Si può lavorare la metà del tempo e continuare a produrre gli stessi risultati?
Sì, con gli strumenti e le competenze giuste.
Qualche anno fa Marco fece un esperimento con un proprio collaboratore: gli dimezzò le ore di lavoro ma non lo stipendio, per capire se fosse possibile aumentare la produttività.
Questa sfida gli permise di capire che avrebbe potuto creare abitudini professionali migliori e più efficaci.
L’arrivo della prima figlia poi, fu la scintilla che lo spinse a creare la procedura che oggi rappresenta il fulcro di ProdUp!, l’evento formativo che ha già insegnato a centinaia di imprenditori e liberi professionisti, come migliorare la propria produttività.
Marco voleva eliminare due giorni dalla settimana lavorativa perché non aveva la minima intenzione di perdere neanche un attimo di quella nuova, entusiasmante avventura che era la paternità.
Per riuscirci si servì dell’agenda: lo strumento di organizzazione del tempo più diffuso nel mondo.
La situazione era più o meno questa 👇.
Noti alcune somiglianze con la tua agenda?
Per anni aveva creduto di essersi organizzato al meglio, ma le nuove necessità gli avevano aperto gli occhi su una verità che non aveva mai sospettato: c’era qualcosa che non andava e poteva vederlo chiaramente.
Ecco di cosa si accorse.
1) Nell’agenda c’erano sia azioni di massimo impatto (che generano il massimo valore economico a parità di tempo investito) che azioni di minimo impatto (che generano il minimo valore economico a parità di tempo investito).
2) Ogni impegno presente in agenda era connesso a un ruolo personale o professionale, e nell’arco di una stessa giornata gli capitava di rimbalzare più volte in più ruoli.
3) C’erano azioni e impegni simili tra loro che, anziché essere concentrati in un unico spazio, erano sparpagliati in tutta la settimana.
La prima cosa da fare per liberare del tempo era ripulire l’agenda.
Quando nacque sua figlia l’agenda era diventata così 👇.
Ecco cosa aveva fatto.
In origine la settimana andava da lunedì a domenica in modo indifferenziato, il tempo era tutto buono e Marco inseriva gli impegni nel primo buco disponibile. In seguito aveva imparato a guardare la settimana in verticale, ossia considerando i giorni come sette blocchi distinti, ognuno dei quali dedicato a un ruolo specifico. Le attività e gli appuntamenti potevano essere inseriti solo all'interno del ruolo giusto, in modo da condensare e ottimizzare le mansioni di massimo impatto di sua competenza.
All’inizio il tempo dedicato alla pianificazione non era molto; era difficile mettere a fuoco le priorità e le cose importanti arrivavano a sorpresa durante la settimana, con conseguente stress e urgenza.
Dopo Marco aveva cominciato a riservare grande spazio alla pianificazione, così da identificare con precisione le azioni di massimo impatto, quelle da delegare o addirittura eliminare. Per salvaguardare il tempo riservato alle azioni più produttive, la chiave di volta fu l’abitudine di inserire in agenda le Azioni di Massimo Impatto come PRIMA cosa; solo dopo veniva tutto il resto.
Ecco allora che diventava fondamentale recintare quel tempo prezioso rifiutando il rumore che avrebbe solo occupato spazio.
L’aspetto più difficile dell’organizzazione è riuscire a proteggere il proprio tempo.
Vagliare con attenzione le proposte e gli appuntamenti che vengono richiesti non basta: uno dei fattori di maggior distrazione è la tecnologia. Lo sapevi che gli strumenti tecnologici di cui ci serviamo sono stati progettati e programmati per rubare il nostro tempo?
WhistleOut ha intervistato 1.000 persone in possesso di uno smartphone per monitorare la quantità di tempo trascorso sui telefoni e - com'era prevedibile - i risultati dello studio sono sbalorditivi.
Secondo la ricerca infatti, trascorriamo sul cellulare, in media, circa 9 anni.
Nel dettaglio, lo studio ha dimostrato che spendiamo poco più di 76.500 ore della nostra vita fissando lo schermo di un cellulare: 8,74 anni.
Questa stima è stata ottenuta prendendo in considerazione che l'età media in cui una persona inizia a possedere uno smartphone è di 10 anni e che lo utilizza in media 3,07 ore al giorno.
Prendere consapevolezza di questi numeri non dovrebbe portare all’eliminazione della tecnologia, bensì a un maggior controllo finalizzato a riportarla alla sua funzione originaria: essere al servizio dell’uomo, sgravare le persone da tutte quelle mansioni ripetitive che tolgono valore al tempo.
Ecco il motivo che ha portato Marco Belzani e i suoi tre soci a fondare Prodability, una realtà il cui scopo sociale è aumentare la produttività intesa come incremento del valore che possiamo portare nella nostra vita e in quella delle persone che ci circondano.
Con questo articolo abbiamo voluto darti qualche suggerimento utile per moltiplicare il tempo disponibile in agenda e migliorare la tua organizzazione.
Essere persone più organizzate non ha solo a che fare con l’ordine e la puntualità.
Essere persone organizzate significa generare valore per sé e per gli altri.
Tu come gestisci i tuoi impegni: utilizzi una strategia o vai a riempimento?
Ci farebbe piacere leggere un tuo commento.