Le regole fanno parte della vita di qualsiasi organizzazione. Possono riguardare il modo di lavorare, l'utilizzo di strumenti, la gestione dei clienti, la pianificazione delle attività o le modalità di collaborazione tra le persone.
Ogni volta che viene introdotta una regola, l'obiettivo è orientare i comportamenti verso una direzione ritenuta migliore.
Eppure, uno dei problemi più frequenti consiste proprio nel fatto che, anche quando vengono comunicate con chiarezza, le regole finiscono per non essere rispettate.
La reazione più immediata all’impatto con questo problema è spesso quella di irrigidire i controlli o aumentare le conseguenze per chi non le segue. Se, nonostante queste azioni, il problema non è ancora risolto, occorre domandarsi se sia il modo giusto di agire per risolvere la situazione…
Prima di cercare una soluzione, infatti, è necessario comprendere come funziona realmente un problema: solo attraverso un'analisi corretta è possibile individuare le cause che lo mantengono e intervenire in modo efficace.
Il problema: quando una regola comunicata continua a non essere rispettata Una regola può assumere forme molto diverse. Può essere la richiesta di compilare un report al termine della giornata, l'introduzione di un nuovo software da utilizzare dalla settimana successiva, la definizione di una giornata dedicata ad una specifica attività oppure un’indicazione rivolta ai clienti, ai collaboratori o ai propri familiari.
In tutti questi casi è presente un elemento comune: viene stabilito un comportamento che da quel momento dovrebbe essere seguito.
Il problema nasce quando, nonostante la regola venga comunicata, questa continua a non essere rispettata.
Quando ci si trova di fronte a una situazione che non piace (un problema), il primo passo consiste nel decidere se si ritiene di poter fare qualcosa a riguardo oppure no. Ogni problema può, infatti, essere affrontato scegliendo di intervenire oppure di accettarlo, iniziando a ritenerlo normale, limitandosi a subirne gli effetti.
Per esempio, se un collaboratore si lamenta continuamente è possibile considerare questa situazione un problema sul quale intervenire, lavorando per comprenderne i motivi e trovare soluzioni, oppure iniziare a lamentarsi del fatto che quella persona si lamenta senza fare nulla. Le due scelte conducono inevitabilmente a risultati diversi.
Una convinzione da cui partire per affrontare il problema del rispetto delle regole riguarda il ruolo di chi le crea ed il suo impatto sul funzionamento della regola: chi introduce una regola ha una grande responsabilità sul fatto che venga rispettata oppure no.
La responsabilità non riguarda soltanto il contenuto della regola, ma anche il modo in cui viene progettata, comunicata e fatta rispettare.
Definito il problema, la responsabilità nel ruolo di chi crea regole e la necessità di agire per risolverlo, occorre poi dedicarsi ad un processo di profonda comprensione del problema se si è intenzionati a trovare una soluzione che lo risolva in modo stabile.
Infatti, in assenza di un processo di analisi, la mente tende a proporre immediatamente una soluzione, suggerendo interventi che sembrano logici, ma che molto spesso sono influenzati da bias cognitivi. Queste scorciatoie mentali portano a mettere in atto soluzioni apparentemente efficaci che, nella realtà, invece, finiscono per mantenere il problema.
Per questo motivo l'analisi rappresenta il primo vero strumento di lavoro nella risoluzione efficace dei problemi. Nella maggior parte dei casi i problemi continuano ad esistere perché non si conosce il loro funzionamento. Comprendere un problema permette, invece, di individuare le sue cause reali prima di cercarne la soluzione in modo superficiale.
La chiarezza nasce quindi dall'analisi, non dalla ricerca immediata di una risposta risolutiva.
Prima ancora di analizzare perché una regola non venga rispettata, per comprendere la vera natura del problema, è necessario chiarire che cosa sia realmente una regola.
Che cos’è una regola e quale funzione svolge all’interno di un sistema
La parola regola deriva dal latino regula , termine che indicava un'asticella di legno o un righello, a sua volta derivato dal verbo regere , cioè "guidare diritto".
La regola nasce quindi come uno strumento per raddrizzare .
Dal punto di vista organizzativo può essere definita come un vincolo comportamentale che distingue chiaramente una modalità corretta da una modalità non corretta di agire . Questa distinzione rappresenta il suo elemento essenziale.
Le regole sono uno strumento con una chiara funzione e sono sempre state utilizzate nei sistemi per indicare i comportamenti accettati e condivisi come appropriati e giusti in tutti gli ambiti umani.
La presenza delle regole nella società ha subito continue variazioni per contenuti ma anche per quantità, conseguenze e vincoli a cui si accompagnano.
Le ricerche mostrano statistiche interessanti sulla presenza delle regole nell’attualità.
Cosa dice la scienza sulla presenza delle regole nella società attuale
Le regole nel mondo stanno aumentando o diminuendo? E, se aumentano, cosa significa?
Le persone tendono a seguire di più o meno le regole in generale?
Le ricerche disponibili mostrano una tendenza chiara: negli ultimi decenni il numero delle regole è cresciuto in molti ambiti della società.
Sempre più spesso, quando una regola non produce il risultato atteso, la risposta consiste nell'introdurne un'altra . Così, invece di eliminare o sostituire quelle esistenti, si aggiungono nuovi obblighi, nuovi divieti, nuove eccezioni e nuovi controlli.
È quanto emerge anche dai rapporti dell'OCSE. L'organizzazione evidenzia che il numero complessivo delle norme continua ad aumentare e che le nuove regole, nella maggior parte dei casi, si sommano a quelle già esistenti. [1]
Nel rapporto pubblicato nel 2026 si parla di una vera e propria espansione della regolazione , cioè di una crescita continua delle norme. [2]
Le proposte legislative della Commissione Europea, ad esempio, sono passate da 374 nel periodo 1999-2004 a 431 nel periodo 2019-2024, mentre la loro lunghezza media è quasi raddoppiata.
Negli Stati Uniti anche il corpus delle norme federali continua a crescere da decenni e, allo stesso tempo, aumentano le parole che esprimono obblighi e divieti, come "deve", "è obbligatorio", "non può" o "è vietato". [2]
Lo stesso fenomeno si osserva nel Codice della Strada. Con il passare degli anni sono state introdotte nuove regole, nuovi obblighi, nuove sanzioni e nuovi requisiti tecnici. [3]
Si pensi, ad esempio, alle norme sull'uso dello smartphone alla guida, ai monopattini elettrici, ai sistemi di assistenza alla guida (ADAS), ai dispositivi antiabbandono, alle scatole nere, ai limiti per i neopatentati e ai sistemi automatici di controllo.
A queste si aggiungono tutte le prescrizioni introdotte negli ultimi decenni per migliorare la sicurezza dei veicoli, ridurre le emissioni e rendere più rigorosi i controlli.
Anche nella scuola emerge la stessa tendenza. Secondo il National Center for Education Statistics , le scuole pubbliche statunitensi dotate di telecamere di sicurezza sono passate dal 61% nel 2009-2010 al 93% nel 2021-2022. [4]
Negli anni sono aumentati anche gli strumenti di controllo e monitoraggio, come il registro elettronico, che permette di registrare e verificare in modo continuo presenze, ritardi, voti, note disciplinari, compiti e comunicazioni con le famiglie.
Una crescita simile riguarda anche la normativa italiana. Lo studio di La Cava, Greco e Tagarelli (2021) [5] mostra che negli ultimi trent'anni il Codice civile è cambiato in modo significativo: sono aumentate la quantità delle disposizioni, la loro estensione e anche la loro complessità.
Nel complesso, le ricerche descrivono una tendenza comune: davanti a un problema, la risposta è spesso quella di aggiungere una nuova regola.
Se una persona non rispetta un obbligo, si introduce una nuova prescrizione; se questa non basta, si aggiungono sanzioni, controlli o ulteriori eccezioni. In questo modo il sistema tende a diventare sempre più complesso, perché ogni nuova regola cerca di colmare un problema, ma finisce per aggiungersi a tutte quelle già esistenti.
Come individuare gli effetti del mancato rispetto delle regole Una volta definito il problema, è necessario verificare se sia realmente presente nella propria realtà.
La prima domanda da porsi è se il mancato rispetto delle regole rappresenti un episodio occasionale oppure un problema ricorrente nei propri sistemi.
Può riguardare collaboratori, clienti, fornitori oppure la persona stessa, quando fatica a rispettare le regole che si è data.
È importante riconoscere se ci si trova di fronte a un problema cronico.
Quando una regola viene disattesa una sola volta, è possibile che si tratti di una semplice casualità. Se, invece, la stessa situazione continua a ripresentarsi nel tempo e coinvolge persone diverse, il problema assume un carattere cronico.
La ricorrenza del problema non dimostra soltanto che esso continua a esistere. Dimostra anche che i tentativi migliorativi precedenti non sono stati sufficienti a risolverlo.
Con il passare del tempo molti problemi cronici diventano compromessi: non riuscendo a gestirli, si finisce per conviverci. Il cervello smette gradualmente di considerarli un'anomalia, li normalizza e li accetta come parte del funzionamento quotidiano. Il problema, però, continua a rimanere presente.
Per rilevare correttamente il problema è utile porsi le tre domande che accompagnano qualsiasi analisi:
Quali segnali ed evidenze dimostrano che il problema esiste?
Chi vive il problema?
Dove si manifesta?
Queste domande permettono di raccogliere elementi concreti e aiutano anche a quantificare l’impatto del problema nella propria realtà.
Quando una regola non viene rispettata, gli effetti che si manifestano sono generalmente quattro.
Disobbedienza
La disobbedienza non consiste semplicemente nel non eseguire una regola.
Il termine obbedienza deriva dal latino ob-audire , cioè "ascoltare stando sotto". Obbedire significa quindi mettersi realmente in ascolto.
Per contro, la disobbedienza rappresenta la scelta di non ascoltare.
Chi disobbedisce interrompe il processo di ascolto della regola e decide di seguire una strada diversa. Non cerca di comprenderne il significato né il motivo della sua esistenza, ma reagisce scegliendo un comportamento alternativo. Anche quando questa scelta è motivata, procede semplicemente nella direzione opposta rispetto a quella indicata dalla regola (potremmo dire per partito preso).
La conseguenza è la chiusura delle vie dell'ascolto.
Incapacità di influenzare il sistema
Le regole servono a orientare il funzionamento di un'organizzazione verso il risultato desiderato.
Quando non vengono rispettate, diminuisce progressivamente la capacità di influenzare il sistema attraverso i comportamenti delle persone. La regola perde la propria funzione di guida e diventa incapace di produrre gli effetti per cui era stata introdotta.
Perdita di leadership e autorevolezza
Stabilire una regola e non intervenire quando viene sistematicamente ignorata rappresenta uno dei modi principali per perdere autorevolezza.
Ogni regola che rimane senza alcuna azione di ripristino comunica implicitamente che può essere disattesa senza conseguenze e smette di rappresentare un punto di riferimento per il gruppo.
Impossibilità di crescita
Le regole hanno la funzione di mantenere una direzione comune.
Se non riescono più a orientare il comportamento delle persone, il sistema perde progressivamente coerenza. Ognuno finisce per seguire criteri differenti e diventa sempre più difficile guidare l'organizzazione verso un miglioramento stabile.
La crescita richiede infatti la capacità di influenzare il sistema attraverso regole che vengano realmente adottate e utilizzate.
Che cosa dovrebbe accadere in un sistema dove le regole funzionano Ogni volta che si analizza un problema è importante chiedersi quale sarebbe la situazione desiderata in assenza del sintomo. In altre parole, come si vorrebbe che andassero le cose se quel problema non esistesse.
Definire la condizione ideale in modo impreciso o errato porterà a perseguire soluzioni inefficaci: è dunque fondamentale distinguere tra condizione ideale errata e corretta.
Anche nel caso delle regole è necessario chiedersi quale sia la condizione ideale da raggiungere prima di cercare una soluzione.
La risposta più immediata e logica sembra essere: "Tutti devono rispettare le regole."
Si tratta però di una conclusione solo apparentemente corretta.
Se tutte le regole venissero rispettate sempre e in modo assoluto, verrebbero meno autonomia, crescita e capacità di miglioramento. Le persone si limiterebbero a eseguire ciò che è stato stabilito senza sviluppare spirito critico né contribuire all'evoluzione del sistema.
La condizione ideale è, quindi, diversa: “Tutti devono sfruttare le regole”
L'obiettivo non è che le persone rispettino le regole per obbligo, ma che imparino a sfruttarle.
Sfruttare una regola significa comprenderne il valore e utilizzarla per ottenere un beneficio. La regola diventa uno strumento che aiuta a raggiungere un risultato migliore e non un semplice vincolo da sopportare.
Rispettare una regola, invece, può significare semplicemente adeguarsi per evitare conseguenze negative.
La differenza è sostanziale.
Nel primo caso il comportamento nasce dalla comprensione del beneficio che la regola produce.
Nel secondo nasce dalla paura delle conseguenze.
È questa distinzione a cambiare completamente il modo di progettare, comunicare e far vivere una regola all'interno di un'organizzazione.
Le convinzioni che guidano il modo di creare e far rispettare le regole Alla base della scelta di una soluzione c’è sempre una convinzione: un’idea che ha il potere di indirizzare l’azione in modo corretto per risolvere stabilmente il problema oppure dirottare nella direzione sbagliata che, invece di risolvere, aiuta a mantenere il problema e lo rende cronico.
L'idea più comune su cui si appoggia il problema del mancato rispetto delle regole è la seguente: “una regola va imposta”.
Quando si parte da questa convinzione, si ritiene sufficiente stabilire un comportamento e comunicarlo. Se le persone non lo seguono, la risposta diventa aumentare la pressione oppure irrigidire le conseguenze.
In realtà, l'idea corretta su cui dovrebbe poggiare la creazione di una regola è diversa: “Una regola va venduta”.
Questo significa che deve essere spiegata, compresa e fatta acquistare da chi dovrà applicarla.
La persona chiamata a rispettarla dovrebbe arrivare a riconoscerne l'utilità, comprenderne il motivo e interiorizzarla. La regola non dovrebbe essere semplicemente decisa da chi la introduce, ma diventare una scelta condivisa da chi la utilizza.
Quando questo processo non avviene, ciò che viene percepito non è più una regola: diventa un'imposizione.
Regola e imposizione sono entrambe un vincolo sul comportamento, ma funzionano in modo completamente diverso.
Nell'imposizione esiste un forte squilibrio tra ciò che accade se la si rispetta e ciò che accade se non la si rispetta.
Le conseguenze negative del mancato rispetto sono talmente elevate da eliminare qualsiasi reale possibilità di scelta. La persona non segue l'indicazione perché la ritiene utile, ma perché teme le conseguenze.
La regola, invece, mantiene un equilibrio.
Può essere rifiutata senza produrre conseguenze immediate sproporzionate.
L'elemento che la rende efficace non è la minaccia, ma il beneficio che produce.
Questa distinzione è fondamentale.
Per questo motivo ogni regola dovrebbe possedere una reason why , cioè una motivazione costruita a favore di chi dovrà applicarla.
Chi segue la regola deve comprendere quali vantaggi otterrà e in che modo potrà sfruttarla per migliorare il proprio lavoro o raggiungere risultati migliori.
Quando questa motivazione manca, la regola viene facilmente percepita come un'imposizione.
Confondere regola e imposizione rappresenta quindi il primo grande equivoco.
Molte di quelle che vengono chiamate regole sono, in realtà, imposizioni.
Di fronte a un'imposizione le reazioni possibili sono generalmente due.
La prima è la sottomissione, nella quale la persona rinuncia al proprio spirito critico e si limita a eseguire.
La seconda è l'opposizione, che porta alla disobbedienza e al rifiuto della richiesta.
Quando si introduce una nuova regola è quindi necessario verificare sempre due aspetti.
Il primo riguarda le conseguenze.
È importante chiedersi se la persona possa scegliere di non seguirla senza incorrere in conseguenze sproporzionate. Se questo non è possibile, probabilmente non si è più di fronte a una regola ma a un'imposizione.
Il secondo riguarda la motivazione.
Occorre chiedersi se esista una reason why realmente costruita a favore di chi dovrà applicare la regola. Se il beneficio non è chiaro, sarà molto difficile che la regola verrà interiorizzata e sfruttata.
Le cause che portano una regola a non essere rispettata Quando si cerca di spiegare perché una regola non venga rispettata, è facile attribuire il problema a cause solo apparenti.
Le più comuni sono due.
La prima consiste nel ritenere che le persone siano poco disciplinate . Da questa convinzione nasce la tendenza ad aumentare le conseguenze del mancato rispetto della regola, trasformandola progressivamente in un'imposizione.
La seconda consiste nel credere che le regole siano troppo rigide . In questo caso si cerca di introdurre sempre più eccezioni e compromessi, fino a trasformare la regola in un semplice consiglio.
Imposizione e consiglio rappresentano quindi i due estremi nei quali una regola può essere trasformata quando si interpreta in modo errato il problema.
Le cause che mantengono realmente il problema sono però altre.
1. Disallineamento sulla funzione della regola
Ogni regola nasce perché qualcuno vede un problema che desidera risolvere.
Molto spesso, però, quel problema è evidente soltanto a chi introduce la regola.
Le persone chiamate ad applicarla non condividono la stessa percezione del problema e, di conseguenza, non comprendono perché quella regola sia stata creata.
Manca quindi un allineamento sulla funzione della regola.
2. La regola viene confusa con un'imposizione o con un consiglio
Quando una regola non presenta una motivazione chiara oppure produce conseguenze sproporzionate, viene percepita come un'imposizione.
Quando, invece, lascia spazio a continue eccezioni e compromessi, viene interpretata come un semplice consiglio.
In entrambi i casi perde la propria natura e smette di svolgere la funzione per cui era stata introdotta.
3. Monitoraggio e correzione sono assenti o inadeguati
Una regola non può essere considerata efficace semplicemente perché è stata comunicata.
È necessario prevedere un periodo di monitoraggio.
Occorre verificare se le persone l'abbiano realmente compresa, se la stiano sfruttando nel modo previsto e se siano necessari aggiustamenti.
La regola deve quindi essere accompagnata da un'attività di monitoraggio e correzione fino a quando non viene interiorizzata e utilizzata correttamente.
Solo in questo modo può diventare parte del normale funzionamento dell'organizzazione.
Le azioni che aiutano a comprendere, interiorizzare e sfruttare una regola Una volta individuate le cause che mantengono il problema, è possibile intervenire con azioni coerenti che vanno a lavorare per colmare le mancanze e quindi agiscono sulle cause reali del problema.
Le azioni risolutive, dunque, non porteranno ad aumentare il controllo sulle persone, ma a creare le condizioni affinché la regola venga compresa, interiorizzata e sfruttata.
1. Condividere il problema che ha portato alla nascita della regola
Ogni regola nasce perché qualcuno osserva una situazione che considera inadeguata rispetto al risultato desiderato.
Molto spesso, però, questo problema è evidente soltanto a chi introduce la regola.
Prima ancora di spiegare quale comportamento dovrà essere seguito, è quindi necessario condividere il problema che ha reso necessaria quella regola.
Solo quando le persone riconoscono l'esistenza dello stesso problema possono comprendere la funzione della regola e attribuirle un significato.
Se manca questa condivisione, la regola rischia di essere percepita come una decisione arbitraria imposta dall'alto.
2. Definire bene la motivazione della regola con la reason why
Una regola efficace non si limita a indicare che cosa fare.
Spiega anche perché conviene farlo.
Per questo motivo è importante definire una reason why costruita dal punto di vista di chi dovrà applicare la regola. I benefici devono essere concreti, comprensibili e direttamente collegati al comportamento richiesto.
La comunicazione della regola dovrebbe quindi concentrarsi non solo sulle istruzioni operative, ma anche sul modo migliore per sfruttarla e trarne vantaggio.
Allo stesso tempo è opportuno evitare conseguenze sproporzionate nel caso in cui la regola non venga seguita. Conseguenze eccessive rischiano infatti di trasformarla in un'imposizione, facendo perdere il significato originario della regola stessa.
3. Programmare monitoraggio e correzione
Una regola non può essere considerata efficace nel momento in cui viene semplicemente comunicata.
È necessario prevedere un periodo di monitoraggio durante il quale verificare se è stata realmente compresa, se viene utilizzata correttamente e se sta producendo gli effetti attesi.
Il monitoraggio non ha una funzione di controllo fine a sé stesso, ma rappresenta uno strumento di apprendimento.
Attraverso il confronto con le persone coinvolte è possibile comprendere se la regola è stata interiorizzata, individuare eventuali difficoltà e apportare gli aggiustamenti necessari.
La fase di correzione dovrebbe proseguire fino a quando la regola non viene sfruttata spontaneamente e diventa parte del normale funzionamento dell'organizzazione.
Importantissimo è che le regole siano scritte, abitudine sempre valida affinché un’azienda si comporti da sistema che non lascia spazio a casualità e disorientamento.
Anche quando le regole vengono formalizzate all'interno di un regolamento, però, il documento da solo non è sufficiente a garantirne l'efficacia. Il regolamento rappresenta uno strumento di riferimento, ma il risultato dipende dalla capacità di condividere il problema da cui nasce la regola, comunicarne il valore, accompagnarne l'applicazione e verificarne nel tempo il corretto utilizzo.
In conclusione, il mancato rispetto delle regole viene spesso interpretato come un problema di disciplina o di scarsa collaborazione.
Questa lettura porta generalmente ad aumentare i controlli, irrigidire le conseguenze oppure, all'opposto, a moltiplicare le eccezioni fino a svuotare le regole del loro significato.
L'analisi mostra, invece, che il problema nasce molto prima: dalla mancata condivisione del motivo per cui la regola esiste, dalla confusione tra regola e imposizione e dall'assenza di un monitoraggio che accompagni le persone nella sua applicazione.
Una regola diventa realmente efficace quando smette di essere percepita come un obbligo e viene riconosciuta come uno strumento utile per ottenere un risultato migliore.
Solo in quel momento non viene semplicemente rispettata, ma sfruttata, trasformandosi in un elemento capace di orientare stabilmente il comportamento delle persone e favorire la crescita dell'intero sistema.
Ogni problema può essere affrontato e risolto seguendo un processo di comprensione e analisi delle cause che lo generano, definendo delle azioni concrete che lo risolvono all’origine: occorre un metodo corretto di problem solving.
Marco Belzani ha, infatti, ideato il corso ‘Un Problema a Settimana’: un programma che prevede una lezione settimanale on line di 50 minuti dedicata ad un problema specifico inerente il mondo del lavoro e del management.
L’incontro settimanale affronta i problemi con cui imprenditori, manager e professionisti impattano nella propria attività, fornendo soluzioni utili a risolverli in modo stabile.
Lo scopo di questo servizio, oltre a dare una soluzione pratica e facilmente applicabile ai problemi più comuni e radicati nelle aziende, è quello di fornire una palestra continua per allenare la competenza di risolvere i problemi.
Per ulteriori informazioni sul corso ‘Un Problema alla Settimana”
Scopri il corso Contenuti dell’Articolo: Marco Belzani
Redazione editoriale: Dalia Bartiromo
Chi siamo e come lavoriamo
Fonti e Riferimenti
[1] OECD. (2020). Reviewing the Stock of Regulation: OECD Best Practice Principles for Regulatory Policy . OECD Publishing.
[2] OECD. (2026). Smart Regulations, Strong Business: Simplification and Regulatory Burden Reduction . OECD Publishing.
[3] European Automobile Manufacturers' Association (ACEA). (2023). Automotive Regulatory Guide 2023 .
[4] National Center for Education Statistics. (2022). School Survey on Crime and Safety (SSOCS): Safety and Security Practices at Public Schools . U.S. Department of Education.
[5] La Cava, L., Greco, S., & Tagarelli, A. (2021). The Italian Civil Code Network Analysis . Proceedings of the 2nd International Workshop on Artificial Intelligence and Intelligent Assistance for Legal Professionals in the Digital Workplace.
