Come aumentare la produttività professionale (senza danneggiare quella personale)
Quando si parla di produttività per liberi professionisti o imprenditori sono sostanzialmente due le cose che si cercano:
1) lavorare meno ore, ma mantenendo invariato il profitto,
oppure
2) lavorare la stessa quantità di tempo, ma aumentando il profitto.
Se sei un libero professionista o un imprenditore, sia che tu voglia aumentare i risultati a parità di tempo investito, o che voglia mantenere invariato il profitto e diminuire il tempo che investi per produrre quel risultato, in questo articolo vedremo un aspetto concreto che ti permetterà di compiere uno dei primi step che ti avvicinerà all’obiettivo che ti sei posto.
Quando si vuole migliorare una propria performance e passare da una situazione iniziale A (stato in cui ti trovi ora) ad una situazione B (stato desiderato) è fondamentale capire in quale fase ci si trova:
- Fase 1: Consapevolezza → Quanto conosci la situazione di partenza in cui ti trovi rispetto all’obiettivo su cui vuoi lavorare? Sei consapevole delle cause che generano quel problema?
- Fase 2: Misurazione → Quali sono i fattori su cui devi lavorare per raggiungere l’obiettivo stabilito? Quali sono le metriche che ti permettono di misurare in modo scientifico i tuoi progressi?
- Fase 3: Analisi → A partire dalla consapevolezza del problema e dalle metriche su cui devi concentrarti per raggiungere il risultato ottenuto, quali sono le aree sulle quali vuoi lavorare?
- Fase 4: Pianificazione → Fotografato il problema e comprese le aree di miglioramento su cui lavorare, in che modo puoi organizzare le risorse a mia disposizione per raggiungere quell’obiettivo?
In questo articolo, in merito all’obiettivo ‘come aumentare la produttività di un imprenditore/libero professionista’ ci troviamo nella fase 2: spesso, quando si parla di produttività, se ne parla in termini astratti, e il motivo per cui le persone non riescono a diventare più produttive è perché non sanno cosa devono misurare, ergo: non sanno ciò che devono migliorare.
Mentre in un altro articolo abbiamo trattato le metriche connesse alla produttività, qui andremo a vedere in che modo un libero professionista/imprenditore dovrebbe suddividere il proprio tempo con lo scopo di diventare più produttivo (a prescindere che tu voglia aumentare il profitto, o diminuire il tempo lavorativo).
L’agenda di un libero professionista/imprenditore: ecco com’è suddiviso il suo tempo
Sia che tu sia un libero professionista o un imprenditore, è probabile che nell’arco della tua giornata lavorativa ricopra più ruoli, e in ognuno di questi ruoli ti ritrovi a svolgere almeno una mansione.
Il problema è che molti liberi professionisti/imprenditori si trovano a svolgere più mansioni diverse tra loro nell’arco della giornata perché non hanno chiaro il valore dietro ogni mansione e non distinguono le mansioni in cui generano più ricchezza, da quelle dove ne generano di meno.
Nel caso questo sia il primo articolo che leggi sulla produttività, in luce delle informazioni che troverai qui sotto, la prima cosa che puoi fare per suddividere meglio il tuo tempo è fermarti un attimo, pensare ai vari ruoli che ricopri nell’arco della giornata, e per ogni ruolo scrivere tutte le mansioni che svolgi (in media, per un imprenditore/libero professionista che sta muovendo i primi passi nel mondo della produttività, si è calcolato un mansionario medio di 92 mansioni… che è tantissimo).
… Fatto?
È chiaro che ogni mansionario è unico e personale (se lo confronti con altri professionisti che fanno il tuo stesso lavoro, noterai una differenza su tipo, e forse anche sul numero, di mansioni che vengono svolte), tuttavia ogni mansionario può essere suddiviso in tre macro categorie di attività:
- Attività operative di gestione
- Attività operative a reddito.
- Attività strategiche.
Andiamo a vederle una ad una...
→ Attività operative di gestione
Le attività operative di gestione sono quelle che tu fai per ‘mandare avanti l'azienda’, attività quindi che non sono necessariamente quelle in cui sprigioni il tuo massimo potenziale, ma sono delle attività necessarie, di controllo, di supervisione, di delega, di pianificazione che devi comunque compiere per mandare avanti l'intera organizzazione.
Spesso e volentieri le attività operative di gestione sono anche quelle legate alla risoluzione dei problemi dei collaboratori. Insomma, tutti quei casi in cui devi correre a spegnere incendi.
Quindi le attività operative possiamo definirle come le attività di minimo impatto che coinvolgono l'imprenditore/libero professionista, perché la sua attività non è ancora trasformata in un sistema oliato ed efficace.
→ Attività operative a reddito.
Sono attività che potresti avere come no. Ad esempio se sei un consulente o un professionista, l'ottanta per cento delle tue attività sono operative a reddito.
Le attività operative a reddito sono quelle che svolgi da dipendente della tua azienda, cioè attività che per essere svolte necessitano del tuo tempo.
Queste attività riguardano ad esempio tutte quelle che vengono pagate direttamente da un cliente, come la consulenza o la formazione.
→ Attività strategiche.
Rappresenta tutte quelle attività che servono per invertire il grafico sforzo-risultati.
Le attività strategiche servono per pianificare, per creare asset, per trasformare la tua azienda in un sistema. Servono per ridurre gli sforzi aumentandone i risultati, e dovresti svolgerle nella mezza giornata che ti sei liberato.
In questo spazio, in alternativa alle attività strategiche, puoi inserire attività personali. Nel paragrafo successivo vedremo come.
Pianificazione personale e pianificazione professionale, ecco perché un imprenditore deve farle assieme
Se ti stai chiedendo cosa c’entrino le attività personali con la tua produttività come professionista, il motivo è molto semplice: la persona è una, quindi nel tuo calendario devi trovare spazio sia per attività di business che per attività personali.
Non puoi avere due calendari separati perché il tuo tempo è uno, quindi devi organizzare e far convivere le attività che riguardano il tuo lavoro con le attività che riguardano la tua persona.
Nelle attività personali ci sono ad esempio quelle che riguardano il contatto con gli amici, con la famiglia, con i figli, quindi lo sviluppo delle relazioni.
Ma anche quelle che riguardano l'investimento su di te, e cioè lo sviluppo delle competenze e delle soft skills come la comunicazione, la motivazione, la leadership, l'investimento sul tuo fisico, l'allenamento mentale.
Tutte queste attività sono importanti tanto quanto quelle strategiche perché se tu non sei al 100% in quelle aree a livello energetico, a livello mentale e a livello fisico, non puoi supportare determinati ritmi produttivi quando devi svolgere le attività di massimo impatto.
Ma andiamo a vedere in modo più dettagliato che cosa sono le attività strategiche, dato che sono quelle che incideranno di più sulla tua produttività e su quella della tua azienda.
Attività strategiche di un imprenditore: ecco quali sono quelle che incidono di più sulla produttività e sulla sicurezza dell’intera azienda
A prescindere da quante e da quali mansioni tu svolta, tutte quelle che fai quotidianamente si possono raggruppare all’interno di tre tipologie:
- La prima attività è creare asset, e serve a tutte quelle attività che vogliono trasformare la propria azienda in un sistema efficace ed efficiente.
Nel caso fossi un libero professionista e non hai ancora una struttura per poter pensare di sistematizzare la tua attività, creare asset ti può essere comunque utile sia per proteggere dentro un documento il know-how che hai accumulato dalla tua esperienza e non lasciarlo in balia della tua memoria, ma ti è anche utile qualora decidessi di crescere e affidare delle mansioni a futuri collaboratori: grazie ad un asset diminuisci il tempo della delega e, qualora il collaboratore se ne andasse e dovessi sostituirlo, non devi usare ulteriore tempo per formare la nuova risorsa, poiché tutto ciò che deve sapere è contenuto dentro quell’asset. - La seconda tipologia di attività strategica è legata allo sviluppo delle competenze, in particolare di quelle che ti mancano e che devi implementare per portare la tua attività al livello successivo.
- La terza è fare monitoraggi di analisi come il bilancio, la fotografia delle vendite, del marketing, oppure monitoraggi su eventuali progetti che si stanno portando avanti.
N.B. Anche lo sviluppo delle competenze e il monitoraggio devono produrre asset. Quindi in ogni caso le attività strategiche hanno sempre a che fare con il produrre asset.
Mettiamo ad esempio che tu stia sviluppando la competenza per ridurre il cuneo fiscale, concentrandoti quindi sull’ambito finanziario-amministrativo: alla fine di questa attività devi avere un asset, perché altrimenti fai Zeroning ogni volta (nel senso che ogni volta che dovrai svolgere quella mansione, dovrai ripartire dallo stesso punto e rifare le stesse cose), e quando ti serviranno quelle informazioni non saprai dove trovarle.
Questo non riguarda solo te, ma anche tutti i tuoi collaboratori. Se ad esempio un tuo dipendente frequenta un corso di formazione, va benissimo, ma alla fine deve produrre un documento che racchiuda tutte le informazioni che ha estrapolato da quel corso.
Questo perché non devi mai chiudere le informazioni di valore all'interno delle persone, ma devi racchiuderle all'interno degli asset.
Più produrrai asset e meno la tua attività sarà vincolata alle persone. Questo significa che qualora se ne andassero, non porteranno con sè anche il know-how, poiché quel know-how è stato racchiuso all’interno di una cassaforte chiamata asset.
Quindi, ricapitolando: quando si parla di attività strategiche, si sta facendo riferimento a quelle attività che servono a creare pezzi del sistema aziendale, e quelle che servono allo sviluppo di competenze e abilità; e infine in quelle che riguardano il monitoraggio di progetti.
Il ‘TEMPO LIBERO’ di un imprenditore: ecco ciò che deve fare
Se in seguito alla tua fotografia delle mansioni ti rendi conto che quelle di basso impatto puoi delegarle ad un tuo collaboratore e questo porta a liberarti del tempo, nello spazio che ti sei liberato devi inserire le attività personali o le attività strategiche, a seconda di quali sono le tue priorità.
Puoi anche alternarle, pianificando un tempo da dedicare alle attività personali e un tempo da dedicare alle attività strategiche.
Quello che però è meglio che eviti di fare è di mettere all'interno di una mezza giornata un po' di attività personali e un po' di attività strategiche.
Una delle prime regole da seguire per essere produttivi è la regola del focus: meno cose fai (meglio ancora se ti concentri su una soltanto) e più la tua produttività aumenta. Piuttosto fai meno cose, ma quelle che fai, falle al tuo meglio.
Per questo motivo, lo spazio liberato, ti consiglio di organizzarlo in ‘sprint session’.
Le sprint session sono delle mezze giornate piene focalizzate su un argomento, attività strategiche o personali a seconda delle tue macro priorità.
Per individuare le macro priorità devi focalizzarti sulle lacune, ossia su ciò che stai trascurando. Possono essere le relazioni, il tuo fisico ecc…
Il motivo per cui prima della pianificazione c’è l’analisi della situazione attuale, è perchè è solo a partire dalla consapevolezza della tua situazione di partenza che saprai come investire il tuo tempo.
Se tu trascuri troppo queste ‘lacune’ non riuscirai poi a dedicarti con totale dedizione alle attività strategiche. È solo quando sei a posto livello fisico, a livello personale e relazionale che puoi iniziare a costruire un sistema aziendale ben fatto.
Ricordati inoltre che le sprint session devono essere svolte in un ambiente altamente produttivo, questo per ridurre al minimo le distrazioni e per permetterti di essere iper focalizzato.
Quindi se hai un ambiente di lavoro che è frequentato dai clienti e dai tuoi collaboratori, non utilizzare quello, ma opta per un posto isolato in cui sei privo di distrazioni, così da poterti dedicare al 100% alle attività strategiche.
4 ore di attività strategiche in sprint session valgono come 20 ore fatte all'interno della tua azienda dove ogni 5 minuti vieni disturbato a livello visivo, uditivo o dai tanti pensieri che ti affollano la mente.
Giunto a questo punto dovresti avere un'idea chiara non solo di che cos'è la produttività, ma se hai seguito i passaggi sopra indicati dovresti aver acquisito anche una maggior consapevolezza della tua situazione attuale, con che tipo di mansioni suddividi il tuo tempo e cosa devi fare con queste mansioni se vuoi diventare una persona più produttiva in ogni ambito della sua vita.
Siamo giunti quasi alla fine di questo articolo, ma prima di salutarci, un ultimo consiglio.
La fotografia e l’analisi del mansionario è un lavoro che richiede tempo e che è in costante evoluzione poiché, crescendo come professionista, cambieranno anche le tue mansioni e quindi dovrai aggiornare il tuo mansionario.
Per aiutarti nell’analisi del mansionario e avere chiaro a colpo d’occhio quali sono le aree che vanno bene e cosa invece stai trascurando, il consiglio è quello di associare un colore specifico ad ogni tipologia di attività.
In questo modo, nel momento in cui andrai a misurare queste attività, ti sarà molto più facile valutarle, avendo chiaro quanto tempo dedichi ad ognuna e se sono una priorità da inserire all’interno della tua pianificazione futura.
