Può capitare di rimandare progetti, impegni o decisioni che dovevano essere rispettati?
\nTutte le volte che qualcosa che andrebbe svolto non viene eseguito si sta cadendo nella procrastinazione.
\nLa procrastinazione è la tendenza (propria e dei collaboratori) a rimandare azioni e progetti che non dovrebbero essere rimandati.
\nIl problema della procrastinazione è, purtroppo, molto diffuso ma difficilmente risolvibile.
\nTalmente diffuso che riguarda anche le abitudini più semplici i cui effetti sono poco evidenti: posticipare la sveglia ogni mattina, rimandare una visita medica, saltare appuntamenti personali.
\nCome sapere se si ha un problema di procrastinazione?
\nI segnali della procrastinazione vanno colti osservando anche semplici gesti nel quotidiano.
\nQuando si rimandano azioni e impegni, ad esempio, e ciò che si posticipa non viene riprogrammato attraverso una nuova data in calendario.
\nL’aumento del senso di sfiducia verso se stessi è una sensazione molto connessa a questo problema: sapere che qualcosa non è stato compiuto fa sentire inadeguati.
\nLa procrastinazione non si manifesta solo attraverso azioni che non vengono svolte ma anche con decisioni che si rimandano perché difficili o perché comportano uno sforzo a cui si cerca di sottrarsi: non prendere quelle decisioni però non comporta un miglioramento della situazione, anzi.
\nLa tendenza a rimandare riguarda spesso attività noiose, faticose o rischiose come chiarire malintesi, eseguire mansioni che non non sono preferite.
\nQuesta modalità di non rispettare gli impegni presi crea grossi stalli anche nei progetti: si finisce per trovarsi con situazioni ferme da tempo.
\nDi conseguenza, si altera il ritmo del lavoro: se si prende più tempo per qualcosa si riduce la disponibilità oraria per altri compiti nei quali si rischia di arrivare lunghi, all'ultimo minuto con scadenze che poi generano un forte stress.
\nQuesto modo di operare crea uno stato di tensione che ha conseguenze dirette sulla salute oltre che sulla produttività di ogni persona: diversi studi hanno dimostrato questa teoria.
\nDianne M. Tice & Roy F. Baumeister (1997) in \"Longitudinal Study of Procrastination, Performance, Stress, and Health: The Costs and Benefits of Dawdling\" hanno provato che:
\nPiers Steel (2007) in “The Nature of Procrastination: A Meta-Analytic and Theoretical Review of Quintessential Self-Regulatory Failure” e Kyung Ryel Kim & Eun Hee Seo (2015) in “The relationship between procrastination and academic performance: A meta-analysis” hanno raccolto i seguenti dati sulla diffusione della procrastinazione:
\nSteel (2007) e Ferrari & Díaz-Morales (2014) in “Self-handicapping by procrastinators: Protecting self-esteem, social-esteem, or both?” hanno mostrato che:
\nDunque, rimandare è un’abitudine tanto diffusa quanto pericolosa per produttività e salute.
\nE’ giusto chiedersi, allora, che effetti produce il problema della procrastinazione.
\nSono 4 gli effetti più evidenti:
\n1- aumento di stress e ansia: la gravità di questo effetto è amplificata dalla comune non consapevolezza che lo stress derivi da azioni procrastinate accumulate.
\nNon si comprende, infatti, che non è l’evento rimandato in sé a generare tensione, quanto la sensazione di incompiutezza che continua ad essere percepita nel profondo quando qualcosa che doveva essere fatto non è svolto.
\nLa mente continua a ricordare che c’è qualcosa da fare e più azioni (o decisioni) si rimandano, più si accumulano e più si attiva una dinamica sommersa di ansia e stress.
\n2- diminuzione dell'affidabilità: la procrastinazione è un’abitudine malsana per sé e per il sistema di cui si fa parte.
\nIl non rispetto degli impegni inizia ad essere percepito come qualcosa di normale che gli altri si aspettano e che inizieranno a fare a loro volta. Un manager che rimanda dimostra ai suoi collaboratori che questa pratica è fattibile; un genitore che procrastina mostra ai figli che è possibile agire così.
\nQuesta dinamica influisce direttamente sulla qualità del sistema a cui si appartiene e porterà quelli che ne fanno parte a prendere due tipi di decisioni:
\n3- peggior qualità del sonno: il riposo necessita di una mente libera e presente, mentre la procrastinazione apre cicli che restano aperti tenendo in allerta il cervello che, per sua natura, non vuole dimenticare nulla.
\nLe cose procrastinate occupano memoria: tenere a mente stanca e toglie energie.
\nIl riposo è distratto da pensieri che sono rimasti incompiuti: anche se non c’è consapevolezza diretta di questa dinamica è il motivo per cui ci si sente spesso affaticati.
\n4- calo dell’autostima: il fatto di non adempiere a impegni e compiti, perché rimandati, diminuisce la propria coesione e solidità.
\nCi si rende conto, nel profondo, di essere inaffidabili e si instaura un dialogo interiore che evidenzia le proprie mancanze...come se una voce dicesse “se non sei capace di rispettare nemmeno un piccolo impegno come farai ad affrontarne uno più grande?” e si perde fiducia in se stessi.
\n5- accumulo scadenze e attività: più azioni e decisioni vengono rimandate e più il carico finale di lavoro aumenta perchè si accumulano cose da fare che fanno sentire di avere poi troppe cose da fare…è un circolo vizioso.
\nLa procrastinazione ha il potere di fare danni gravissimi.
\nRisulta chiaro che la procrastinazione è un problema con effetti molto negativi.
\nQuando un problema viene riconosciuto, diventa chiaro che lasciarlo irrisolto significa permettergli di produrre effetti sempre più rilevanti nel tempo.
\nA quel punto è possibile scegliere se considerarlo inevitabile e adattarsi alle sue conseguenze oppure mettere in campo delle azioni correttive.
\nMa c'è un aspetto importante da considerare: non basta scegliere di intervenire.
\nUna soluzione è utile solo se affronta realmente la causa del problema; le soluzioni che si dedicano solo a risolvere l’effetto del problema, non sono soluzioni davvero risolutive anche se sono le più frequenti da mettere in campo.
\nTra le soluzioni più comuni, individuate per risolvere il problema della procrastinazione c’è:
\nAgire sulla procrastinazione attraverso la forza di volontà significa accettare a priori che lo sforzo può durare per un periodo ma che ci sono alte probabilità di non resistere a lungo e di tornare indietro alle vecchie abitudini.
\nAgire ma controvoglia o a forza porta ad eseguire ma in modo sciatto, impreciso.
\nSebbene possano apparire come soluzioni logiche, queste due alternative non sono in grado di eliminare realmente il problema.
\nLa ragione è che intervengono sulle conseguenze visibili, senza affrontare ciò che le ha provocate.
\nNel caso del problema della procrastinazione, come per qualsiasi altra criticità aziendale, è essenziale risalire all'origine della situazione e agire su quella.
\nPer ottenere un miglioramento concreto e duraturo non basta introdurre correttivi occasionali: occorre adottare un metodo di lavoro che permetta di comprendere come il problema si è sviluppato e quali elementi del processo lo hanno favorito.
\nOgni criticità nasce infatti da una carenza, da una regola non applicata o da un passaggio del processo che non funziona come dovrebbe. Solo identificando questi fattori è possibile definire interventi realmente efficaci.
\nIn questo articolo si analizza il problema della procrastinazione attraverso un approccio pratico che punta direttamente alla causa del problema. Lo stesso metodo può essere utilizzato per affrontare con successo diverse problematiche organizzative.
\nIl punto di partenza, secondo questo approccio, è osservare e comprendere il processo coinvolto.
\nQuando un problema continua a ripresentarsi, spesso il motivo non è la mancanza di soluzioni, ma la mancanza di un metodo per individuarne la vera origine.
\nPer questo il problem solving, da solo, non è sufficiente. Prima di cercare una risposta bisogna capire con precisione che cosa sta accadendo e perché.
\nL'analisi del problema è il passaggio che fa la differenza. Più è accurata, più diventa semplice individuare la soluzione corretta e ottenere risultati stabili nel tempo.
\nLa buona notizia è che questa capacità può essere sviluppata. Si tratta di una competenza che segue regole precise e che può essere applicata a qualsiasi tipo di problema, professionale o personale.
\nTuttavia, esiste un passaggio ancora precedente all'analisi: imparare a riconoscere i problemi quando si manifestano.
\nPuò sembrare scontato, ma molti problemi rimangono irrisolti proprio perché non vengono identificati in modo chiaro oppure perché vengono confusi con altri fenomeni più evidenti ma meno importanti.
\nSe un problema non viene visto, descritto e classificato correttamente, continuerà a produrre effetti negativi senza che nessuno intervenga sulla causa che lo alimenta.
\nPer aiutare aziende e professionisti a sviluppare questa capacità, Prodability Academy ha ideato il corso online “Problem Noting - Fai ordine nei tuoi problemi” per imparare a vedere, scrivere e ordinare correttamente i problemi di un sistema.
\nL'obiettivo del programma è rendere le persone autonome nell'individuare le criticità, definirle con precisione e stabilire un ordine di priorità efficace per affrontarle.
\nDa qui prende avvio la vera analisi: individuare il punto del processo in cui si trova la causa reale del problema.
\nLe fasi del processo, in cui la causa reale del problema della procrastinazione può trovarsi, sono:
\n1- prendere una decisione
\n2- fissare l'azione sul calendario
\n3- usare/guardare il calendario
\n4- decidere di compiere l'azione
\nSegue in questo articolo l’analisi della fase del processo che riguarda usare/guardare il calendario.
\nCome fa a generarsi il problema nell'uso del calendario?
\nSi hanno problemi con l’uso di questo strumento per la poca consapevolezza della funzione del calendario e perché manca un metodo nell'utilizzo del calendario.
\nUsare in modo improprio uno strumento ne distorce la funzione: conoscere la funzione principale è dunque il primo step necessario ad un utilizzo appropriato dello strumento.
\nQuando uno strumento ha poi più funzioni è altamente probabile che il suo utilizzo sia peggiore: uno strumento, per essere adempiente ed efficace, dovrebbe avere solo una funzione.
\nIl rischio più alto con gli strumenti è che se ne faccia un uso disfunzionale: questo uso scorretto ostacola lo svolgimento al meglio della sua funzione principale e può creare anche altri problemi collaterali.
\nUn esempio molto immediato riguarda lo smartphone: un oggetto multifunzione che non svolge più un’unica funzione precipua perchè viene usato come sveglia, macchina fotografica, radio, accesso ad internet, archivio etc..
\nIl suo uso trasversale in vari ambienti lo rende anche pericoloso: basti pensare all’utilizzo mentre si è alla guida, o gli effetti di usarlo a ristorante o in occasioni in cui non svolge una funzione che porta valore ma piuttosto genera conseguenze negative (incidenti, mutismo, disconnessione dal qui ed ora).
\nNon conoscere la funzione del calendario ed utilizzarlo senza metodo offre più occasioni alla procrastinazione di manifestarsi sia nella vita professionale che personale.
\nDunque, se la causa reale è una mancanza, ciò che soddisfa questa lacuna sono 3 soluzioni operative da applicare nell’utilizzo del calendario.
\nLe soluzioni proposte sviluppano un metodo esecutivo e, quindi, lavorano sul come si usa il calendario.
\nPer creare un metodo nell’utilizzo del calendario è necessario applicare 3 soluzioni che sono anche regole da seguire.
\nIl CALENDARIO (o PLANNER) è uno strumento organizzativo sul quale si riportano scadenze, impegni ed eventi con una date e un'ora specifica.
\nSe nel calendario non vengono riportati solo impegni con una data e un’ora specifica (di inizio e fine evento) allora lo strumento è usato male ed è più facile non rispettare l’impegno, quindi procrastinare.
\nTutto ciò che è messo in calendario deve risultare come una presa di posizione, una decisione che non può essere non considerata e non eseguita.
\nLa funzione principale del calendario è dare ritmo, offrire una connotazione spaziale del tempo.
\nIl tempo è infatti astratto e l'unico modo di vedere il suo scorrere è connotarlo fisicamente mettendolo su carta.
\nAltrimenti il tempo sembra correre veloce, sfuggire senza possibilità di percepirlo.
\nQuanto spesso capita di pensare che la giornata è volata via in un soffio, di sentire di aver perso controllo e che il momento è passato senza accorgersene?.
\nIl calendario fa percepire il tempo, aiuta a viverlo con consapevolezza è scandisce il ritmo: se non c'è un calendario in riunione manca ritmo.
\nDunque, come si usa il calendario come strumento di anti-procrastinazione?
\nIl punto fondamentale è dare grande importanza a questo strumento: attraverso il calendario imparare a non ammettere più la possibilità di procrastinare.
\nQuando qualcosa è scritto sul calendario, è come se fosse un rogito: non può essere rimandato.
\nInoltre, ogni decisione presa va messa subito a calendario: inserire l’impegno sul planner è proprio l’azione conclusiva di ogni decisione.
\nMettere a calendario un impegno deve significare già che quell’azione o scelta non può essere posticipata.
\nGrande importanza al calendario e serietà nel rispettare la modalità d’uso di questo strumento permettono di non cadere nella procrastinazione.
\nSe è necessario posticipare un’azione o una decisione (per un'emergenza o un cambio di condizioni importanti) quell’impegno non va lasciato come incompiuto nel calendario ma va riprogrammato.
\nIn questo modo la mente percepisce che i programmi possono variare ma la serietà nell’uso del calendario dimostra che la nuova scadenza dell’evento non è un gesto incompiuto.
\nOgni settimana bisogna prendere un momento per controllare il calendario, rilevare gli impegni rimandati e riprogrammarli.
\nE’ molto importante evidenziare (graficamente con un simbolo o un colore) sull’evento nella nuova data che si tratta di un posticipo: in questo modo l’attenzione aumenta sul rispetto dell’impegno.
\nLa riprogrammazione fa rendere conto di aver procrastinato, crea una consapevolezza che sarà utile per non ripetere lo stesso sbaglio.
\nPrendere una decisione una sola volta è più economico e riduce la possibilità di procrastinare.
\nTutti gli appuntamenti ricorsivi vanno fissati in calendario in un unico momento: la riunione commerciale del primo lunedì del mese può essere messa in planner una sola volta con ricorsività mensile.
\nLa mente risulta sollevata perchè non deve ricordare ogni mese di prendere questa decisione.
\nDunque, usare il calendario bene porta un approccio diverso alla procrastinazione: il calendario usato nel pieno della sua funzione principale è un ottimo strumento anti- procrastinazione.
\nTre azioni pratiche e facilmente implementabili che consentono di ottenere risultati tangibili fin da subito e di affrontare problematiche che possono compromettere le performance dell'organizzazione.
\nQualunque problema, visibile o nascosto, può trovare una soluzione stabile quando viene affrontato con un percorso strutturato che dall'analisi porta all'azione.
\nPer ulteriori informazioni sul corso “Problem Noting - Fai ordine nei tuoi problemi“
Scopri il corsoDianne M. Tice & Roy F. Baumeister (1997) \"Longitudinal Study of Procrastination, Performance, Stress, and Health: The Costs and Benefits of Dawdling\"
\nPiers Steel (2007) “The Nature of Procrastination: A Meta-Analytic and Theoretical Review of Quintessential Self-Regulatory Failure”
\nKyung Ryel Kim & Eun Hee Seo (2015) “The relationship between procrastination and academic performance: A meta-analysis”
\nSteel (2007), Ferrari & Díaz-Morales (2014) “Self-handicapping by procrastinators: Protecting self-esteem, social-esteem, or both?”