Best Practice per mettere ordine nei documenti digitali

Quanto tempo è andato perso questa settimana per cercare quel documento?

I tempi di ricerca dei documenti e il rischio di perderli sono un indicatore fondamentale del livello di organizzazione dei propri sistemi.

Non è frequente avere controllo su ciò che genera disordine nei propri archivi o nell’utilizzo di strumenti e processi digitali.

Si ignora l’importanza di progettare un sistema di archivi e regole che permette di risparmiare tempo e stress.

Eppure la mancanza di ordine nei documenti digitali presenta effetti a lungo termine che impattano sulla qualità della vita di ogni individuo e sulla produttività dell’azienda.

Come si manifestano i problemi del disordine digitale

Come sapere se si ha un problema di disordine con i documenti digitali?

Se nel processo di archiviazione dei propri file non c’è ordine, si deve dedicare tempo per reperirlo quando serve.

Durante la ricerca del file è probabile pensare:

“era salvato sul desktop, ne ero sicuro…”

“forse è rimasto come allegato in email o in una chat whatsapp…”

“di quale documento parliamo? Documento definitivo 1, versione 2, versione finale…”

Non è raro che la difficoltà derivata dal trovare i documenti (sia in spazi digitali che fisici) porti addirittura a preferire di lavorarci nuovamente e rifarli da zero piuttosto che investire altro tempo a cercarli.

Se alcune di queste situazioni suonano familiari, c’è un problema di disordine relativo strumenti digitali e processi di archiviazione che vale la pena approfondire e risolvere.

Desktop del pc saturati da icone di file, caselle mail piena, archiviazione file non intuitiva, documenti stampati che non hanno posto…sono alcuni segnali evidenti che qualcosa non sta funzionando come dovrebbe.

Spesso questo problema non è nemmeno percepito come tale ma nasconde costi altissimi, sia per la singola persona che per il sistema di cui fa parte.

Cosa dice la scienza

Il disordine digitale ha un costo concreto nella giornata di lavoro.

Non esiste però una misura univoca e verificabile di quante ore al giorno vengano perse a ritrovare i documenti: le cifre che circolano in rete risalgono a report aziendali non consultabili e non vanno usate come parametro. Quello che la ricerca documenta è il meccanismo, non la sua quantificazione in ore.

In merito alla difficoltà derivata dal lavorare in condizioni di disordine, McMains & Kastner (2011), sul Journal of Neuroscience, hanno dimostrato che più oggetti ci sono nel campo visivo, più il cervello deve lavorare per filtrarli, affaticandosi nel tempo e riducendo la propria capacità di funzionare.

Infine, Sillence e colleghi (2023) in “Digital hoarding and personal use digital data”, su Human–Computer Interaction, hanno evidenziato che chi accumula file senza cancellare riporta più difficoltà a ritrovare le informazioni e prova attaccamento ai dati e disagio all'idea di perderli.

Lo stesso gruppo di ricerca (Neave, Briggs, McKellar & Sillence, 2019), su due campioni indipendenti di 424 e 203 adulti, aveva già documentato che l'accumulo digitale è un comportamento comune e che l'oggetto più accumulato è la posta elettronica, con livelli più alti fra i dipendenti che dichiarano responsabilità sulla protezione dei dati.

Con queste condizioni la mente è costretta a lavorare di più: impiega più tempo e spende più energie.

Di quanto aumenti questo sforzo non esiste però una misura verificabile: le cifre che circolano — un sovraccarico «del 33%» e altre dello stesso tenore — non risalgono ad alcuna ricerca consultabile, e qui non vengono usate come parametro.

Il risultato è un significativo aumento del carico cognitivo: ogni file sparso sul desktop, ogni tab aperto senza criterio e ogni archivio non categorizzato costringono il cervello a ri-processare continuamente, alzando i livelli di stress e riducendo la lucidità operativa.

Quali sono gli effetti del problema

E’ giusto chiedersi, allora, che effetti produce il problema del disordine digitale.

Sono 3 gli effetti più evidenti:

• Fatica Decisionale: la ricerca dei documenti comporta un impiego ed esaurimento di energie prima ancora di iniziare il lavoro vero. Questo investimento iniziale sottrae forze ai processi decisionali ed applicativi del compito abbassando quindi la qualità esecutiva
• Scadenze Saltate: il tempo e l’energia che vengono impiegati nella ricerca del file sono sottratti all’esecuzione del compito relativo e questo genera, di conseguenza, ritardi e colli di bottiglia sui progetti interni o verso i clienti esterni.
• Costi Occulti: cercare un file per iniziare un lavoro equivale ad investire risorse senza produrre nulla. Si tratta di ore di lavoro dedicate ad attività a valore zero anziché alla reale finalizzazione dei task.

Si pensa raramente a quanto le attività che compensano le falle di un sistema comportino dei costi altissimi per quel sistema: ogni volta che un collaboratore non sta lavorando direttamente ad una sua mansione, di fatto non sta producendo.

Anzi! Sta costando il doppio: c’è il costo orario della persona e il costo del mancato valore generato.

Inoltre, nessuno si ferma a risolvere alla radice il problema che puntualmente si ripropone.

Quindi, tutte le risorse (tempo ed energie) impiegate nella ricerca di file titolati male, archiviati senza regole, abbandonati in spazi non sfruttati propriamente o condivisi chiaramente, vanno sprecate.

Misurare per una settimana quanto tempo ogni collaboratore dedica davvero a cercare ciò che gli serve per finalizzare il proprio lavoro, e moltiplicarlo per il suo compenso orario, fornisce la misura dei costi sommersi che dipendono dal disordine digitale.

Gli errori più comuni nella risoluzione del problema

Risulta chiaro che il disordine digitale è un problema con effetti molto negativi e va risolto.

Riconoscere un problema significa anche prendere atto che, senza un intervento adeguato, le sue conseguenze tenderanno ad amplificarsi nel tempo.

Da quel momento si può scegliere di accettare la situazione così com'è, assorbendone i costi e gli effetti negativi, oppure cercare una soluzione.

Occorre però fare attenzione: intervenire non equivale necessariamente a risolvere.

Esistono infatti soluzioni che modificano poco o nulla del problema originario.

Tra le soluzioni più comuni, individuate per risolvere il problema del disordine digitale c’è:

1- i file vengono salvati sul desktop del pc, che è considerato il posto più affidabile ed accessibile dovre trovare sempre tutto: in pratica si usa il desktop come uno spazio di archiviazione definitivo che però si riempie e aumenta la confusione (anche visiva) invece di facilitare la ricerca.

2- si tende a fare sempre lo stesso percorso di salvataggio, ma senza delle regole scritte e condivise: quindi si sta di fatto affidando alla memoria il compito di ritrovare i file e questo genera sovraccarico e stress.

3- si dividono i file tra più piattaforme ma senza regole di appartenenza: lo spazio di archiviazione non è univoco ma frammentato tra più luoghi (fisici o digitali) o addirittura tra più dispositivi senza regole chiare su cosa dovrebbe venire salvato e dove.

Le tre opzioni appena descritte possono apparire convincenti, ma non sono in grado di eliminare realmente il problema. Il motivo è che intervengono su ciò che il problema produce, senza agire su ciò che lo alimenta.

Quando si affronta il tema del disordine digitale, come qualsiasi altra difficoltà presente in un'organizzazione, il punto decisivo non è gestire le manifestazioni del problema, ma individuare il meccanismo che le genera.

Per ottenere un miglioramento stabile nel tempo è necessario seguire un percorso strutturato. Questo significa osservare come il lavoro viene svolto, comprendere il funzionamento delle attività coinvolte e individuare dove il sistema perde efficacia.

Dietro ogni criticità esiste sempre un fattore che ne ha reso possibile la comparsa, una causa. Individuare questa causa consente di progettare un intervento mirato, capace di rimuovere l'origine del problema anziché limitarne gli effetti.

In questo articolo viene analizzato il caso del disordine digitale attraverso un metodo pratico che interviene sul punto in cui il problema prende forma. Lo stesso approccio può essere adottato per affrontare con successo numerose situazioni che limitano le prestazioni aziendali.

Da questa impostazione nasce “Un Problema a Settimana”, il percorso formativo di Prodability Academy che propone ogni settimana una sessione online di 50 minuti dedicata a una specifica problematica del management e dell'organizzazione del lavoro.

Il programma è stato pensato per trasferire strumenti immediatamente applicabili e, al tempo stesso, sviluppare una competenza essenziale: la capacità di leggere i problemi, comprenderne l'origine e affrontarli in modo sistematico.

Tutto comincia da una domanda fondamentale: in quale punto del sistema si è creata la condizione che ha generato il problema?

Dove cercare la causa del problema: l’analisi del processo coinvolto

Individuare una soluzione che elimini un problema in modo stabile non dipende dalla ricerca della risposta più veloce, ma dall'applicazione di un metodo preciso.

Si parla di problem solving come l’attività che risolve i problemi grazie alla individuazione di soluzioni. In realtà, ogni intervento efficace nasce prima di tutto dalla comprensione approfondita della situazione che si intende correggere.

La fase di studio del problema rappresenta infatti il momento più delicato dell'intero processo risolutivo. Quando viene svolta con accuratezza, permette di orientare le decisioni nella direzione corretta e rende molto più semplice individuare l'azione capace di produrre un risultato duraturo.

Questa capacità di analisi del problema non è legata all'esperienza o all'intuizione personale, ma all'utilizzo di una metodologia che può essere appresa e utilizzata in qualsiasi ambito, professionale o privato.

Una volta identificato il problema, il passo successivo consiste nel localizzare il punto del processo in cui si trova la mancanza che lo ha generato.

Le fasi del processo, in cui la causa reale del problema del disordine digitale può trovarsi, sono:

1- Creazione Strumenti di Organizzazione Aziendale (es. Archivi)

2- Condivisione Strumenti di Organizzazione Aziendale

3- Utilizzo degli Strumenti di Organizzazione Aziendale

4- Correzione Strumenti di Organizzazione Aziendale

In questo articolo, si approfondisce ed analizza la fase dell'Utilizzo degli Strumenti di Organizzazione Aziendale.

Identificare la causa reale del problema

Il disordine digitale non dipende mai da una mancanza di memoria o di spazio nei propri dispositivi ma dall'assenza totale di una struttura efficace: è necessario definire come i file dovrebbero essere gestiti e salvati per essere trovati facilmente (non solo per uso personale ma anche condiviso).

Dunque, se la causa reale è una mancanza, ciò che soddisfa questa lacuna sono 4 soluzioni operative da applicare nella gestione degli archivi.

Le soluzioni operative

Le soluzioni proposte sviluppano un metodo esecutivo e, quindi, lavorano sul come si fa ordine tra i propri archivi e strumenti digitali.

Per creare un metodo nella gestione ordinata di file e documenti è necessario applicare 4 soluzioni che sono anche regole da seguire.

Soluzione 1 — La regola dei 3 click

Qualsiasi file o documento indicativamente non deve superare i 3 livelli di profondità per essere raggiunto.

I file utilizzati più spesso nella propria operatività devono essere accessibili: sono proprio quelli i documenti su cui il tempo di ricerca si accumula giorno dopo giorno.

Per applicare questa regola, il primo passo è porsi una domanda fondamentale:

quali sono le cartelle/documenti usate con maggiore frequenza e che sono a più di 3 click di distanza?

Rispondere a questa domanda porta già ad un livello di chiarezza bidirezionale:

• da un lato aiuta a fare una selezione di strumenti che vengono maggiormente usati e a porli in posizione prioritaria
• dall’altro rende l’idea di quanto tempo si perde nel cercarli (se non sono già posizionati a 3 click di distanza!)

Un primo consiglio per iniziare questo lavoro è usare i preferiti in 2 strumenti molto utili:

nel browser: usare la barra dei preferiti per salvare i link consultati tutti i giorni (usando le cartelle per un secondo livello di profondità)

nel programma di gestione cartelle del computer (explorer/finder): usare la barra laterale per salvare le cartelle consultate tutti i giorni

Soluzione 2 — Gestione Minimalista

Creare archivi seguendo un principio minimalista che organizza il lavoro attraverso l’impostazione di contenitori.

Questi archivi o contenitori servono a tenere separate le varie realtà della propria vita e possono essere organizzati per:

• Macro-Area (Es. Dipartimento o Clienti)
• Soggetto Principale (Es. Nome Azienda)
• Progetto / Destinazione (Es. Campagna Q2)

A questo punto è opportuno chiedersi: quali sono le cartelle che fanno parte della “zona buia” (quella più disordinata e meno accessibile) del proprio mondo digitale?

La risposta individua esattamente il punto da cui partire per mettere ordine ed organizzare i file in modo minimalista.

Un esempio di struttura cartelle per l’ambito personale può includere i seguenti contenitori:

• DOCUMENTI IDENTITÀ
• AZIENDE E STUDI
• BANCHE E INVESTIMENTI
• TASSE E DICHIARAZIONI
• CASA
• VIAGGI
• SALUTE
• FAMIGLIA
• ARCHIVIO

Un esempio di struttura cartelle per l’ambito aziendale può includere i seguenti contenitori:

• IMPRENDITORE:
• AMMINISTRAZIONE:
  • Sotto cartelle: controllo di gestione, contabilità, privacy, contratti collaboratori, contratti fornitori, contratti clienti, recupero credito, video tutorial*
• MARKETING
• VENDITE
• PRODUZIONE
• HR

*video tutorial che spiega le logiche di archiviazione delle cartelle condivise su come usare queste cartelle (può essere anche un file word).

Il vantaggio più evidente dell’applicazione di questa soluzione riguarda la velocità d'azione immediata, l'azzeramento dello stress di navigazione e l'inserimento intuitivo dei nuovi file per tutto il team.

Soluzione 3 — Dare significato al cloud

Stabilire un'unica piattaforma aziendale ufficiale per i documenti strategici, le procedure, gli archivi.

Stabilire un'unica piattaforma personale ufficiale per documenti foto e ricordi vari.

Definire in modo netto file personali e file aziendali e archiviarli in modo separato per fare in modo che ogni entità abbia un suo spazio ben chiaro è una regola molto importante per creare ordine digitale.

Per esempio, si può separare l’ambito personale da quello professionale utilizzando cloud diversi:

• apple icloud per tutti i file personali
• google drive per tutti i file aziendali

Questo facilita la condivisione: per esempio si condivide esattamente le cartelle che contengono solo ciò che serve al collaboratore senza rischiare di dare accesso a documenti privati o non opportuni.

Soluzione 4 — Rituale di pulizia archivi

Una volta a settimana dedicare 10 minuti (al massimo 30) per l'archiviazione finale dei file nel desktop, la cancellazione definitiva dei file temporanei, la costruzione di nuove cartelle o la modifica della gerarchia (principio minimalista).

Mettere in ordine genera una sensazione gratificante e sblocca processi di ricerca inconsci che consumano energie.

Come dimostrato dalle ricerche, non è sempre facile disfarsi di file: c’è un processo psicologico che lega anche a ciò che è vecchio ed inutilizzato ma che "potrebbe servire”.

Ecco perché occorre prima chiedersi cosa serve e cosa no e poi alleggerire il sistema con un’azione di decluttering di cui beneficiare direttamente: buttare ciò che non serve, rende più agile il reperimento di ciò che serve.

Le prime volte che si applica questa regola è interessante fermarsi a ragionare sul proprio sistema e scrivere su carta la struttura delle cartelle e dei file: non operare direttamente sul pc ma disegnare su carta le aree della vita, dove sono posizionati i documenti di quelle aree, quali sono le gerarchie che potrebbe avere per rispettare il 3 click.

Per la mente creare ordine è più facile che applicarlo: partire da un progetto, anche grezzo su carta, facilita il resto del lavoro.

E’ inoltre utile avere proprio un piano degli archivi che si andrà a costruire e utilizzare, come una planimetria di una casa e il suo progetto.

Ancora più utile, farlo con i collaboratori con cui si lavora più spesso: concordare spazi e percorsi, utilizzo degli archivi, regole per fare ordine insieme in spazi comuni.

Si generano così discussioni che portano il discorso su cose molto interessanti che non verrebbero fuori senza quella interazione umana.

Grazie all’applicazione di queste quattro regole è possibile creare e mantenere ordine tra i propri strumenti digitali e risparmiare energie e tempo a beneficio di tutto il sistema.

In sintesi:

1. rendersi conto di quanta fatica occorre per raggiungere un file molto usato (regola 3 click);
2. iniziare a lavorare in una gerarchia minimalista con un numero minimo di cartelle che servono davvero e utilizzando gli strumenti del pc nel modo migliore (gestione minimalista);
3. dare significato agli spazi: separare gli ambiti personali e professionali (dare significato al cloud)
4. riordinare, eliminare, aggiornare regole e condividerle con i collaboratori (rituale di pulizia archivi)

Quattro regole concrete che aiutano a intervenire rapidamente sulle criticità e a produrre effetti positivi misurabili per il funzionamento dell'azienda.

Anche le problematiche più difficili da individuare possono essere affrontate con successo attraverso un approccio che analizza le cause e definisce soluzioni operative mirate.

Fonti e riferimenti

McMains, S., & Kastner, S. (2011). Interactions of Top-Down and Bottom-Up Mechanisms in Human Visual Cortex. Journal of Neuroscience, 31(2), 587–597 https://www.jneurosci.org/content/31/2/587

Sillence, E., Dawson, J. A., Brown, R., McKellar, K., & Neave, N. (2023). “Digital hoarding and personal use digital data”. Human–Computer Interaction, 41(1) — https://doi.org/10.1080/07370024.2023.2293001

Neave, N., Briggs, P., McKellar, K., & Sillence, E. (2019). “Digital hoarding behaviours: Measurement and evaluation”. Computers in Human Behavior, 96, 72–77 — https://doi.org/10.1016/j.chb.2019.01.037