Come si usa il Calendario: le regole per ridurre la procrastinazione

Come si usa il Calendario: le regole per ridurre la procrastinazione Può capitare di rimandare progetti, impegni o decisioni che dovevano essere rispettati? Tutte le volte che qualcosa che andrebbe svolto non viene eseguito si sta cadendo nella procrastinazione. La procrastinazione è la tendenza (propria e dei collaboratori) a rimandare azioni e progetti che non dovrebbero essere rimandati. Il problema della procrastinazione è, purtroppo, molto diffuso ma difficilmente risolvibile. Talmente diffuso che riguarda anche le abitudini più semplici i cui effetti sono poco evidenti: posticipare la sveglia ogni mattina, rimandare una visita medica, saltare appuntamenti personali. Come si manifestano i problemi della procrastinazione Come sapere se si ha un problema di procrastinazione? I segnali della procrastinazione vanno colti osservando anche semplici gesti nel quotidiano. Quando si rimandano azioni e impegni, ad esempio, e ciò che si posticipa non viene riprogrammato attraverso una nuova data in calendario. L’aumento del senso di sfiducia verso se stessi è una sensazione molto connessa a questo problema: sapere che qualcosa non è stato compiuto fa sentire inadeguati. La procrastinazione non si manifesta solo attraverso azioni che non vengono svolte ma anche con decisioni che si rimandano perché difficili o perché comportano uno sforzo a cui si cerca di sottrarsi: non prendere quelle decisioni però non comporta un miglioramento della situazione, anzi. La tendenza a rimandare riguarda spesso attività noiose, faticose o rischiose come chiarire malintesi, eseguire mansioni che non non sono preferite. Questa modalità di non rispettare gli impegni presi crea grossi stalli anche nei progetti: si finisce per trovarsi con situazioni ferme da tempo. Di conseguenza, si altera il ritmo del lavoro: se si prende più tempo per qualcosa si riduce la disponibilità oraria per altri compiti nei quali si rischia di arrivare lunghi, all'ultimo minuto con scadenze che poi generano un forte stress. Questo modo di operare crea uno stato di tensione che ha conseguenze dirette sulla salute oltre che sulla produttività di ogni persona: diversi studi hanno dimostrato questa teoria. Cosa dice la scienza Dianne M. Tice & Roy F. Baumeister (1997) in "Longitudinal Study of Procrastination, Performance, Stress, and Health: The Costs and Benefits of Dawdling" hanno provato che: procrastinare peggiora performance, stress e salute la procrastinazione funziona solo nel breve termine ma produce costi molto più alti nel medio termine Piers Steel (2007) in “The Nature of Procrastination: A Meta Analytic and Theoretical Review of Quintessential Self Regulatory Failure” e Kyung Ryel Kim & Eun Hee Seo (2015) in “The relationship between procrastination and academic performance: A meta analysis” hanno raccolto i seguenti dati sulla diffusione della procrastinazione: il 90 % degli studenti procrastina regolarmente circa il 75 % circa si definisce un procrastinatore circa il 50% procrastina in modo persistente. Steel (2007) e Ferrari & Díaz Morales (2014) in “Self handicapping by procrastinators: Protecting self esteem, social esteem, or both?” hanno mostrato che: il 95% delle persone procrastina almeno occasionalmente la procrastinazione cronica grave coinvolge più del 20% degli adulti Dunque, rimandare è un’abitudine tanto diffusa quanto pericolosa per produttività e salute. Quali sono gli effetti del problema E’ giusto chiedersi, allora, che effetti produce il problema della procrastinazione. Sono 4 gli effetti più evidenti: 1 aumento di stress e ansia: la gravità di questo effetto è amplificata dalla comune non consapevolezza che lo stress derivi da azioni procrastinate accumulate. Non si comprende, infatti, che non è l’evento rimandato in sé a generare tensione, quanto la sensazione di incompiutezza che continua ad essere percepita nel profondo quando qualcosa che doveva essere fatto non è svolto. La mente continua a ricordare che c’è qualcosa da fare e più azioni (o decisioni) si rimandano, più si accumulano e più si attiva una dinamica sommersa di ansia e stress. 2 diminuzione dell'affidabilità: la procrastinazione è un’abitudine malsana per sé e per il sistema di cui si fa parte. Il non rispetto degli impegni inizia ad essere percepito come qualcosa di normale che gli altri si aspettano e che inizieranno a fare a loro volta. Un manager che rimanda dimostra ai suoi collaboratori che questa pratica è fattibile; un genitore che procrastina mostra ai figli che è possibile agire così. Questa dinamica influisce direttamente sulla qualità del sistema a cui si appartiene e porterà quelli che ne fanno parte a prendere due tipi di decisioni: sottomettersi, quindi abbassando i propri standard ed accettando il peggioramento come normale; andare in opposizione, quindi non tollerare più il sistema e lasciarlo. 3 peggior qualità del sonno: il riposo necessita di una mente libera e presente, mentre la procrastinazione apre cicli che restano aperti tenendo in allerta il cervello che, per sua natura, non vuole dimenticare nulla. Le cose procrastinate occupano memoria: tenere a mente stanca e toglie energie. Il riposo è distratto da pensieri che sono rimasti incompiuti: anche se non c’è consapevolezza diretta di questa dinamica è il motivo per cui ci si sente spesso affaticati. 4 calo dell’autostima: il fatto di non adempiere a impegni e compiti, perché rimandati, diminuisce la propria coesione e solidità. Ci si rende conto, nel profondo, di essere inaffidabili e si instaura un dialogo interiore che evidenzia le proprie mancanze...come se una voce dicesse “se non sei capace di rispettare nemmeno un piccolo impegno come farai ad affrontarne uno più grande?” e si perde fiducia in se stessi. 5 accumulo scadenze e attività: più azioni e decisioni vengono rimandate e più il carico finale di lavoro aumenta perchè si accumulano cose da fare che fanno sentire di avere poi troppe cose da fare…è un circolo vizioso. La procrastinazione ha il potere di fare danni gravissimi. Gli errori più comuni nella risoluzione del problema Risulta chiaro che la procrastinazione è un problema con effetti molto negativi. Quando un problema viene riconosciuto, diventa chiaro che lasciarlo irrisolto significa permettergli di produrre effetti sempre più rilevanti nel tempo. A quel punto è possibile scegliere se considerarlo inevitabile e adattarsi alle sue conseguenze oppure mettere in campo delle azioni correttive. Ma c'è un aspetto importante da considerare: non basta scegliere di intervenire. Una soluzione è utile solo se affronta realmente la causa del problema; le soluzioni che si dedicano solo a risolvere l’effetto del problema, non sono soluzioni davvero risolutive anche se sono le più frequenti da mettere in campo. Tra le soluzioni più comuni, individuate per risolvere il problema della procrastinazione c’è: fare leva sulla forza di volontà: la forza di volontà è fisica, dipende anche dal carburante (glucosio) fornito al corpo e quindi ha livelli di intensità diversi che cambiano da mattina a sera, da periodo a periodo. Agire sulla procrastinazione attraverso la forza di volontà significa accettare a priori che lo sforzo può durare per un periodo ma che ci sono alte probabilità di non resistere a lungo e di tornare indietro alle vecchie abitudini. mettersi vincoli: se l’azione è imposta, vincolata da condizioni o anche punizioni, il rischio è di peggiorare la qualità esecutiva. Agire ma controvoglia o a forza porta ad eseguire ma in modo sciatto, impreciso. Sebbene possano apparire come soluzioni logiche, queste due alternative non sono in grado di eliminare realmente il problema. La ragione è che intervengono sulle conseguenze visibili, senza affrontare ciò che le ha provocate. Nel caso del problema della procrastinazione, come per qualsiasi altra criticità aziendale, è essenziale risalire all'origine della situazione e agire su quella. Per ottenere un miglioramento concreto e duraturo non basta introdurre correttivi occasionali: occorre adottare un metodo di lavoro che permetta di comprendere come il problema si è sviluppato e quali elementi del processo lo hanno favorito. Ogni criticità nasce infatti da una carenza, da una regola non applicata o da un passaggio del processo che non funziona come dovrebbe. Solo identificando questi fattori è possibile definire interventi realmente efficaci. In questo articolo si analizza il problema della procrastinazione attraverso un approccio pratico che punta direttamente alla causa del problema. Lo stesso metodo può essere utilizzato per affrontare con successo diverse problematiche organizzative. Il punto di partenza, secondo questo approccio, è osservare e comprendere il processo coinvolto. Dove cercare la causa del problema: l’analisi del processo coinvolto Quando un problema continua a ripresentarsi, spesso il motivo non è la mancanza di soluzioni, ma la mancanza di un metodo per individuarne la vera origine. Per questo il problem solving, da solo, non è sufficiente. Prima di cercare una risposta bisogna capire con precisione che cosa sta accadendo e perché. L'analisi del problema è il passaggio che fa la differenza. Più è accurata, più diventa semplice individuare la soluzione corretta e ottenere risultati stabili nel tempo. La buona notizia è che questa capacità può essere sviluppata. Si tratta di una competenza che segue regole precise e che può essere applicata a qualsiasi tipo di problema, professionale o personale. Tuttavia, esiste un passaggio ancora precedente all'analisi: imparare a riconoscere i problemi quando si manifestano. Può sembrare scontato, ma molti problemi rimangono irrisolti proprio perché non vengono identificati in modo chiaro oppure perché vengono confusi con altri fenomeni più evidenti ma meno importanti. Se un problema non viene visto, descritto e classificato correttamente, continuerà a produrre effetti negativi senza che nessuno intervenga sulla causa che lo alimenta. Per aiutare aziende e professionisti a sviluppare questa capacità, Prodability Academy ha ideato il corso online “Problem Noting Fai ordine nei tuoi problemi” per imparare a vedere, scrivere e ordinare correttamente i problemi di un sistema. L'obiettivo del programma è rendere le persone autonome nell'individuare le criticità, definirle con precisione e stabilire un ordine di priorità efficace per affrontarle. Da qui prende avvio la vera analisi: individuare il punto del processo in cui si trova la causa reale del problema. Le fasi del processo, in cui la causa reale del problema della procrastinazione può trovarsi, sono: 1 prendere una decisione 2 fissare l'azione sul calendario 3 usare/guardare il calendario 4 decidere di compiere l'azione Segue in questo articolo l’analisi della fase del processo che riguarda usare/guardare il calendario. Identificare la causa reale del problema Come fa a generarsi il problema nell'uso del calendario? Si hanno problemi con l’uso di questo strumento per la poca consapevolezza della funzione del calendario e perché manca un metodo nell'utilizzo del calendario. Usare in modo improprio uno strumento ne distorce la funzione: conoscere la funzione principale è dunque il primo step necessario ad un utilizzo appropriato dello strumento. Quando uno strumento ha poi più funzioni è altamente probabile che il suo utilizzo sia peggiore: uno strumento, per essere adempiente ed efficace, dovrebbe avere solo una funzione. Il rischio più alto con gli strumenti è che se ne faccia un uso disfunzionale: questo uso scorretto ostacola lo svolgimento al meglio della sua funzione principale e può creare anche altri problemi collaterali. Un esempio molto immediato riguarda lo smartphone: un oggetto multifunzione che non svolge più un’unica funzione precipua perchè viene usato come sveglia, macchina fotografica, radio, accesso ad internet, archivio etc.. Il suo uso trasversale in vari ambienti lo rende anche pericoloso: basti pensare all’utilizzo mentre si è alla guida, o gli effetti di usarlo a ristora