Agenda Condivisa
È un/una strumento di struttura organizzativa.
Definizione Prodability
L'agenda condivisa è uno strumento di struttura per le riunioni che va condivisa almeno 24 ore prima della riunione, non all'inizio dell'incontro. Ogni voce va etichettata con la sua funzione: decisione (si deve scegliere), informazione (si trasferisce un aggiornamento), discussione (si confrontano prospettive). La distinzione cambia la dinamica: le voci informazione potrebbero essere sostituite da un documento inviato prima; le voci decisione richiedono materiali di supporto già distribuiti. L'anticipo di 24 ore e l'etichettatura per funzione sono un criterio operativo adottato dalla redazione: le fonti citate nell'articolo di origine inquadrano il tema delle riunioni di lavoro, ma nessuna misura l'efficacia di queste indicazioni.
Capire a fondo il concetto
Un esercizio guidato in tre fasi: definizione propria, esplorazione delle fonti e confronto con le parti che reggono il concetto.
Agenda CondivisaDa non confondere con
- Ordine del giorno informale
L'ordine del giorno informale elenca argomenti senza etichettare la funzione (decisione / informazione / discussione) e senza distribuire materiali; l'agenda condivisa struttura la dinamica della riunione in anticipo, rendendo visibile quale regime di interazione è atteso per ogni voce.
Come funziona il meccanismo
Input
Elenco degli argomenti da trattare + etichette funzione + materiali di supporto
Output
Partecipanti preparati, dinamica di riunione strutturata per funzione, riduzione del tempo di contestualizzazione in apertura
Condizioni di attivazione
- Prima di ogni riunione, almeno 24 ore prima
- Quando si introduce una nuova riunione ricorrente nel calendario
Effetti osservabili
- Riduzione del tempo di contestualizzazione iniziale in riunione
- Separazione tra voci che potrebbero essere asincrone e voci che richiedono la presenza
Altre prospettive sul concetto
Definizioni autorevoli da angoli diversi, da confrontare nell'esercizio «Aiutami a comprendere».
L'agenda diffusa prima dell'incontro serve a ridurre l'ambiguità di ruolo, ad accorciare la fase di apertura e a far arrivare preparati i partecipanti: sono gli effetti attesi da chi la adotta, non una graduatoria di predittori ricavata da una misurazione.
Fonti
- Odermatt, I., König, C. J., & Kleinmann, M. (cap. 4, in Allen, J. A., Lehmann-Willenbrock, N., & Rogelberg, S. G., Eds.) (2015), Meeting Preparation and Design Characteristics, in The Cambridge Handbook of Meeting Science, pp. 49-68 — fonte