Ogni quanto tempo un imprenditore o un libero professionista dovrebbe fermarsi e fare un check di quanto è stato portato a termine fino a lì, e pianificare i mesi successivi?
Molti formatori che vendono l’idea che basti fermarsi il 30 dicembre per pianificare un’attività produttività, direbbero appunto ‘un anno’... ma la verità è che non basta.
Il timing corretto sarebbe ogni sei mesi (ovviamente facendo un rapido check mensile nei mesi che compongono il semestre).
Pianificare una volta all’anno può essere sufficiente forse (forse) per una persona che non è dotata di Partita Iva o non ha la responsabilità di un’azienda da portare avanti.
Pensa invece per un imprenditore o un libero professionista che nei due anni di pandemia si fosse fermato alla pianificazione annuale…
Le cose sono cambiate così rapidamente che, se la maggior parte degli imprenditori non avessero ridotto il timing della pianificazione, sarebbero dovuti andare alla camera di commercio a depositare i faldoni.
Il mercato è uno dei motivi che impone una pianificazione più serrata, ma non è il solo.
Nel corso dei mesi possono subentrare imprevisti o opportunità che in quanto tali non erano appunto state pianificate, e che potrebbero cambiare le tue priorità direzionali.
Il fermarsi ogni sei mesi a pianificare è molto simile all’azione che fa il cecchino quando perde l’obiettivo e per ricalibrare la mira molla un attimo la presa dal fucile per ricalibrarlo con più precisione un attimo dopo.
La pianificazione semestrale è la stessa cosa.
Capito il timing della pianificazione, passiamo ora a capire cos'è che devi definire quando ti fermi a fare questa pianificazione.
La risposta? Tre cose:
1) I tuoi obiettivi sul medio - lungo periodo
2) Le metriche su cui andare a lavorare
3) Il tuo priority plan, quindi il tuo business plan basato sulle priorità.
Tra imprevisti, opportunità e cambiamenti che si sono verificati nel mercato, è molto probabile che ciò che emergerà dal punto uno sarà davvero corposo, troppo corposo…. quindi devi fare pulizia, poichè uno dei principi della produttività è quello del focus: meno cose fai e più aumenta la probabilità che le porti a termine con successo.
Ecco allora a cosa servono i punti due e tre: una volta definiti gli obiettivi devi chiederti quali sono i fattori che influenzano quell’obiettivo e che devi andare a toccare per raggiungere l’obiettivo che ti sei posto.
Ad ognuno di questi fattori è associato un indicatore (se non sai quali sono li abbiamo trattati in questo articolo). In questo modo avrai chiari quali sono i ‘bottoni’ che dovrai andare a manipolare per ottenere quell’obiettivo.
Con questa maggiore consapevolezza dei sotto obiettivi che compongono i tuoi obiettivi, avrai chiarezza dell’ordine di priorità con cui perseguire i vari obiettivi. In altre parole: avrai una bozza del tuo Priority Plan.
A quanto punto devi lavorare sull'organizzazione: come un falegname che prima di fare un lavoro prepara la cassetta con all’interno gli attrezzi che gli servono, anche tu in qualche modo devi fare lo stesso.
In modo più concreto: hai tutte le competenze che ti servono per quell’obiettivo? Ci sono delle conoscenze che ti mancano? Delle varie azioni che sono emerse nel tuo Priority Plan, sono tutte a carico tuo o ce ne sono alcune che puoi delegare a tuoi collaboratori/far fare in outsourcing?
Nel caso non avessi chiare le risposte a queste domande, ciò che puoi fare è un’autovalutazione: da una parte elenchi tutti gli attrezzi che mancano nella tua cassetta che servono per raggiungere l’obiettivo (possono essere sia risorse materiali che risorse intellettuali), e da un’altra parte suddividi le mansioni in micro-mansioni per distinguere quelle che devi svolgere per forza tu, e quelle che puoi affidare ad altre risorse (software o persone).
Compresa l’importanza della pianificazione, e capito ogni quanto è utile pianificare, andiamo più a fondo del concetto di priorità, poiché non sono tutte uguali.
Le direzioni che puoi prendere sono di tre tipi.
1) Il consolidamento delle risorse.
Per consolidamento delle risorse intendiamo sia l’aumento di risorse che scarseggiano, sia il rafforzare risorse già presenti ma troppo fragili per poter correre il rischio di prendere in mano altre priorità.
Nonostante per ‘risorse’ intendiamo tutte quelle che permettono all’attività di andare avanti e funzionare, le principali che imprenditori e liberi professionisti si trovano carenti sono due: il tempo e i soldi.
Ma in entrambi i casi c’è una soluzione, e la soluzione è in una delle competenze madri che dovrebbe avere un imprenditore, ossia la gestione e organizzazione delle proprie risorse: se hai poco budget è probabile che tu abbia tanto tempo, questo significa che devi essere abile nell’organizzare la risorsa tempo per fare azioni che producano più soldi.
Se invece sei in carenza di tempo, è probabile che tu non abbia problemi di soldi, quindi il tuo focus dovrà andare sullo spendere in modo ottimale i tuoi soldi al fine di liberarti più tempo.
Sia che tu sia in carenza di soldi o di tempo, la tua priorità sarà uscire il prima possibile da questo stato.
Essere in uno stato di carenza di risorse ti metterà costantemente in uno stato di ‘needer’, il famoso stato di chi si trova continuamente in una situazione di bisogno.
Essere in questo stato ti riporta costantemente al punto di partenza, e non avrai mai benzina a sufficienza per pensare a quelle priorità che fanno veramente la differenza in termini di sviluppo e di crescita.
2) La sistematizzazione.
Quando non sei più in uno stato di needer e hai un’organizzazione che funziona, allora puoi concentrarti nell’automatizzare e proceduralizzare tutta una serie di mansioni interne, al fine di rendere l’attività il più possibile autonoma e indipendente da te.
Per riuscire in questo, uno strumento che non può assolutamente mancare sono gli asset. Ossia dei documenti dove all’interno sono inserite regole, principi e checklist per portare a termine quel compito con successo.
Tuttavia l’argomento è più complesso di questo in quanto, in base al tipo di mansione che vuoi delegare, esistono diversi tipi di asset. Inoltre molto spesso i dipendenti non sono molto propensi ad accogliere questo tipo di strumento.
Vista quindi la complessità tratteremo questo argomento in un altro articolo ad hoc.
3) Scegliere se crescere o se sviluppare.
Qual è la differenza tra crescere o sviluppare?
Immagina che hai un grattacielo e aggiungi dei piani: questo è crescere. Se invece decidi di creare più grattacieli, allora si parla di sviluppo.
Per capire che strada è meglio prendere, ricorda questo principio: prima le cose semplici, poi quelle complesse.
Prima le cose semplici, poi quelle complesse.
Molti imprenditori si fanno prendere dalla voglia di creare aziende (quindi sviluppare) senza essersi prima preoccupati di aver portato al massimo livello di crescita l’azienda precedente.
Immagina di essere un ristoratore: prima di inserire come priorità quella di creare un altro ristorante, la tua priorità è quella di riempire l’intera capienza del locale per più giorni a settimana.
È inutile concentrarsi sul far crescere e far evolvere il sistema se non hai ancora sistematizzato, ed è inutile concentrarsi sul sistema se sei ancora in uno stato di consolidamento risorse.
Una volta che hai definito la tua direzione ci sono diversi modi per raggiungere quella direzione, quindi devi definire le tue priorità interne di esigenza.
Quali sono le 3 esigenze chiave di un'azienda?
1) Migliorare l'organizzazione.
2) Aumentare l’autoriting e la credibilità del brand.
3) Aumentare i profitti e il flusso di cassa.
Qual è la tua priorità tra queste tre? Su quale di queste tre vuoi concentrarti nei prossimi sei mesi?
Ricordati che non devi definire qual è quella più importante in assoluto, ma se nei prossimi sei mesi la tua priorità è l'organizzazione e aumentare i profitti, o aumentare l’autoriting.
Se a livello di autoriting stai bene, allora aumenta i profitti, ma ricorda che aumentare i profitti implica avere un modello organizzativo, altrimenti ti incasini di più.
Ricorda sempre che se tu hai un'attività aperta al pubblico, come un negozio od un bar, ma non costruisci un modello organizzativo, i clienti cominciano ad essere insoddisfatti perché iniziano ad aspettare di più, non tornano più, non hai il tempo di vendere altri prodotti, di stare alla cassa con loro, quindi anche se aumenti i clienti, in realtà stai riducendo i profitti e il potenziale valore economico che ogni cliente ti potrebbe dare.
Infine le attività. Una volta definite le esigenze ci sono un'infinità di attività che puoi fare per quell’esigenza.
Vuoi aumentare i profitti? Perfetto, come lo facciamo? Ci sono tantissime tipologie di attività: vuoi aumentare i clienti? Vuoi aumentare il valore di ogni singolo cliente? Vuoi aumentare le conversioni dei potenziali clienti in clienti veri e propri?
Com'è che vuoi agire per aumentare i profitti? Vuoi ridurre il cuneo fiscale? Vuoi agire a livello organizzativo? Ok, ma da dove partiamo? Da quali attività partiamo? Dagli aspetti organizzativi? Dalle procedure?
Lo stesso vale per l’autorirting.
Partiamo ad esempio dal definire che devo aumentare la credibilità del brand perché siamo ancora in un livello di credibilità molto basso, perfetto: quale scala prendiamo? Su quale scala di autoriting ci andiamo a concentrare?
Anche qui le opzioni sono moltissime.
La domanda a questo punto è: come posso aumentare la metrica che ho scelto?
Ci sono diversi modi. Mettiamo caso che la metrica da aumentare sia legata ai profitti dell’azienda. Un modo per riuscirci è aumentare il numero di clienti, il secondo è aumentare il valore totale del cliente (cioè aumento lo scontrino medio dei clienti che ho già, senza cercarne di nuovi); il terzo è diminuire i costi variabili, e il quarto consiste nel diminuire i costi fissi.
Capisci quindi che ‘pianificare un obiettivo’ non si può limitare a dire ‘voglio più clienti’, ma è necessario individuare anche le alternative e le priorità che permettono di aumentare questa metrica.
Più scendi di livello, più definisci con precisione che cosa vuoi fare per raggiungere l'obiettivo.
Questo vuol dire pianificare.