scelte strategiche successive:
- capì quanto valeva in termini economici un’ora del suo tempo professionale, e quali azioni avrebbe dovuto compiere per incrementarne il valore;
- sentì cosa generava in lui un impatto emozionale più grande, regalandogli ricordi che sarebbero durati nel tempo.
Si rese conto che il motivo per cui perdeva tempo (vivendo momenti che non generavano emozioni o ricordi, e svolgendo mansioni che avevano un basso impatto economico) era legato al fatto che non aveva consapevolezza del suo valore economico ed emozionale.
5) Il tempo è svincolato dal valore che produci
In realtà, Marco si era imbattuto nel concetto di produttività ben prima che Laura gli desse la lieta notizia.
Anni addietro aveva già tentato la sfida di riuscire a ridurre il tempo lavorativo, senza che questo comportasse una diminuzione delle performance.
L’esperimento l’aveva fatto su un suo collaboratore ed era andato alla grande.
Tutto era partito da una frase: ‘Percepirai lo stesso stipendio, ma da domani lavorerai la metà’.
L’obiettivo era riuscire a fargli generare lo stesso identico valore che portava in azienda, ma nella metà del tempo.
In parole povere, quello che prima faceva in 8 ore, da quel momento in poi avrebbe dovuto farlo in 4. La parte più impegnativa della sfida fu ridurre i suoi spazi di lavoro, ma ci riuscì facendo sparire le micro perdite di tempo che prima si concedeva perché sapeva di avere tutta la giornata.
Anche se non esisteva un vero e proprio metodo, aveva iniziato a ragionare per priorità e, prima di svolgere un compito o accettare una delega, aveva iniziato a chiedersi se ciò che avrebbe dovuto fare sarebbe stato prioritario per raggiungere l’obiettivo che gli era stato affidato.
E anche se Marco era il titolare e lui il dipendente, per entrambi fu la prima occasione in cui toccarono con mano un concetto importante: non è il tempo a vincolare il risultato.
Ragionare per priorità non fu l'unico fattore che permise il raggiungimento di quel risultato.
Per ridurre le ore di lavoro mantenendo invariati i risultati, fu indispensabile intervenire da subito sul principale strumento di organizzazione: l’agenda.
Se vuoi scoprire come dimezzare gli impegni in agenda pur mantenendo al massimo la tua produttività, ti aspettiamo alla prossima uscita per approfondire l’argomento.
Nel frattempo inizia a riflettere sui 5 punti che hanno cambiato la vita di Marco e di molti altri imprenditori che hanno scelto di essere più produttivi in meno tempo.
Fai una fotografia della tua situazione e individua le aree di miglioramento.
Pensi di essere una persona organizzata?
Raccontaci il tuo metodo descrivendolo nei commenti.
