Quanto spesso capita di rimandare decisioni anche per settimane o mesi?
C’è differenza tra procrastinare azioni e decisioni?
Quali sono i meccanismi che impediscono la scelta tra più alternative?
Prendere decisioni è un'attività continua, che riguarda tutti, così abituale da passare spesso inosservata.
Eppure esistono scelte che rimangono sospese per giorni, settimane o addirittura mesi.
Non sono solo le decisioni complesse a generare difficoltà, ma tutte le decisioni: ciò che accomuna decisioni semplici e complicate è la tendenza a essere rinviate, evitate o addirittura abbandonate, anche quando sarebbe necessario affrontarle.
Quando si pensa al perché le decisioni vengono rimandate, si è portati a pensare che il problema dipenda per lo più dalla mancanza di tempo o di informazioni necessarie a scegliere.
Nella maggior parte dei casi, invece, il rinvio è il risultato di meccanismi psicologici che ostacolano il processo decisionale e mantengono la persona in una condizione di immobilità.
Comprendere come funziona il decision making, ovvero il processo attraverso cui si prendono le decisioni, significa, imparare ad analizzare una delle forme di procrastinazione più diffuse e meno evidenti.
Il Problema La procrastinazione viene generalmente associata al rinvio delle azioni. In realtà esiste una forma ancora più diffusa e meno evidente: la procrastinazione delle decisioni.
Tra decisione e azione, la decisione viene prima sia dal punto di vista temporale sia da quello gerarchico. Ogni azione nasce, infatti, da una decisione precedente. Se una decisione viene rimandata, anche l'azione resterà inevitabilmente sospesa.
Inoltre, è più difficile individuare il problema di rimandare una decisione piuttosto che un’azione: l'attività non svolta può essere osservata dall'esterno e spesso coinvolge altre persone; una decisione non presa, invece, è spesso conosciuta soltanto da chi avrebbe dovuto prenderla.
Proprio per questo motivo la procrastinazione decisionale è più subdola e frequente.
L'etimologia della parola "decisione" aiuta a comprenderne meglio il suo significato: deriva dal verbo decidere (in latino de-caedere) ovvero "tagliare". Decidere significa, appunto, tagliare, eliminare tutte le alternative tranne una.
L'atto decisionale coincide, quindi, con la rinuncia alle possibilità non scelte.
La tendenza a rimandare una decisione può manifestarsi in molti ambiti della vita quotidiana:
un chiarimento dopo una discussione: la decisione viene rimandata per paura del confronto, per orgoglio o nell'attesa che sia l'altra persona a fare il primo passo.
un problema di salute: una visita medica viene rinviata perché si teme il risultato, oppure perché ci si convince di non avere tempo sufficiente.
eliminare ciò che non serve più: può riguardare oggetti, relazioni, abitudini o situazioni ormai concluse ma mai realmente lasciate andare.
imparare una nuova competenza: l'inizio viene continuamente posticipato in attesa del momento ideale.
cambiare lavoro, ruolo o stile di vita: la scelta rimane sospesa nonostante l'insoddisfazione sia già evidente.
organizzare una vacanza o un progetto personale: anche decisioni apparentemente piacevoli possono essere rimandate quando richiedono una scelta definitiva.
Il fenomeno della procrastinazione decisionale, dunque, è tutt'altro che raro e riguarda diversi ambiti delle proprie vite.
Cosa dice la scienza La scienza ha ritenuto questo argomento molto interessante e diversi studi hanno lasciato emergere una tendenza progressiva alla procrastinazione.
Ferrari, J. R., Díaz-Morales, J. F., O’Callaghan, J., Díaz, K., & Argumedo, D. (2007) in “Frequent behavioral delay tendencies by adults: International prevalence rates of chronic procrastination.” e Steel, P. (2007) in “The nature of procrastination: A meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure.” hanno mostrato che*:*
circa il 30% degli adulti si considera un procrastinatore cronico
circa il 75% degli studenti universitari procrastina abitualmente
La procrastinazione decisionale rappresenta, quindi, un comportamento estremamente diffuso, con effetti rilevanti sul benessere personale e sull'efficacia professionale.
La condizione ideale Per comprendere il problema è utile immaginare quale sarebbe la situazione ideale una volta eliminata la procrastinazione decisionale.
Quando si affronta un problema, si tende ad identificare la situazione ideale con la semplice eliminazione del problema stesso.
Molto spesso, però, la mente costruisce un obiettivo irrealistico, che porta a mantenere il problema invece di risolverlo.
Condizione ideale sbagliata: non prendere decisioni sbagliate
L'obiettivo implicito diventa evitare qualsiasi errore.
Si rimanda la scelta perché si ritiene che decidere significhi esporsi inevitabilmente alla possibilità di sbagliare.
Questa condizione ideale è però irraggiungibile: nessuno può garantire in anticipo che una decisione sarà perfetta.
Cercare questa certezza conduce soltanto all'immobilismo, sia mentale che evolutivo: restare fermi non porta nessun cambiamento positivo, al contrario porta ad un peggioramento.
Condizione ideale corretta: non stare fermi, non essere bloccati
L'obiettivo realistico non consiste nell'azzerare il rischio di errore, ma nell'evitare il blocco decisionale.
Rimanere immobili significa interrompere il cambiamento, irrigidire il pensiero e rinunciare all'evoluzione. Anche un piccolo passo nella direzione scelta produce maggiore crescita rispetto alla permanenza in un limbo decisionale.
Esiste anche una seconda convinzione altrettanto diffusa, comune ma errata.
L'opposto della procrastinazione non è la frenesia. Decidere qualsiasi cosa appena emerge il problema porta a scelte impulsive, poco analizzate e spesso guidate esclusivamente dall'urgenza di eliminare il disagio.
Condizione ideale corretta: ad ogni blocco decisionale applicare la corretta azione sbloccante
Quando emerge un blocco non serve decidere più velocemente, ma seguire un processo che consenta di analizzare con chiarezza le alternative disponibili.
Una decisione presa dopo aver valutato le opzioni rafforza progressivamente anche la fiducia nelle proprie capacità decisionali, perché la mente registra un metodo efficace anziché una scelta casuale.
Rilevare il problema Come ogni problema, anche la procrastinazione decisionale deve essere prima riconosciuta.
Alcuni segnali ricorrenti ne indicano chiaramente la presenza.
bassa autonomia: si fatica a prendere decisioni e si finisce con il dipendere continuamente dall'approvazione o dall'intervento di altri;
molte questioni aperte: numerose decisioni rimangono sospese, generando la sensazione di avere continuamente qualcosa da risolvere;
insoddisfazione, frustrazione e bassa autostima: il continuo rinvio produce una progressiva perdita di fiducia nelle proprie capacità decisionali;
stress e sovraccarico mentale: le decisioni accumulate generano una pressione crescente, simile all'effetto di una pentola a pressione;
bassa assertività: si tende ad aspettare che le situazioni si risolvano da sole invece di intervenire;
decisioni compulsive: alcune persone, anziché procrastinare, decidono qualsiasi cosa immediatamente, guidate dall'urgenza e dal bisogno del momento.
Una volta individuati i sintomi è utile interrogarsi sul contesto in cui il problema si manifesta:
dove si trova realmente il problema?
riguarda una persona, una relazione, un reparto o un'intera organizzazione?
chi riguarda il problema?
per quale motivo il problema viene percepito soltanto da alcuni?
Come funziona (idea sbagliata / idea corretta) Ogni problema tende a essere interpretato attraverso un'idea sbagliata molto diffusa. Anche la procrastinazione decisionale non fa eccezione.
Per comprendere realmente un problema è fondamentale analizzare le convinzioni con cui viene interpretato.
Distinguere le idee più diffuse, ma non necessariamente corrette, da quelle che descrivono il reale funzionamento del fenomeno permette di individuarne le cause e orientarsi verso una soluzione efficace.
L'idea sbagliata
Rimandiamo le decisioni perché siamo insicuri o poco disciplinati.
L'interpretazione più diffusa attribuisce la procrastinazione a un difetto caratteriale: mancanza di sicurezza, poca forza di volontà o scarsa disciplina.
In realtà, l'insicurezza è molto più spesso una conseguenza che una causa.
Ogni decisione rimandata viene registrata dalla mente come una conferma della propria incapacità di decidere. Con il tempo questa esperienza ripetuta alimenta la convinzione di essere persone insicure, rendendo ancora più probabile il rinvio delle decisioni successive.
L'idea corretta
Rimandiamo le decisioni perché siamo confusi.
La vera causa della procrastinazione decisionale è la confusione.
Non si tratta di una confusione generica, ma di una mancanza di chiarezza sulle alternative disponibili.
Quando le alternative vengono definite con precisione, confrontate e delimitate, la confusione diminuisce e la decisione diventa molto più semplice.
La confusione nasce principalmente perché le alternative:
non sono scritte, quindi rimangono indistinte nella mente;
non sono tutte definite, perché spesso manca almeno un'opzione da considerare;
non sono state pesate, quindi vantaggi e svantaggi non vengono confrontati in modo oggettivo.
Il decision making consiste proprio nel soddisfare questi tre requisiti: scrivere, definire e pesare le alternative.
Di conseguenza, la procrastinazione decisionale deriva principalmente da tre cause:
Non aver definito chiaramente tutte le alternative
Non aver confrontato e pesato le conseguenze di ciascuna alternativa
Non aver accettato la perdita inevitabile delle alternative scartate
Ogni decisione comporta infatti una rinuncia. Accettare consapevolmente ciò che viene lasciato è parte integrante del processo decisionale.
Il processo di decision making può essere sintetizzato, dunque, nei seguenti passaggi:
individuare il bivio decisionale: definire con precisione quale scelta deve essere affrontata
identificare tutte le alternative: elencarle in modo completo e senza tenerle a mente
pesare le conseguenze: scrivere vantaggi, svantaggi e possibili effetti di ogni opzione
accettare le perdite: riconoscere consapevolmente ciò a cui si rinuncia scegliendo un'alternativa piuttosto che un'altra
definire la prima azione conseguente: ogni decisione deve trasformarsi immediatamente in un'azione concreta
decidere: agire subito oppure programmare l'azione inserendola in calendario
Un principio fondamentale attraversa l'intero processo: il decision making non si svolge nella mente, ma sulla carta.
Scrivere permette di trasformare la confusione in chiarezza e rende il confronto tra le alternative molto più oggettivo.
E’ anche molto importante considerare che decidere è un atto individuale: ogni persona arriva da sola a prendere una decisione e se ne assume, così, la responsabilità; ogni ruolo ha autonomia decisionale e si muove all’interno di confini prestabiliti ma validi.
Anche nelle decisioni condivise esiste sempre un decisore individuale.
Più persone possono confrontarsi, consigliarsi e arrivare alla stessa conclusione, ma ciascuna prende sempre la propria decisione.
Definire con chiarezza chi decide, entro quali confini decisionali e con quali responsabilità evita confusione, rinvii e reciproche aspettative.
Infine, è utile ricordare che anche scegliere di non agire costituisce una decisione.
Stabilire consapevolmente che un'attività non rappresenta una priorità è molto diverso dal lasciarla sospesa a tempo indeterminato.
Decidere significa evitare il blocco, non necessariamente passare all'azione.
Consigli pratici
Mettere per iscritto tutte le decisioni che vanno prese: rendere visibili i bivi decisionali riduce il sovraccarico mentale e impedisce che rimangano indefiniti.Scrivere tutte le alternative e le relative conseguenze: il confronto scritto rende più semplice valutare costi, benefici e impatti di ciascuna scelta, compresi quelli derivanti dal non decidere.Definire sempre una prima azione: ogni decisione deve tradursi in un'azione semplice, singola e chiaramente definita. Se non viene svolta immediatamente, è opportuno inserirla in calendario affinché la decisione produca effetti concreti.
La procrastinazione decisionale, dunque, non si supera semplicemente sforzandosi di essere più determinati o più veloci nel decidere.
Come ogni problema, richiede prima di tutto di essere compresa: solo individuandone le cause reali è possibile intervenire sui fattori che la generano, anziché limitarsi a contenerne gli effetti.
Questo principio è alla base dell'approccio sviluppato da Prodability per imparare a osservare i problemi con maggiore chiarezza, definirli correttamente e organizzarli secondo un metodo.
Il corso "Problem Noting – Fai ordine nei tuoi problemi" è stato progettato proprio per sviluppare questa competenza: fornire un processo strutturato che permetta di individuare il problema prioritario, analizzarne le cause e costruire soluzioni efficaci e durature.
Saper riconoscere, descrivere e ordinare un problema rappresenta infatti il primo passo per poterlo risolvere in modo stabile.
Perché ogni miglioramento concreto nasce dalla capacità di comprendere il problema prima ancora di cercarne la soluzione.
Per ulteriori informazioni sul corso “Problem Noting - Fai ordine nei tuoi problemi“
Scopri il corso Contenuti dell’Articolo: Marco Belzani
Redazione editoriale: Dalia Bartiromo
Chi siamo e come lavoriamo
Fonti e Riferimenti
Ferrari, J. R., Díaz-Morales, J. F., O’Callaghan, J., Díaz, K., & Argumedo, D. (2007). Frequent behavioral delay tendencies by adults: International prevalence rates of chronic procrastination.
Steel, P. (2007): The nature of procrastination: A meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure.