Come creare e utilizzare le ‘To Do List’ per agevolare la mente a non dimenticare i compiti

Quante volte capita di ricordarsi di qualcosa da fare nel momento meno opportuno?

Ci si accorge all’improvviso che qualcosa che andava fatto è sfuggito…

Ciò che è più frequente dimenticare non sono grossi eventi o scadenze importanti, che invece rimangono bene impressi nella mente.

E’ più comune tralasciare piccoli impegni: basta pensare a compiti anche semplici, a ciò che viene reputato poco rilevante e che si dimentica di fare come un documento da inviare, richiamare una persona, mandare un messaggio, prenotare una visita medica a seguito di un problema finanche passeggero.

La nostra mente è sottoposta costantemente a pensieri che continuano a richiedere uno sforzo di memoria per evitare di dimenticare e risultare inadempienti.

Eppure, nonostante l’intenzione di voler rispettare l’impegno preso con se stessi e con gli altri, capita spesso di non ricordare oppure di ricordare quando è troppo tardi o mentre ancora non è possibile svolgere quell’azione che arriva in mente all’improvviso.

Il problema più immediato e rilevante sembrerebbe proprio il fallimento: non aver compiuto l’azione che si doveva fare.

Ma il vero problema riguarda qualcosa di meno visibile e molto più impattante sulla funzionalità e sulla produttività di ogni individuo o sistema (azienda inclusa): lo sforzo che la mente è costretta a fare per non dimenticare presenta, infatti, un costo molto salato a lungo andare.

Come si manifestano i problemi del sovraccarico della mente

Come sapere se si ha un problema di sovraccarico della mente che genera dimenticanza?

Alcune espressioni comuni aiutano ad immedesimarsi in quelle situazioni di vita comune da cui è possibile comprendere di avere questo problema.

“Mi è venuto in mente e mi tocca farlo proprio ora”

Ci si trova all’improvviso a ricordare che qualcosa è rimasto incompiuto.

Purtroppo, il momento in cui quel pensiero arriva alla mente non è ottimale perchè si sta facendo altro e non si è in grado di dedicarsi a quell’azione.

Quindi, si finisce per rimandare (con la medesima modalità “ricorderò di farlo più tardi”) oppure si interrompe ciò che si stava già facendo peggiorando la situazione attuale e togliendo tempo alle persone che sono presenti.

“Mi sembra di avere troppe cose in testa”

Tanti pensieri circolano nella mente con la consepevolezza di dover continuare a ricordare per non fallire, per non dimenticare di fare: è una condizione che genera confusione e disordine e la mente sperimenta un senso di disorientamento che rallenta il ragionare e il reagire a quanto si sta vivendo nel presente.

“Fammi controllare i messaggi”

Si vive in allerta costante, controllando in continuazione se si ricevono messaggi, perché si sperimenta la sensazione che c’è sempre qualcuno o qualcosa che potrebbe far ricordare qualcosa da fare da un momento all’altro.

“E adesso cosa gli dico?”

Quando ci si dimentica di fare qualcosa e ormai il danno è fatto, si vive la spiacevole situazione di doversi giustificare per motivare la dimenticanza.

Inoltre, aver dato la parola e non aver mantenuto fede all’impegno preso genera una conseguenza molto negativa nel rapporto con sé e con gli altri: ci si sente inaffidabili, perché incapaci di mantenere una promessa, e, di conseguenza, anche gli altri perderanno la fiducia nei propri confronti.

Quelle qui elencate sono solo alcune situazioni molto comuni che aiutano a misurare la situazione per rendersi conto di quanto sia facile cadere nel problema del sovraccarico della mente e nelle sue conseguenze negative: dalla dimenticanza, allo stress, alla perdita di fiducia.

Le dimenticanze non generano soltanto errori, dunque: aumentano lo stress, creano urgenze evitabili e costringono a impiegare preziose energie mentali per cercare di ricordare tutto.

Si tratta di un problema molto rilevante, indagato da più punti di vista da molti studiosi a livello mondiale, proprio per i suoi effetti sul singolo individuo e sulla sua produttività.

Cosa dice la scienza

Nella ricerca condotta dagli autori Maximilian Haas,Sarah Zuber,Matthias Kliegel,Nicola Ballhausen presso il Dipartimento di Psicologia dell'Università di Ginevra, in Svizzera dal titolo “Prospective memory errors in everyday life: does instruction matter?” pubblicato sulla rivista Memory nel 2020 si afferma che:

• tra il 50% e l'80% delle dimenticanze quotidiane riguarda azioni future

Nello Studio sistematico condotto da diversi ricercatori di università tedesche e statunitensi dal titolo “Aftereffects and Deactivation of Completed Prospective Memory Intentions: A Systematic Review” pubblicato su Psychological Bulletin nel 2020 si mostra come:

• le intenzioni non si spengono da sole: anche dopo che l’azione è stata portata a termine continuano a essere richiamate dalla memoria e a interferire con i compiti successivi

La ricerca sviluppata da Maximilian Haas e Corinna S. Martarelli in collaborazione con l'istituto universitario svizzero UniDistance Suisse dal titolo “From delay to forgetting: how boredom and procrastination disrupt prospective memory” pubblicato sulla rivista Humanities and Social Sciences Communications nel 2026 dimostra come:

• la vita quotidiana è sempre più piena di attività da gestire e che procrastinazione e disinteresse aumentano il rischio di dimenticare completamente le attività previste

Attraverso lo studio di diverse ricerche è risultata chiara la distinzione tra cosa si ricorda e dimentica più facilmente.

Si ricorda più facilmente:

• Eventi emotivamente significativi
• Situazioni che ci preoccupano molto
• Esperienze insolite o fuori dall'ordinario
• Informazioni ripetute frequentemente
• Abitudini consolidate
• Cose collegate a numerose associazioni mentali

Si dimentica più facilmente:

• Piccoli impegni operativi
• Attività da svolgere in futuro
• Azioni prive di una data
• Cose che ci vengono comunicate mentre siamo concentrati su altro
• Attività interrotte da continue distrazioni
• Impegni che non abbiamo trasformato in un'azione concreta

In sintesi, si tende a ricordare solo ciò che ha un appiglio emotivo o è collegato ad abitudini automatiche; mentre si tende a dimenticare ciò che richiede un’azione futura, ciò che non ha impatto emotivo e ciò che non ha trovato una collocazione temporale precisa in calendario o in una lista.

Proprio le attività rimaste incompiute sono quelle che impegnano maggiormente la mente e la inducono ad un consumo di energia tale da sottrarre risorse alla sua funzione principale: ragionare e analizzare il presente per leggere la situazione e reagire di conseguenza.

In pratica, la mente più ricorda e meno pensa.

Il limite di «sette più o meno due» elementi tenuti a mente contemporaneamente risale a Miller (1956), che però lo presentava come stima approssimativa e come espediente retorico, non come un limite di capacità misurato. La letteratura successiva lo ha rivisto verso il basso: Cowan (2001), passando in rassegna un'ampia serie di dati sperimentali, colloca il limite centrale intorno a quattro elementi. Il numero esatto è quindi discusso; quello che non è in discussione è che il limite esista e sia basso.

Raggiunto questo limite la mente inizia un processo di scorciatoie e strategie per evitare l'esaurimento: sceglie di non ricordare, solitamente compiti che costano più fatica e che proprio non piacciono.

Quali sono gli effetti del problema

E’ giusto chiedersi, allora, che effetti produce il problema di una mente sovraccarica che dimentica gli impegni?

Sono 4 gli effetti più evidenti:

1- tempi e costi dei progetti sono più alti: ciò che si tiene a mente e non è segnato su documenti scritti e di facile accesso, andrà cercato nella memoria (la propria o quella degli altri). Per ricostruire le informazioni necessarie diventa obbligatorio investire più risorse (energia e tempo) aumentando i costi e generando dei colli di bottiglia nel processo, visto che altre persone andranno interrotte per essere coinvolte nella ricostruzione delle informazioni mancanti. Questi tempi e queste interruzioni impattano molto sui flussi di produzione e sono molto spesso costi non visibili, su cui, quindi, non si lavora per ridurli.

2- prestazioni più basse in esecuzione: se la mente è consumata dall’energia impiegata nel dover ricordare, la qualità esecutiva sarà allora inferiore.

3- stanchezza cognitiva: la stanchezza cronica sentita dalla maggior parte dei lavoratori è data proprio dalle troppe cose da tenere a mente che stressano e consumano le energie. Molto spesso in azienda si ha la sensazione di avere troppe cose da fare o che le task aumentino: la stanchezza cronica fa percepire più difficoltà di quante non ce ne siano.

4- inaffidabilità nei confronti dei propri ruoli: ricordare qualcosa di incompiuto al momento sbagliato soprattutto mentre si sta ricoprendo un altro ruolo, genera un peggioramento in quel ruolo. Se mentre si è in ufficio ci si rende conto di aver dimenticato qualcosa di personale, l’attenzione verrà spostata e la qualità delle azioni del ruolo che si sta ricoprendo subirà un condizionamento negativo (e viceversa se si è in famiglia e la mente è raggiunta da un pensiero che riguarda il lavoro).

Quantificare questi effetti del problema del sovraccarico della mente, rende ancora più evidenti le conseguenze negative che mantenere il problema comporterebbe.

Gli errori più comuni nella risoluzione del problema

Una mente sovraccarica che genera dimenticanze è, dunque, un problema rilevante.

Di fronte a questa consapevolezza si può decidere di tollerare il problema e considerarlo parte della quotidianità oppure attivarsi per correggerlo.

La seconda scelta è certamente più costruttiva, ma non sempre porta ai risultati sperati: non tutte le soluzioni individuate sono in grado di produrre un miglioramento reale e duraturo.

Tra le soluzioni più comuni, individuate per risolvere il problema della dimenticanza c’è:

1- cercare di tenere a mente (promemoria mentale): si sottostima il meccanismo del tenere a mente considerando che si tratta di una “piccola” cosa da ricordare e che sarà facile da ricordare.. inutile quindi scriverla, anzi più oneroso segnarla!

In questo caso, si considera solo il vantaggio immediato del non perdere tempo ed energie nel segnare ciò che può essere ricordato.

Non viene così considerato lo svantaggio sul lungo periodo: seppur piccola, quella cosa contribuirà a far diminuire il proprio livello energetico complessivo.

Inoltre, alla base di questa soluzione c’è anche la credenza che si stia allenando la memoria e l’intelligenza con lo sforzo mnemonico: si tratta di un allenamento molto dispendioso e dispersivo perché porta a ripetizioni continue che poi creano interruzioni che a loro volta interrompono il flusso di lavoro.

2- scrivere appunti ovunque: si segna sempre qualunque cosa ma su vari dispositivi o spazi… sul telefono, tra note, bozze email e chat con se stessi, su lavagne, agende, calendari.

Anche scrivere ma in modo dispersivo e frammentato non è una buona soluzione: le informazioni esistono ma sono difficili da recuperare quindi ci si sottopone allo sforzo di dover ricordare dove sono state segnate.

3- controllare continuamente tutto: non ci si fida del proprio sistema organizzativo e quindi si è impegnati in una verifica costante che però porta all’allerta continua, uno stato stressante e pericoloso per la qualità esecutiva.

4- lavorare in urgenza: una soluzione preferita da chi si è ormai arreso alla propria disorganizzazione (avendo già provato a tenere a mente o a scrivere tutto ma senza successo) e ha notato, invece, che le cose urgenti vengono ricordate più facilmente.

In pratica, si sceglie di vivere nell’urgenza perché l’urgenza permette di ricordare tutto essendoci un alto impatto emotivo: lavorare con solleciti, richieste dell’ultimo momento, scadenze diventa il proprio campo di lavoro.

La conseguenza è uno stress altissimo ed uno stile di vita che non può essere sostenuto a lungo.

Molte soluzioni sembrano efficaci perché producono un cambiamento immediato.

Tuttavia, nel caso del problema trattato, queste quattro alternative non modificano ciò che ne determina la comparsa e per questo non possono rappresentare una risposta definitiva.

Affrontare una criticità significa andare oltre ciò che è visibile e ricostruire il percorso che l'ha generata. Concentrarsi esclusivamente sulle conseguenze porta spesso a risultati temporanei, destinati a svanire nel tempo.

Per costruire una soluzione duratura occorre adottare un metodo che permetta di comprendere il funzionamento del processo coinvolto, individuare gli elementi che non stanno producendo il risultato ed identificare il punto esatto in cui intervenire.

Nessun problema nasce per caso. Ogni situazione indesiderata è collegata a una condizione specifica che, se non viene riconosciuta, continuerà a produrre gli stessi effetti.

Questo articolo propone un percorso operativo dedicato al problema della dimenticanza che mira ad individuare e correggere la causa che lo genera. È una logica applicabile non solo a questo caso specifico, ma a gran parte delle difficoltà che emergono all'interno delle aziende.

Prodability Academy ha sviluppato il corso “Un Problema a Settimana” per diffondere un metodo specifico di risoluzione dei problemi: un appuntamento online settimanale di 50 minuti dedicato all'analisi e alla gestione delle problematiche più frequenti nel mondo del lavoro.

Oltre a fornire indicazioni pratiche e immediatamente utilizzabili, il corso aiuta a costruire un'abitudine professionale di grande valore: osservare i problemi con metodo e trasformarli in opportunità di miglioramento.

Il punto di partenza rimane sempre lo stesso: comprendere in quale fase del processo si trova l'origine del problema da risolvere.

Dove cercare la causa del problema: l’analisi del processo coinvolto

Raggiungere una soluzione realmente risolutiva richiede molto più che individuare un rimedio: richiede un metodo capace di guidare ogni fase del percorso.

La tentazione di passare subito all'azione per risolvere un problema è forte, ma senza una corretta comprensione della sua natura il rischio è quello di intervenire agendo nel punto sbagliato o con strumenti poco efficaci.

Per questo la fase di analisi del problema assume un ruolo centrale. È il momento in cui si raccolgono gli elementi necessari per comprendere che cosa sta accadendo e per costruire una soluzione che risolve il problema alla sua origine.

Saper analizzare un problema è una competenza strategica, applicabile a contesti molto diversi tra loro. Una volta appresa, consente di affrontare con maggiore efficacia sia le sfide organizzative sia quelle che emergono nella vita quotidiana.

L'indagine per approfondire la problematica parte da un punto specifico: individuare in quale passaggio del processo si trova l'elemento che ha dato origine al problema, la sua causa.

Le fasi del processo, in cui la causa reale del problema della dimenticanza generata da una mente sovraccarica può trovarsi, sono:

1- Creazione Strumenti di Organizzazione Personale (es. Liste)

2- Utilizzo degli Strumenti di Organizzazione Personale (Es. Gestione Input, Ripristino)

3- Correzione Strumenti di Organizzazione Personale

In questo articolo, viene isolata ed analizzata la fase del processo che riguarda la creazione di un sistema di Strumenti di Organizzazione personale e del suo utilizzo.

Identificare la causa reale del problema

Quando un’informazione che ci arriva è utile e richiede un’azione di cui ricordarsi, cosa può portare alla dimenticanza?

Perché dimentichiamo qualcosa che andrebbe fatto?

Ci si dimentica cosa fare perché manca un metodo nella raccolta e nell’evasione delle azioni da svolgere.

Il metodo consente di collocare le informazioni da dover ricordare su strumenti precisi e fa in modo che questi strumenti saranno affidabili e provvederanno a ricordare al momento giusto cosa fare.

Non avere un metodo, viceversa, significa trovarsi in due circostanze:

• perdere tempo per sapere cosa fare
• dimenticare spesso qualcosa perchè non si dispone di uno strumento che ricordi cosa fare al momento giusto

Un metodo si avvale di strumenti, precisi ed affidabili, con regole che prescrivono anche il loro uso.

Dunque, se la causa reale è una mancanza, ciò che soddisfa questa lacuna sono 2 soluzioni operative da applicare che riguardano la creazione e l’uso delle To Do List, lo strumento che permette l'acquisizione del metodo in questione.

Le soluzioni operative

Le soluzioni proposte sviluppano un metodo esecutivo e, quindi, lavorano sul come si crea e utilizza una To do List.

Per creare un metodo nella gestione delle informazioni attraverso un sistema di archiviazione è necessario applicare 2 soluzioni sotto forma di abitudini da implementare.

Soluzione 1

Abitudine: ogni volta che si rileva un’attività da svolgere, senza sapere ancora quando andrà svolta, è necessario scriverla nella to do list.

Questa prima abitudine introduce lo strumento attraverso cui è possibile liberare la mente dal sovraccarico e risolvere il problema delle dimenticanze: la to do list.

Una To Do List è un elenco di azioni da fare in cui ci devono essere tutte le informazioni utili che permettono di agire immediatamente quando si sarà in fase di esecuzione.

Per creare una To Do List affidabile per la mente è necessario seguire le seguenti regole che prescrivono come deve essere scritta l’attività nella lista:

1- immediatezza nell’inserimento: la lista deve essere sempre accessibile, pertanto il dispositivo su cui verrà conservata deve essere facile da reperire. In questo modo la mente si fiderà più facilmente del processo e senza dubbi si libererà del pensiero perché si fida dello strumento.

2- uniformità delle azioni: le azioni riportate all’interno della lista devono essere accomunate da qualcosa, non devono mai essere di natura diversa. Alla mente occorre coerenza per affidarsi e per considerare univoco il posto che raccoglie le informazioni di cui si libera. E’ quindi necessario creare liste sulla base di criteri logici: per spazi, per ruoli, per periodi temporali (to do list come venditore o come madre, to list per il garage, to do list di natale).

3- ordine di evasione: le attività inserite nella lista devono seguire un ordine di priorità in modo che alla consultazione non si sprechi tempo nel decidere da cosa iniziare e’ necessario adottare parametri di archiviazione che permettono di velocizzare la scelta.

4- azioni ben definite: rendere chiaro cosa eseguire in modo da prevenire interpretazioni che disorientano al momento dell’utilizzo della lista.

Anche le informazioni che vengono inserite devono essere dettagliate in un modo preciso, specificando:

• RUOLO che si ricopre nel momento in cui si esegue quell’azione
• PRODOTTO che l’azione deve produrre alla fine
• DURATA dell’attività (anche spannometrica)

In merito alla durata di ogni azione va specificato che le azioni che possono essere conservate in una to do list sono quelle eseguibili in un massimo di 3 o 4 ore (o comunque in un unico blocco di tempo). In caso la durata di esecuzione sia superiore allora non si sta più trattando di un’azione ma di un progetto, quindi di un insieme di azioni (il luogo per le informazioni del progetto non è la to do list ma il brief quindi l’attività va spostata dalla lista).

Ecco una semplice differenza tra un’azione scritta male ed un’azione scritta bene:

assumere nuovo magazziniere

vs

ruolo: responsabile produzione prodotto: brief per assunzione nuovo magazziniere durata: 1h

E’ evidente che nel primo caso l’azione risulta molto generica e ci vorrà più tempo per avviare l’azione. Nel secondo caso i dettagli già forniti dalla fase di scrittura aiutano a sapere esattamente cosa fare: produrre un brief in un'ora durante il momento della giornata in cui si svolge il ruolo di responsabile di produzione.

Definiti quali sono i dettagli da specificare in fase di scrittura di un’azione nella to do list, è poi necessario imparare ad usare questo strumento che permette di scaricare la mente da molte informazioni che altrimenti sarebbero rimaste a consumare energie.

La procedura da seguire quando si riceve un’informazione da dover ricordare è:

1. rilevare l’informazione “azione da fare”
2. classificare l'informazione
3. scrivere l’azione da fare nella to do list
4. consultare la to do list, eseguire l’azione o riprogrammarla

Nelle seguenti immagini alcuni esempi pratici.

Soluzione 2

Abitudine: una volta alla settimana controllare le to do list

Per rendere la lista uno strumento di cui la mente può fidarsi, bisogna sottoporre la to do list a periodiche verifiche.

La lista è dinamica, mai statica: in fase di controllo vanno cancellate le attività spostate in calendario e quindi programmate, aggiunte le nuove attività da programmare.

Il calendario è lo spazio che segnala il termine del processo di utilizzo della to do list: una volta che l’azione è stata programmata non ha più motivo di esistere sulla lista.

Unica eccezione fatta per quelle attività calendarizzate ma che devono essere riprogrammate: dal calendario tornano in to do list fino a che sarà chiaro quando verranno eseguite, con date e orari precise in calendario.

La procedura di controllo settimanale è la seguente:

1. verificare quali azioni sono rimaste in lista
2. chiedersi se tenerle e lasciarle in lista o se vanno eliminate
3. chiedersi se è possibile programmarle
4. quindi metterle in calendario e toglierle dalla lista

Un’altra regola di perfezionamente dello strumento è quello di tenere tutte le liste su un unico dispositivo, sempre accessibile e ordinato, con i dettagli specificati e la pulizia di ripristino effettuata puntualmente ogni settimana.

Seguire queste regole permette alla mente di fidarsi dello strumento e smette di trattenere informazioni incompiute, diminuendo lo sforzo per ricordare ed aumentando l’energia per pensare.

Questo strumento può risolvere così i problemi a lungo termine visti fin qui, con azioni molto semplici e replicabili: utilizzare correttamente le To Do List permette, dunque, di aumentare l’affidabilità personale, ridurre la stanchezza mentale e lavorare con maggiore serenità.

Due pratiche semplici ma efficaci che possono migliorare fin da subito la situazione e prevenire conseguenze dannose per la salute organizzativa dell'impresa.

Ogni problema può essere risolto in modo duraturo quando viene affrontato con un metodo che unisce analisi accurata e applicazione concreta delle soluzioni individuate.

Fonti e riferimenti

Haas, M., Zuber, S., Kliegel, M., & Ballhausen, N. (2020). “Prospective memory errors in everyday life: does instruction matter?”. Memory, 28(2), 196-203. https://doi.org/10.1080/09658211.2019.1707227

Möschl, M., Fischer, R., Bugg, J. M., Scullin, M. K., Goschke, T., & Walser, M. (2020). “Aftereffects and deactivation of completed prospective memory intentions: A systematic review”. Psychological Bulletin, 146(3), 245-278. https://doi.org/10.1037/bul0000221

Haas, M., & Martarelli, C. S. (2026). "From delay to forgetting: how boredom and procrastination disrupt prospective memory". Humanities and Social Sciences Communications.

Miller, G. A. (1956). "The magical number seven, plus or minus two: Some limits on our capacity for processing information". Psychological Review, 63(2), 81-97. https://doi.org/10.1037/h0043158

Cowan, N. (2001). "The magical number 4 in short-term memory: A reconsideration of mental storage capacity". Behavioral and Brain Sciences, 24(1), 87-114. https://doi.org/10.1017/S0140525X01003922