Proceduralizzazione
È un/una processo di trasformazione organizzativa.
Definizione Prodability
La proceduralizzazione è il processo che trasforma un'attività eseguita in modo variabile e informale in un'attività documentata con passi standard e responsabilità assegnate. Agisce in input su pratiche informali e conoscenza tacita degli esecutori; produce in output una SOP o un'istruzione operativa che riduce la varianza dell'output. Le condizioni che ne determinano il successo sono tre: l'attività scelta è sufficientemente ripetitiva, i passi reali vengono osservati — non ipotizzati — e il documento viene adottato da chi esegue. Senza adozione, la proceduralizzazione produce soltanto carta.
Capire a fondo il concetto
Un esercizio guidato in tre fasi: definizione propria, esplorazione delle fonti e confronto con le parti che reggono il concetto.
ProceduralizzazioneDa non confondere con
- Scrittura della SOP
La scrittura della SOP è la fase redazionale della proceduralizzazione: produce il documento. La proceduralizzazione include anche la scelta dell'attività, l'osservazione del processo reale, la validazione e l'adozione. Scrivere la SOP è una parte, non il tutto.
- Automazione dei processi
L'automazione sostituisce l'azione umana con sistemi software. La proceduralizzazione documenta e standardizza l'azione umana senza necessariamente automatizzarla. Spesso la proceduralizzazione precede l'automazione: si documenta prima di automatizzare.
Come funziona il meccanismo
Input
Attività informali con variabilità di output e conoscenza tacita degli esecutori
Output
SOP o istruzione operativa che riduce la varianza dell'output
Condizioni di attivazione
- L'attività è eseguita con frequenza sufficiente da giustificare il costo di scrittura
- Esiste variabilità osservabile tra esecutori diversi o tra esecuzioni diverse
- Chi esegue è disponibile a osservare e validare i passi documentati
Effetti osservabili
- Riduzione della varianza dell'output sull'attività proceduralizzata
- Velocità di onboarding aumentata per i nuovi collaboratori su quell'attività
- Diminuzione della dipendenza dalla persona specifica che 'sa come si fa'
Altre prospettive sul concetto
Definizioni autorevoli da angoli diversi, da confrontare nell'esercizio «Aiutami a comprendere».
La standardizzazione del lavoro è il meccanismo di coordinamento che riduce la necessità di comunicazione orizzontale tra operatori: i passi sono pre-definiti, e ogni esecutore sa cosa fare senza coordinarsi in tempo reale con gli altri.
Fonti
- Banca d'Italia (2024), Relazione Annuale sul 2024 — fonte