Non esiste un significato univoco per la parola agenda.
Abbiamo tutti un’idea di cosa sia ed entrando in cartoleria sappiamo dove cercare per trovare una vasta scelta, ma sfogliando le proposte presenti in commercio possiamo notare che ogni approccio è differente e risponde a esigenze specifiche.
Chiedi a dieci persone che utilizzano l’agenda in che modo lo fanno, e otterrai dieci risposte diverse. Forse molte ti diranno che la usano per organizzare le giornate, ma se andassi in profondità scopriresti che ognuno lo fa a modo proprio, declinando il concetto di agenda in base alla funzione che assolve.
Ecco una prima distinzione importante: al contrario di alcuni termini che possiamo etichettare come definiti, la parola agenda non lo è affatto. Identifica infatti un oggetto che può essere strutturato e utilizzato in vari modi: in base all’idea iniziale di chi la progetta e al modo in cui la interpreta chi ne fruisce. Tutto questo partendo dal presupposto che l’acquirente abbia fatto una scelta consapevole e in linea con le proprie esigenze organizzative.
Da ragazzi, ogni anno, in estate, aspettavamo l’uscita dei diari in cartoleria per poterli sbirciare prima di decidere quale comprare; spesso la scelta ricadeva sulla moda del momento, ma sfogliarli comunque uno a uno era un passaggio obbligatorio. Da adulti, da professionisti e imprenditori, le scelte azzardate o influenzate dall’entusiasmo del momento non sono accettabili. Quando eravamo studenti sbagliare nel pianificare un compito o un’interrogazione ci procurava un brutto quarto d’ora, ma poi si andava oltre e potevamo rimediare nel giro di una settimana; nel mondo del lavoro non possiamo permetterci il lusso della disorganizzazione. Non se vogliamo essere produttivi.
Tornando alle parole definite e a quelle indefinite, possiamo dire che le prime non solo indicano una categoria, ma vanno nel dettaglio specificando l’oggetto preciso a cui si riferiscono. Ad esempio, nella categoria indefinita dei mezzi di trasporto, possiamo trovare il termine definito bicicletta a motore, che non lascia dubbi sul tipo di mezzo a cui ci stiamo riferendo. Nella stessa categoria possiamo trovare anche biciclette tradizionali, motorini, auto, navi da crociera e aerei. Capisci però che c’è una netta differenza tra loro e che, pur portandoti tutti da un luogo a un altro, rispondono a esigenze differenti, svolgono funzioni differenti.
L’utilizzo di uno strumento indefinito come l’agenda, comporta la soggettività dell’interpretazione di chi lo utilizza.
Per identificare la vera funzione del tipo di agenda che ti trovi davanti devi chiederti: a cosa serve? Quale bisogno soddisfa?
Facendoti queste domande potresti scoprire che, per quanto accattivante sia il suo layout, le tue necessità sarebbero soddisfatte in maniera più efficace da un altro tipo di strumento. Andiamo un po’ più nel dettaglio.
Nella categoria indefinita delle agende ci sono alcune parole che meglio definiscono alcune delle funzioni che assolve: calendario, diario, scadenzario, to do list, elenco progetti.
Lo strumento che più di tutti si avvicina a ciò che noi intendiamo quando pensiamo all’agenda - ossia a un contenitore di più funzioni - è il Bullet Journal, (se ti interessa approfondire puoi leggere Il metodo Bullet Journal. Tieni traccia del passato, ordina il presente, progetta il futuro, di Ryder Carrol) che è strutturato in modo da permettere più libertà. Spesso però è così destrutturato - sembra una contraddizione ma è proprio questo il punto - che potrebbe essere un semplice quaderno con alcune indicazioni iniziali e le pagine bianche da gestire in totale autonomia. Se da una parte la libertà di gestione è un valore aggiunto, dall’altra un approccio di questo tipo non offre alcun sostegno organizzativo al professionista.
Nella scelta di un’agenda ci sono alcuni fattori da considerare se si vuole fare un acquisto funzionale.
Bisogna prima di tutto tenere conto delle funzioni che deve assolvere e l’ideale è che racchiuda più soluzioni; questo a meno che non ci siano esigenze particolari che richiedono altri supporti o la separazione degli strumenti. Può essere il caso in cui si voglia tenere un diario in cui raccogliere informazioni più intime di quelle lavorative, e si decida di utilizzare due supporti differenti. Lo stesso può capitare se il lavoro ci obbliga ad avere uno scadenzario più articolato - magari diviso in sezioni in cui depositare i documenti relativi a specifici argomenti - e non si possa mettere tutto in agenda. O ancora, quando si devono organizzare appuntamenti condivisi con altri colleghi, è senz’altro più pratico servirsi di un calendario digitale di cui tutti possano avere una visione chiara e contemporanea.
Il secondo parametro da valutare nella scelta di un’agenda è quanto deve essere vincolata. Se fai un giro tra le proposte in commercio spazierai tra modelli simili al Bullet Journal e altri che si ispirano al Focus Planner. Il primo, come abbiamo detto, propone un tale livello di libertà che contempla tutto e il suo contrario - te ne accorgerai mettendo a confronto il bullet journal di due persone diverse -, il secondo è molto più vincolato, nel senso che ogni minimo spazio è studiato per essere riempito con informazioni specifiche.
L’agenda ideale deve trovare un equilibrio tra flessibilità e struttura, perché se la struttura è necessaria per fornire una guida, la flessibilità è fondamentale per l’espressione dell’unicità del singolo.
La libertà è necessaria per dare spazio al meta-metodo di ognuno, ossia al suo particolare modo di essere produttivo. Non esiste un metodo che vada bene per tutti; per ottimizzare i risultati è necessario che ognuno possa avere un minimo spazio di manovra, persino per accogliere alcune piccole inefficienze a cui non vuole rinunciare. Per piacere personale, non per cocciutaggine. Può essere il caso di un lettore appassionato che ama sentire il profumo delle pagine e la sensazione della carta sotto le dita. Pur sapendo che un Kindle contiene centinaia di libri in uno spazio limitato, può decidere di portare con sé in viaggio un tomo da 500 pagine per il semplice gusto di vedere il segnalibro cambiare ogni giorno le proporzioni tra letto e da leggere.
La ricerca dell’efficienza totale, paradossalmente, non può essere davvero efficiente; l’imperfezione dell’essere umano è unica in ogni individuo e deve essere lasciata libera di esprimersi. Ciò che va bene per uno non per forza va bene per un altro.
Per quanto possa sembrare strano in un periodo storico in cui la tecnologia interviene in ogni momento di vita personale e professionale, il terzo elemento che appartiene all’agenda ideale è il materiale di cui è fatta. Deve essere cartacea per agevolare un principio in cui crediamo molto: lento = preciso, preciso = veloce.
La lentezza del gesto della penna che scivola sulla carta fa la differenza nella qualità dei pensieri e delle decisioni che prendi. Per pianificare il tuo tempo hai bisogno di riflettere e un ritmo lento ti aiuta a farlo meglio. Non nel momento in cui sei da un cliente e fissi l’appuntamento successivo - quello puoi farlo anche per parole chiave o usando la stenografia -, ma nello spazio che hai scelto di dedicare alla pianificazione. Sì perché devi individuare e proteggere gli spazi precisi in cui organizzi la tua vita. Crea un rituale quotidiano: la mattina focalizzi la giornata e fai eventuali aggiornamenti, la sera tiri le somme e ti prepari al giorno successivo. E la pianificazione settimanale? Semplice, scegli un giorno qualunque, magari nel weekend per essere più tranquillo, e metti ordine tra gli impegni dei sette giorni successivi.
Se poi vuoi eccellere, puoi stabilire dei momenti in cui riflettere; tenere traccia degli eventi, scriverli, rileggerli, rielaborarli. Potrai così sperimentare un livello di profondità che la quotidianità non permette.
Un ultimo suggerimento: l'agenda deve essere piccola.
Perché?
1) Devi poterla portare ovunque. Perciò deve essere comoda, maneggevole e funzionale.
2) Ti allena all'essenzialismo. Non serve scrivere poemi, in quanto strumento di lavoro il suo obiettivo è svolgere una funzione, e tale funzione non ha bisogno di molte parole, basta che siano quelle giuste.
Ci sono planner da tavolo che assomigliano a opere d’arte e fanno una gran figura sulle scrivanie presidenziali dei dirigenti, ma devi essere consapevole che fanno solo quello: immagine.
A parte il fatto che la dimensione dell’agenda, in generale, dovrebbe diminuire di pari passo con la scalata sull’organigramma, qualunque sia il tuo ruolo, il luogo in cui custodisci impegni, scadenze, task, appuntamenti e quant’altro, deve poter venire con te ovunque tu vada. Stai lontano da qualunque cosa sia più grande di un A4, meglio ancora di un quaderno.
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