Quanto tempo è andato perso questa settimana per cercare quel documento?
\nI tempi di ricerca dei documenti e il rischio di perderli sono un indicatore fondamentale del livello di organizzazione dei propri sistemi.
\nNon è frequente avere controllo su ciò che genera disordine nei propri archivi o nell’utilizzo di strumenti e processi digitali.
\nSi ignora l’importanza di progettare un sistema di archivi e regole che permette di risparmiare tempo e stress.
\nEppure la mancanza di ordine nei documenti digitali presenta effetti a lungo termine che impattano sulla qualità della vita di ogni individuo e sulla produttività dell’azienda.
\nCome sapere se si ha un problema di disordine con i documenti digitali?
\nSe nel processo di archiviazione dei propri file non c’è ordine, si deve dedicare tempo per reperirlo quando serve.
\nDurante la ricerca del file è probabile pensare:
\n“era salvato sul desktop, ne ero sicuro…”
\n“forse è rimasto come allegato in email o in una chat whatsapp…”
\n“di quale documento parliamo? Documento definitivo 1, versione 2, versione finale…”
\nNon è raro che la difficoltà derivata dal trovare i documenti (sia in spazi digitali che fisici) porti addirittura a preferire di lavorarci nuovamente e rifarli da zero piuttosto che investire altro tempo a cercarli.
\nSe alcune di queste situazioni suonano familiari, c’è un problema di disordine relativo strumenti digitali e processi di archiviazione che vale la pena approfondire e risolvere.
\nDesktop del pc saturati da icone di file, caselle mail piena, archiviazione file non intuitiva, documenti stampati che non hanno posto…sono alcuni segnali evidenti che qualcosa non sta funzionando come dovrebbe.
\nSpesso questo problema non è nemmeno percepito come tale ma nasconde costi altissimi, sia per la singola persona che per il sistema di cui fa parte.
\nLa ricerca ha dimostrato che il problema del disordine digitale comporta un dispendio di tempo consistente e concreto nella propria giornata lavorativa.
\nIn particolare nei Report aziendali e survey IDC Corporation & McKinsey Global Institute Research si è quantificato il tempo dedicato a ritrovare documenti come segue:
\nInoltre, in merito alla difficoltà derivata dal lavorare in condizioni di disordine, McMains & Kastner (2011) in “Journal of Neuroscience (Princeton Neuroscience Institute)” hanno dimostrato che più oggetti ci sono nel campo visivo, più il cervello deve lavorare per filtrarli, affaticandosi nel tempo e riducendo la propria capacità di funzionare.
\nInfine, Sillence et al. (2023) in “Human–Computer Interaction” ha evidenziato che chi accumula file senza cancellare riporta più difficoltà a ritrovare le informazioni e prova attaccamento ai dati e disagio all'idea di perderli.
\nCon queste condizioni la mente è costretta a lavorare di più: impiega più tempo e spende più energie.
\nE’ stato, infatti, stimato un sovraccarico del 33% della mente in condizioni di disordine.
\nIl risultato è un significativo aumento del carico cognitivo: ogni file sparso sul desktop, ogni tab aperto senza criterio e ogni archivio non categorizzato costringono il cervello a ri-processare continuamente, alzando i livelli di stress e riducendo la lucidità operativa.
\nE’ giusto chiedersi, allora, che effetti produce il problema del disordine digitale.
\nSono 3 gli effetti più evidenti:
\nSi pensa raramente a quanto le attività che compensano le falle di un sistema comportino dei costi altissimi per quel sistema: ogni volta che un collaboratore non sta lavorando direttamente ad una sua mansione, di fatto non sta producendo.
\nAnzi! Sta costando il doppio: c’è il costo orario della persona e il costo del mancato valore generato.
\nInoltre, nessuno si ferma a risolvere alla radice il problema che puntualmente si ripropone.
\nQuindi, tutte le risorse (tempo ed energie) impiegate nella ricerca di file titolati male, archiviati senza regole, abbandonati in spazi non sfruttati propriamente o condivisi chiaramente, vanno sprecate.
\nIniziare a calcolare il costo del compenso orario di ogni collaboratore in proporzione alle due ore e mezza (secondo la scienza) perse quotidianamente per la ricerca di ciò che dovrebbe servire per finalizzare il proprio lavoro, fornisce la misura dei costi sommersi che dipendono dal disordine digitale.
\nRisulta chiaro che il disordine digitale è un problema con effetti molto negativi e va risolto.
\nRiconoscere un problema significa anche prendere atto che, senza un intervento adeguato, le sue conseguenze tenderanno ad amplificarsi nel tempo.
\nDa quel momento si può scegliere di accettare la situazione così com'è, assorbendone i costi e gli effetti negativi, oppure cercare una soluzione.
\nOccorre però fare attenzione: intervenire non equivale necessariamente a risolvere.
\nEsistono infatti soluzioni che modificano poco o nulla del problema originario.
\nTra le soluzioni più comuni, individuate per risolvere il problema del disordine digitale c’è:
\n1- i file vengono salvati sul desktop del pc, che è considerato il posto più affidabile ed accessibile dovre trovare sempre tutto: in pratica si usa il desktop come uno spazio di archiviazione definitivo che però si riempie e aumenta la confusione (anche visiva) invece di facilitare la ricerca.
\n2- si tende a fare sempre lo stesso percorso di salvataggio, ma senza delle regole scritte e condivise: quindi si sta di fatto affidando alla memoria il compito di ritrovare i file e questo genera sovraccarico e stress.
\n3- si dividono i file tra più piattaforme ma senza regole di appartenenza: lo spazio di archiviazione non è univoco ma frammentato tra più luoghi (fisici o digitali) o addirittura tra più dispositivi senza regole chiare su cosa dovrebbe venire salvato e dove.
\nLe tre opzioni appena descritte possono apparire convincenti, ma non sono in grado di eliminare realmente il problema. Il motivo è che intervengono su ciò che il problema produce, senza agire su ciò che lo alimenta.
\nQuando si affronta il tema del disordine digitale, come qualsiasi altra difficoltà presente in un'organizzazione, il punto decisivo non è gestire le manifestazioni del problema, ma individuare il meccanismo che le genera.
\nPer ottenere un miglioramento stabile nel tempo è necessario seguire un percorso strutturato. Questo significa osservare come il lavoro viene svolto, comprendere il funzionamento delle attività coinvolte e individuare dove il sistema perde efficacia.
\nDietro ogni criticità esiste sempre un fattore che ne ha reso possibile la comparsa, una causa. Individuare questa causa consente di progettare un intervento mirato, capace di rimuovere l'origine del problema anziché limitarne gli effetti.
\nIn questo articolo viene analizzato il caso del disordine digitale attraverso un metodo pratico che interviene sul punto in cui il problema prende forma. Lo stesso approccio può essere adottato per affrontare con successo numerose situazioni che limitano le prestazioni aziendali.
\nDa questa impostazione nasce “Un Problema a Settimana”, il percorso formativo di Prodability Academy che propone ogni settimana una sessione online di 50 minuti dedicata a una specifica problematica del management e dell'organizzazione del lavoro.
\nIl programma è stato pensato per trasferire strumenti immediatamente applicabili e, al tempo stesso, sviluppare una competenza essenziale: la capacità di leggere i problemi, comprenderne l'origine e affrontarli in modo sistematico.
\nTutto comincia da una domanda fondamentale: in quale punto del sistema si è creata la condizione che ha generato il problema?
\nIndividuare una soluzione che elimini un problema in modo stabile non dipende dalla ricerca della risposta più veloce, ma dall'applicazione di un metodo preciso.
\nSi parla di problem solving come l’attività che risolve i problemi grazie alla individuazione di soluzioni. In realtà, ogni intervento efficace nasce prima di tutto dalla comprensione approfondita della situazione che si intende correggere.
\nLa fase di studio del problema rappresenta infatti il momento più delicato dell'intero processo risolutivo. Quando viene svolta con accuratezza, permette di orientare le decisioni nella direzione corretta e rende molto più semplice individuare l'azione capace di produrre un risultato duraturo.
\nQuesta capacità di analisi del problema non è legata all'esperienza o all'intuizione personale, ma all'utilizzo di una metodologia che può essere appresa e utilizzata in qualsiasi ambito, professionale o privato.
\nUna volta identificato il problema, il passo successivo consiste nel localizzare il punto del processo in cui si trova la mancanza che lo ha generato.
\nLe fasi del processo, in cui la causa reale del problema del disordine digitale può trovarsi, sono:
\n1- Creazione Strumenti di Organizzazione Aziendale (es. Archivi)
\n2- Condivisione Strumenti di Organizzazione Aziendale
\n3- Utilizzo degli Strumenti di Organizzazione Aziendale
\n4- Correzione Strumenti di Organizzazione Aziendale
\nIn questo articolo, si approfondisce ed analizza la fase dell'Utilizzo degli Strumenti di Organizzazione Aziendale.
\nIl disordine digitale non dipende mai da una mancanza di memoria o di spazio nei propri dispositivi ma dall'assenza totale di una struttura efficace: è necessario definire come i file dovrebbero essere gestiti e salvati per essere trovati facilmente (non solo per uso personale ma anche condiviso).
\nDunque, se la causa reale è una mancanza, ciò che soddisfa questa lacuna sono 4 soluzioni operative da applicare nella gestione degli archivi.
\nLe soluzioni proposte sviluppano un metodo esecutivo e, quindi, lavorano sul come si fa ordine tra i propri archivi e strumenti digitali.
\nPer creare un metodo nella gestione ordinata di file e documenti è necessario applicare 4 soluzioni che sono anche regole da seguire.
\nQualsiasi file o documento indicativamente non deve superare i 3 livelli di profondità per essere raggiunto.
\nI file utilizzati più spesso nella propria operatività devono essere accessibili: sono proprio quelli i documenti che fanno perdere le citate 2 ore al giorno nella ricerca.
\nPer applicare questa regola, il primo passo è porsi una domanda fondamentale:
\nquali sono le cartelle/documenti usate con maggiore frequenza e che sono a più di 3 click di distanza?
\nRispondere a questa domanda porta già ad un livello di chiarezza bidirezionale:
\nUn primo consiglio per iniziare questo lavoro è usare i preferiti in 2 strumenti molto utili:
\nnel browser: usare la barra dei preferiti per salvare i link consultati tutti i giorni (usando le cartelle per un secondo livello di profondità)
\nnel programma di gestione cartelle del computer (explorer/finder): usare la barra laterale per salvare le cartelle consultate tutti i giorni
\nCreare archivi seguendo un principio minimalista che organizza il lavoro attraverso l’impostazione di contenitori.
\nQuesti archivi o contenitori servono a tenere separate le varie realtà della propria vita e possono essere organizzati per:
\nA questo punto è opportuno chiedersi: quali sono le cartelle che fanno parte della “zona buia” (quella più disordinata e meno accessibile) del proprio mondo digitale?
\nLa risposta individua esattamente il punto da cui partire per mettere ordine ed organizzare i file in modo minimalista.
\nUn esempio di struttura cartelle per l’ambito personale può includere i seguenti contenitori:
\nUn esempio di struttura cartelle per l’ambito aziendale può includere i seguenti contenitori:
\n*video tutorial che spiega le logiche di archiviazione delle cartelle condivise su come usare queste cartelle (può essere anche un file word).
\nIl vantaggio più evidente dell’applicazione di questa soluzione riguarda la velocità d'azione immediata, l'azzeramento dello stress di navigazione e l'inserimento intuitivo dei nuovi file per tutto il team.
\nStabilire un'unica piattaforma aziendale ufficiale per i documenti strategici, le procedure, gli archivi.
\nStabilire un'unica piattaforma personale ufficiale per documenti foto e ricordi vari.
\nDefinire in modo netto file personali e file aziendali e archiviarli in modo separato per fare in modo che ogni entità abbia un suo spazio ben chiaro è una regola molto importante per creare ordine digitale.
\nPer esempio, si può separare l’ambito personale da quello professionale utilizzando cloud diversi:
\nQuesto facilita la condivisione: per esempio si condivide esattamente le cartelle che contengono solo ciò che serve al collaboratore senza rischiare di dare accesso a documenti privati o non opportuni.
\nUna volta a settimana dedicare 10 minuti (al massimo 30) per l'archiviazione finale dei file nel desktop, la cancellazione definitiva dei file temporanei, la costruzione di nuove cartelle o la modifica della gerarchia (principio minimalista).
\nMettere in ordine genera una sensazione gratificante e sblocca processi di ricerca inconsci che consumano energie.
\nCome dimostrato dalle ricerche, non è sempre facile disfarsi di file: c’è un processo psicologico che lega anche a ciò che è vecchio ed inutilizzato ma che \"potrebbe servire”.
\nEcco perché occorre prima chiedersi cosa serve e cosa no e poi alleggerire il sistema con un’azione di decluttering di cui beneficiare direttamente: buttare ciò che non serve, rende più agile il reperimento di ciò che serve.
\nLe prime volte che si applica questa regola è interessante fermarsi a ragionare sul proprio sistema e scrivere su carta la struttura delle cartelle e dei file: non operare direttamente sul pc ma disegnare su carta le aree della vita, dove sono posizionati i documenti di quelle aree, quali sono le gerarchie che potrebbe avere per rispettare il 3 click.
\nPer la mente creare ordine è più facile che applicarlo: partire da un progetto, anche grezzo su carta, facilita il resto del lavoro.
\nE’ inoltre utile avere proprio un piano degli archivi che si andrà a costruire e utilizzare, come una planimetria di una casa e il suo progetto.
\nAncora più utile, farlo con i collaboratori con cui si lavora più spesso: concordare spazi e percorsi, utilizzo degli archivi, regole per fare ordine insieme in spazi comuni.
\nSi generano così discussioni che portano il discorso su cose molto interessanti che non verrebbero fuori senza quella interazione umana.
\nGrazie all’applicazione di queste quattro regole è possibile creare e mantenere ordine tra i propri strumenti digitali e risparmiare energie e tempo a beneficio di tutto il sistema.
\nIn sintesi:
\nQuattro regole concrete che aiutano a intervenire rapidamente sulle criticità e a produrre effetti positivi misurabili per il funzionamento dell'azienda.
\nAnche le problematiche più difficili da individuare possono essere affrontate con successo attraverso un approccio che analizza le cause e definisce soluzioni operative mirate.
\nPer ulteriori informazioni sul corso ‘Un Problema alla Settimana”
Scopri il corsoIDC Corporation & McKinsey Global Institute (2024). “Analisi sull’impatto del disordine digitale sulla produttività aziendale.” https://mckinseytalksoperations.com/app/uploads/2024/10/Rewiring-For-Productivity-%E2%80%93-Tech-Enabled-Operational-Excellence.pdf
\nMcMains, S., & Kastner, S. (2011). Interactions of Top-Down and Bottom-Up Mechanisms in Human Visual Cortex. Journal of Neuroscience, 31(2), 587–597 https://www.jneurosci.org/content/31/2/587
\nSillence, E., et al. (2023). “Digital hoarding: The influence of individual, technological and situational factors”. Human-Computer Interaction.