Per molti la produttività consiste nell’aumentare il più possibile l'efficacia e l’efficienza. Sembra un po’ il concetto del taylorismo industriale, cioè della catena di montaggio: io divento più produttivo se produco più bulloni e li produco in meno tempo.
Questa cosa, applicata a tutte le tipologie di lavoro, significa aumentare la qualità del prodotto o del servizio che io vado ad erogare cercando di investire il numero di risorse più basso possibile.
Altri invece associano alla produttività il concetto di felicità. Non so se lo sai, ma l’etimologia della parola “produttivo” deriva dal greco “phyo” che significa produrre, essere fertile.
Quindi l’essere produttivo significa essere fertile e l’essere fertile significa essere felice.
Quindi la felicità potrebbe essere una definizione e in alcuni casi addirittura un sinonimo della produttività.
Per altre persone ancora, produttività è sinonimo di lavorare di meno e guadagnare di più. Soprattutto negli ultimi anni, con lo sviluppo di mezzi tecnologici, e specie tra i millennial sembra aver molto attecchito questa definizione di produttività.
Come vedi non c’è un parere unanime, una definizione che unisca tutti.
Se guardiamo al mondo animale, la produttività ha tutto un altro tipo di significato rispetto a quello degli esseri umani, perché per un animale, ad esempio per un leone o per un'ape, essere produttivo significa adempiere al proprio scopo naturale.
Per l’essere umano, è molto più complesso. Questa complessità è legata alla moltitudine di ruoli che ogni persona si trova a vivere ogni giorno.
Perché mentre un leone ha solo un ruolo: “il cacciatore”, ed è molto facile calcolare e definire la sua produttività (basta vedere il numero di animali che riesce a cacciare), noi umani ogni giorno siamo dei professionisti, dei padri, dei figli, dei partner, degli amici ecc…
E per ognuno di questi ruoli c’è un modo ben preciso di essere produttivi.
Essendo quindi che il modo di essere produttivi varia in base al ruolo in cui siamo, come macro definizione si può dire che la produttività è:
“la capacità di creare, in ogni momento, il massimo valore possibile collegato al ruolo che si sta svolgendo, con le risorse che si hanno a disposizione”.
Se essere produttivo vuol dire dedicare ad ogni ruolo la giusta quantità di tempo ottimizzato per ottenere il massimo valore possibile con le risorse che si hanno a disposizione, come si fa a sapere se stiamo effettivamente ottenendo e dando il massimo?
Semplice: misurando la produttività.
C’è un principio nella fisica che dice “è solo ciò che puoi misurare che puoi migliorare”. Ebbene, vale anche per la produttività.
Ecco quindi le metriche che definiscono e misurano il livello di produttività nei diversi ruoli che si vivono quotidianamente.
Quando si ha a che fare con concetti matematici, tranne per chi ha antipatia con la matematica, non è difficile calcolare ciò che si vuole misurare, ma quando si ha a che fare con il calcolo della produttività, quali sono i numeri da prendere in considerazione per misurarla?
Per rispondere a questa domanda bisogna partire dagli indicatori della produttività, poiché ogni indicatore ha dei numeri di riferimento ben precisi. Ora li vediamo uno ad uno.
Disclaimer: se i nomi degli indicatori che troverai di seguito non li hai mai sentiti prima, è normale. Si tratta di unità di misura coniate proprio con il metodo Prodability al fine di definire e misurare la produttività.
Il primo indicatore è il Roit, e rappresenta il ritorno sull'investimento di tempo.
Questo indicatore riguarda solo quei ruoli finalizzati a produrre reddito e i numeri che devi prendere a riferimento per calcolarlo sono: il tuo profitto e il numero di ore che lavori.
Questa metrica serve per misurare quanto valore economico generi a parità di tempo e si calcola dividendo il tuo profitto con il numero di ore lavorate.
Nel caso fossi un imprenditore e volessi sapere qual è il valore economico che produce la tua azienda, dovrai fare un calcolo molto simile al precedente.
Dovrai prendere il profitto aziendale e dividerlo per il tempo che dedicano tutte le risorse coinvolte all’interno dell'organizzazione.
Il risultato in questo caso non sarà il Roit, ma il Roitma: il ritorno sull'investimento di tempo medio aziendale.
Il secondo KPI connesso alla produttività è il tempo libero: quante ore a settimana hai libere per praticare attività personali o strategiche.
Metto insieme attività personali e attività strategiche perché entrano nelle attività che dovresti fare nel tempo libero, a seconda se la tua priorità è dedicare più tempo alle attività personali o alle attività di business.
Ma nonostante entrambe le attività tu possa farle nel tempo libero, ricorda la differenza: le attività strategiche servono per creare sistemi, asset e invertire la curva sforzo-risultati.
Le attività personali invece servono per investire sulle relazioni, sul fisico, sull'energia.
Questo indicatore si misura calcolando il numero di ore libere a settimana.
Nel caso non riuscissi a calcolare il tempo libero, molto probabilmente è dovuto dal fatto che non stai misurando il tempo che dedichi ad ogni ruolo.
Come quando ti fissi un appuntamento con un orario di inizio e di fine, dovresti fare lo stesso anche per i tuoi ruoli personali e professionali.
Quando a fine settimana ti trovi a pianificare la settimana successiva dovresti segnare in che modo hai intenzione di distribuire il tuo tempo nell’arco della settimana per quanto riguarda tutti i ruoli in cui sei coinvolto.
Fare questo lavoro non ti permetterà solo di calcolare con facilità il tempo libero a disposizione, ma anche di avere una fotografia reale di quelli che sono i tuoi ruoli e della quantità di tempo che dedichi ad ognuno di loro.
Un altro KPI (importante per gli imprenditori) è il valore della tua azienda, e serve appunto per stabilire il valore intrinseco dell’intera struttura.
Un valore che non si calcola solo attraverso il patrimonio netto o col profitto che genera ogni anno, ma anche in funzione di quanto è il suo valore intrinseco, cioè quanto potrebbe pagare un'azienda molto più grande della tua per inglobare la tua attività all’interno della sua organizzazione.
Il valore dell'azienda è un valore intrinseco perché deve prescindere dalla tua presenza o dalla presenza di altre persone chiave all'interno dell'azienda.
Per aumentare il valore dell'azienda è necessario trasformarla in un sistema, creando asset e facendo in modo che diventi un'azienda in a box, cioè un'azienda che si può duplicare, oppure nella quale si possono sostituire tutte le persone all'interno in un certo lasso di tempo perché non sono più i dipendenti a detenere il know-how dell'azienda, ma gli asset.
Inutile dirti che il 99,9% delle aziende non ha un valore intrinseco, poiché essendoci l'imprenditore all'interno, il valore non è nell’azienda, ma nell’imprenditore.
L’ultimo KPI riguarda i cosiddetti Golden eggs, cioè le uova d'oro (se è la prima volta che senti questo termine connesso al mondo della produttività è normale: anch’esso è uno dei vocaboli del dizionario Prodability).
Le uova d'oro sono il prodotto di più alto valore che si può generare all’interno di ogni proprio ruolo.
Facciamo alcuni esempi sui ruoli differenti…
Ruolo imprenditore: il Golden Egg potrebbe essere quello di sistematizzare l’azienda con lo scopo di lavorarci solo due giorni a settimana e ricavare un profitto a fine anno di 100k.
Ruolo genitore: passare una giornata a settimana con il proprio figlio/a in modo focalizzato, quindi senza pensare al lavoro e senza distrazioni social. Solo tu e lui/lei.
Ruolo venditore: portare all’interno dell’azienda due nuovi clienti al mese che effettuino una spesa media di 1000 €.
Bene: questo era l’ultimo.
Come avrai capito, avere dei riferimenti da misurare è il primo step per fotografare ciò che funziona e cosa no, e di conseguenza mettere in campo una serie di azioni per migliorare ulteriormente ciò che va già bene e per correggere ciò che non va.
La domanda che quindi giustamente puoi farti a questo punto è: “una volta che ho misurato quanto sono produttivo/a come posso migliorare i vari indicatori?”.
A questa domanda risponderemo nel prossimo paragrafo.
Come in ogni processo di cambiamento, anche in questo caso, se l’obiettivo è quello di aumentare la propria produttività, bisogna agire sul mindset.
Il motivo per cui molte delle persone che hanno app sulla produttività o che seguono tecniche New Age su come migliorare l’efficacia personale ad un certo punto mollano, è perché non hanno il giusto mindset.
Le app e tutte le tecniche esistenti sono utilissime, ma funzionano solo se a supporto di una mentalità produttività.
Senza il giusto mindset i risultati saranno temporanei e incostanti.
Ecco perché, la prima cosa sulla quale bisogna lavorare quando si vuole migliorare la produttività riguarda proprio il mindset, ossia le convinzioni da installare e da togliere.
Un elemento che permette di distinguere una mentalità produttiva da una improduttiva è la presenza o l’assenza di regole.
Anche la produttività ha le sue regole, ed è importante rispettarle perché le regole sono l’unico modo per salvaguardare la propria produttività ed evitare che distrazioni e persone esterne se ne approprino.
Inserire regole, rispettarle e farle rispettare agli altri, risulta una delle sfide più difficili della produttività, soprattutto se non si è stati abituati ad agire in assenza di regole.
Chi non ha regole per salvaguardare la propria produttività spesso non ha nemmeno consapevolezza degli effetti che i loro comportamenti hanno sulla produttività. Ecco perché risulta difficile rispettarle all’inizio.
Ma faccio un esempio pratico e molto diffuso nel mondo del lavoro: sei all'interno di una riunione che, come da accordi, deve finire per le 15:30, ma arrivate le 15:29 si hanno ancora delle cose da dire.
Quello che succede nella maggior parte dei casi non è abituarsi a rispettare i tempi e capire come organizzarsi meglio la prossima volta, ma si preferisce andare avanti. Certo, è la scelta più facile, ma anche la meno produttiva e la meno efficace.
Un altro motivo per cui è difficile mettersi regole da rispettare è legato al fatto che spesso manca una motivazione abbastanza forte per essere produttivi.
Infatti, di solito non si è disposti a rinunciare a quello che la produttività richiede.
La produttività non arriva gratuitamente. La produttività richiede tempo, denaro e rischio, e a volte non si è disposti a rinunciare a queste cose, quindi non si ha abbastanza motivazione. E non si riesce dunque a diventare produttivi.
Inizialmente bisognerà rinunciare al tempo. Soprattutto all’inizio, quando devi installare nuove abitudini: richiede tempo svolgere le azioni che devi fare per rendere automatiche queste abitudini. Tempo che sulle prime dovrai togliere ad altre attività.
Un’altra cosa a cui dovrai rinunciare è la percezione che si sono fatti di te le persone con cui ti relazioni: se i tuoi colleghi di lavoro sono sempre stati abituati a disturbarti in ogni momento perché tu glielo concedevi, e nel giro di poco tempo inserisci la regola che per parlarti devono prima fissare un appuntamento, la percezione che avranno di te cambierà (fino a quando non capiranno il motivo di questa decisione).
All'inizio, quando per diventare più produttivo porrai delle regole ai tuoi clienti, fornitori e collaboratori che erano abituati a vederti disponibile, probabilmente comincerai ad essere criticato, a sentirti dire che non sei più quello di una volta.
Ecco, tutte queste dicerie ti faranno perdere approvazione sociale, e ti faranno anche un po' soffrire. Ma nel momento in cui capiranno che questa regola migliora anche la loro qualità del lavoro, le cose cambieranno.
Questo cambiamento si verifica per il seguente motivo: le relazioni non si costruiscono sulla disponibilità, ma sul valore che crei.
Se tu continui ad essere disponibile nei confronti di tutti e non dici mai di no, ma non crei valore sul lungo periodo, hai più probabilità di perdere chi ti sta accanto. Questo perché le persone tendono a stare con chi gli ha dato maggiore valore.
Facciamo ora degli esempi di regole produttive che devono essere installate nel mindset di una persona che vuole aumentare il valore all’interno della propria vita e aumentarlo anche in quella delle persone che ha attorno.
Prima di capire quali sono gli errori da evitare per individuare le priorità, partiamo dal capire cosa significa nel mondo produttivo ‘agire per priorità’.
Agire per priorità significa trovare il modo migliore di investire il tempo e il denaro con le risorse che si hanno a disposizione.
Tuttavia non è facile, e tra le principali cause che spiegano questo c’è anche il mindset.
Il primo motivo per cui si sbagliano le priorità è chiamato “errore di presupposizione”, ossia la tendenza a presupporre che una cosa sia prioritaria semplicemente perché chi avevamo di fronte ce l'ha venduta bene.
È l'effetto televendita: stai facendo zapping e ad un certo punto incontri una televendita in cui qualcuno parla di un argomento. Tu allora ascolti, questa persona riesce a toccare le corde nelle quali ti riconosci, raggiunge il cosiddetto ‘Pain’, il tuo dolore, così cominci a dire a te stesso che in effetti ciò di cui sta parlando è esattamente quello che ti serve.
Il motivo per cui funzionano bene le pubblicità, le televendite e tutti gli annunci che vedi nei social è legato al fatto che le persone non hanno bene in mente quali sono le loro priorità, perché se lo capissero saprebbero in modo chirurgico come investire tempo e soldi, e non si innamorerebbero della prima proposta che passa loro davanti.
Una persona che invece ha chiare le sue priorità, cerca da sé le proprie soluzioni, non se le fa trovare da altri.
Quindi quando ti rendi conto di rimanere abbagliato da una possibile soluzione, fermati. E prima di fare qualunque passo metti a confronto quell’attività che ti ha colpito con le tue priorità attuali.
Prima di fare una scelta ricordati che ogni decisione che prendi non va a concludersi solo con un investimento di denaro, perché devi considerare anche l'investimento di tempo che seguirà dopo e tutto il tempo che dovrai metterci.
Il secondo errore dell’improduttività è dovuto dal fatto che si fanno delle cose troppo tardi, quando si sarebbe dovuto farle prima.
Sembra un concetto banale ma il succo del discorso è che prima devono essere fatte le cose semplici, poi quelle complesse.
In molti ambiti spesso capita che le persone si trovino nella condizione di sentirsi pronte a passare subito alle cose complesse, bypassando completamente quelle più semplici.
Sono molti ad esempio gli imprenditori che rimangono affascinati dalle novità del momento per quanto riguarda software e tecnologie, ma perdono di vista quelle cose più semplici che servono a mettere le basi per accedere agli step successivi.
Un’altra regola per essere produttivi è collegata al metodo di pianificazione.
Pianificare in verticale significa organizzare le attività all’interno dell’agenda lavorando per blocchi di giornata, quindi concentrando in un tempo definito tutto ciò che si deve fare relativamente ad una mansione specifica, anziché mettere tante attività e rimbalzare tutto il giorno da una all’altra.
Questo perché ci sono i cosiddetti reset-up mentali: se io prendo una mezza giornata e la dedico a tre cose diverse, nel passaggio da un'attività all'altra ho resettato più volte la mente, cioè nel giro di poche ore sono saltato da un ruolo all’altro perdendo ogni volta del tempo per focalizzarmi sul nuovo ruolo, ed è in realtà un tempo in cui non si è nel “qui e ora” perché si è ancora collegati al ruolo precedente.
Il modo in cui si è spesso abituati a risolvere i problemi è con il cosiddetto 'patch solving’, ossia: mettere una pezza al problema.
Noi in Italia siamo i numeri uno nel patch solving.
Ma quando senti dire che un italiano è bravissimo a risolvere problemi, non è vero.
L’italiano è bravissimo a mettere pezze ai problemi, è bravissimo a tamponare la situazione, ma di solito quando tamponiamo una situazione non facciamo altro che spostare il problema rendendolo più difficile da risolvere, ma di fatto non l’abbiamo risolto.
Il problem solving sistematico significa invece fermarsi a ragionare affinché quel problema non si ripresenti.
Quando capitano problemi improvvisi in azienda la cosa migliore da fare è trovare una soluzione sistematica attraverso asset e procedure, ossia mettere nero su bianco regole e principi da seguire affinché quel problema non si ripresenti.
In questo modo a beneficiarne non sarai solo tu, ma anche tutte quelle persone coinvolte in quella mansione, e quelle che verranno dopo di te.
Ora, c’è da dire che ogni volta che cerchiamo di cambiare la nostra mentalità o quella di qualcun altro non possiamo aspettarci che tutto fili liscio come l'olio, poiché si incontreranno delle resistenze.
Vediamo quindi quali sono le resistenze che troviamo quando cambiamo mentalità, cioè quando passiamo dalla mentalità mnemonica ad un approccio sistematico.
Le prime resistenze a cui andiamo incontro sono quelle interne.
Modificare le abitudini è un processo difficilissimo.
La tua mente ti nutrirà di scuse e cominceranno ad esserci delle voci che ti diranno “Ma alla fine come lavoravamo prima andava bene, non è mai morto nessuno, era accettabile la cosa, mi sembra difficile…”.
Ti troverai in mezzo alla curva di apprendimento dove lo sforzo è massimo, i risultati non si vedono ancora e le tue resistenze interiori sono altissime: dovrai essere pronto a gestirle.
Un’altra resistenza sarà da parte dei collaboratori, perché il cambio di mentalità non è una cosa facile. Sradicare una convinzione non è un meccanismo che avviene con naturalezza nelle persone.
Preparati al fatto che le persone all’inizio non lo accoglieranno con amorevolezza perché è faticoso togliere un pilastro sul quale uno ha basato una parte della propria attività lavorativa.
Più il collaboratore in questione è anziano a livello di lavoro, e più queste resistenze saranno forti. Con i collaboratori nuovi invece è più semplice.
L'importante è essere chiari fin da subito, come si suol dire: "patti chiari e amicizia lunga".
Ma i collaboratori non sono gli unici che faranno resistenza al cambio di mentalità, perché ci sono anche i fornitori e i clienti.
Anche loro sono coinvolti in questo cambiamento perché la tua azienda è un sistema aperto. E cioè si trova in relazione con altri player, che sono i fornitori, i clienti e i partner.
All’inizio sembra che questa mentalità dell'asset ponga più regole, riduca la libertà, aumenti la burocrazia.
Questo è vero fino a quando non si sperimenteranno i risultati finali di questa nuova modalità.
Perché ricorda: le persone amano stare con chi porta più valore nelle loro vite, e quello che tu stai facendo mettendo queste regole, non è altro che aumentare il loro valore.
Un altro elemento che può portare valore nella tua vita e in quella delle persone che ti circondano sono i mezzi tecnologici.
Il limite però è che sono allo stesso tempo la causa delle maggiori perdite di tempo. Cosa fare quindi?
La risposta sta nell’utilizzarli nel modo corretto, e anche nell’avere i giusti strumenti digitali per favorire la produttività. Per scoprire quali sono, leggi il prossimo paragrafo.
Se c’è una cosa che oggi è messa a dura prova è proprio la concentrazione. E una delle cause di questa difficoltà è legata proprio ai mezzi digitali.
Alcuni studi dicono che è addirittura diventata pari a quella di un pesce rosso.
Questo perché i dispositivi tecnologici, i Social, la velocità con cui vengono prodotte le serie tv, portano il livello di concentrazione a calare sempre di più. Questi mezzi infatti lavorano con l’obiettivo di occupare l’attenzione il più tempo possibile.
Il problema è che tutto ciò indebolisce il tuo livello di concentrazione. Questi mezzi hanno il potere di azzerare completamente i processi logici-cognitivi per semplificare la vita, enormemente.
Tuttavia, non tutte le app e le tecnologie vengono per nuocere.
Ce ne sono alcune pensate proprio per favorire la produttività.
Se si vuole diventare davvero delle persone produttive la soluzione non dev’essere quella di eliminare la tecnologia, bensì di imparare a mettere a servizio questi mezzi al fine di delegare le mansioni di minimo impatto e riempire la vita con attività e momenti di massimo valore.
Mettere in pratica i consigli che hai trovato fino a qui è sicuramente un primo step per riuscire in questo. Un secondo step che puoi fare è dare un occhio alle app che trovi qui sotto, provarle e vedere quali sono quelle che si prestano di più alla tua produttività.
Toggl è un'applicazione molto intuitiva che permette di tenere traccia del tempo che dedichi alle attività lavorative (in questo modo ti sarà anche più facile calcolare una delle metriche della produttività: il tempo libero).
“Ok, ma se mi distraggo?”.
Proprio perché chi l’ha progettato sa bene che non si è sempre focalizzati quando si lavora, è stato pensato SOLO per calcolare il tempo effettivo che dedichi alle attività lavorative.
Se ti distrai un attimo per controllare facebook o lo smartphone, devi stoppare il timer.
Insomma, un’app davvero utile per prendere consapevolezza di come si sta spendendo il proprio tempo e in quali mansioni e ruoli lo si sta spendendo.
Le distrazioni sono il tuo demone e nemmeno con Toggl riesci a resistere? Nessun problema, c’è SelfControl.
È un’app per iOS che ti permette di bloccare tutti quei siti web che potrebbero distrarti durante le tue sessioni di lavoro.
Per utilizzarla ti basta impostare un timer, creare la tua black list e premere start. Insomma, in pochi secondi riesci a risparmiare minuti se non ore di tempo che perderesti in siti e app che fagocitano il tuo tempo e la tua attenzione.
Hai più progetti attivi e necessiti di scambiarti spesso comunicazioni con altri collaboratori? In questi casi Trello può fare al caso tuo.
Si tratta di una delle tante applicazioni finalizzate a monitorare lo sviluppo dei lavori.
Inoltre ha il vantaggio che oltre ad essere estremamente intuitivo è anche gratuito.
Todoist (Android, iOS, Windows, Web, Mac).
Quante volte capita che ci si dimentichi delle cose da fare (e tornino in mente quando è troppo tardi)?
Todolist ti aiuta ad evitare questo. All’interno potrai segnare task e microtask suddividendole per priorità e per giorno.
In questo modo ti sarà molto più facile sia ricordare le cose che devi fare, sia tenere traccia delle task che hai portato a termine nell’arco della settimana.
Any.do (Android, iOS, Web, Mac).
Any.do è una applicazione multipiattaforma. Anche quest’app ti permette di suddividere le attività in base all’ordine di priorità. La differenza rispetto Todolist è che è possibile aggiungere anche sotto-attività, file e note, oltre che condividere le attività con altre persone.
Apple Reminders (iOS, Web, Mac).
Un’altra app per tenere traccia delle cose da fare è Apple Reminders.
Puoi aggiungere attività, ordinarle in liste, trascinarle e con iCloud.com puoi mantenere sincronizzati i tuoi dispositivi. Con il pulsante i puoi fare molte altre cose come aggiungere una data di esecuzione o un reminder che si attiva quando sei in uno specifico posto, di modo che non ti dimentichi di prendere quella cosa.
Il vantaggio è che è gratis, il limite è che è solo per dispositivi Apple.
Per questo articolo è tutto. Se hai trovato contenuti di valore, condividi in un commento qui sotto qual è stata l’intuizione/l’informazione che ha cambiato il tuo approccio alla produttività.
Prossimamente usciranno nuovi articoli che affronteranno altri temi sempre collegati alla produttività.
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