Affaccendamento: troppe cose da fare

Affaccendamento: troppe cose da fare Quanto si è precisi nel rispettare l'orario di inizio lavoro? La maggior parte delle persone risponderebbe positivamente con un “abbastanza preciso”. Ma quanto siamo precisi nel rispettare l’orario di termine del lavoro? A questa domanda non è così frequente rispondere con la stessa affermazione! Sempre più spesso la fine del tempo dedicato alla propria professione non è netta né definita: un fenomeno conosciuto come “deterioramento dei confini vita lavoro”. Nessuno dimentica mai di andare in ufficio, mentre in molti dimenticano impegni personali. Più si va avanti a non rispettare certi limiti e più il non riuscire a mettere un chiaro confine al lavoro diventa problematico. Come si manifestano i problemi dell'affaccendamento Come si capisce di avere un problema di affaccendamento? Ci sono alcuni segnali molto frequenti da riconoscere in scenari tipici di vita quotidiana. Si vive avendo troppe cose da fare, con la consapevolezza che se ci fosse un giorno in più a disposizione anche quello verrebbe subito riempito di compiti e impegni. Una sensazione continua di essere inadempienti con le scadenze aggiunge tensione ed ansia alla giornata. Ci si sente sopraffatti dagli impegni e si teme di non riuscire a concludere mai la lista delle cose da fare. La lista delle cose da fare, tra l’altro, sembra viva! Si riempie costantemente di aggiunte che si accumulano alle task già presenti. Per rispettare le deleghe ci si ritrova a lavorare oltre il tempo previsto, accettando interruzioni durante tutto il giorno che arrivano dall’esterno ma anche da pensieri nella propria mente (che attivano altre cose da fare). Questi sono problemi molto comuni, ma su cui raramente si decide di agire e spesso perchè non si comprende il grande impatto che hanno. Essere affaccendati, sentire di avere troppe cose da fare e non rispettare spazi e tempi personali e professionali è un trend in continua crescita. Crescono i numeri ed aumentano le conseguenze negative. Diversi studi hanno approfondito questo tema. Cosa dice la scienza Nel Microsoft Work Trend Index (2025) “Work Trend Index Annual Report: the year the frontier firm is Born” si trovano dati sulle tendenze recenti in merito allo spostamento dei confini vita lavoro: i messaggi fuori orario sono aumentati del 15% rispetto all'anno scorso i meeting serali (dopo le 20) sono aumentati del 16% le persone vengono interrotte in media 275 volte al giorno Dagli studi di Derks, D., van Duin, D., Timis, M., & Bakker, A. B. (2015) in “Smartphone use and work home interference: The moderating role of social norms and employee work engagement” e Barber, L. K., & Santuzzi, A. M. (2015) in “Please respond ASAP: workplace telepressure and employee recovery” è emerso che: 76% dei lavoratori controlla email fuori orario (sera/notte) la maggioranza di questi dedica abitualmente frazioni di tempo al lavoro anche nel weekend e in vacanza Pega, F., Nafradi, B., Momen, N. C., et al. (2021) nel “Global, regional and national burdens of ischemic heart disease and stroke attributable to exposure to long working hours for 194 countries, 2000 2016: a systematic analysis from WHO/ILO joint estimates of the work related burden of disease and injury” hanno dimostrato che: lavorare oltre 55 ore/settimana aumenta rischio ictus (+35%) e cardiopatie (+17%) e in generale i problemi di pressione. Infine, Pencavel, J. (2014): “the productivity of working hours” ha assunto che: dopo circa 50 ore/ settimana di lavoro la produttività cala drasticamente le ore aggiuntive oltre le 55 ore/settimana producono quasi zero output reale Gli studi mostrano chiaramente come sia errata la credenza che per essere produttivi è necessario lavorare di più, lavorare oltre l’orario e durante le ore che andrebbero dedicate al riposo, al recupero delle energie. Quali sono gli effetti del problema E’ giusto chiedersi, allora, che effetti produce il problema dell’affaccendamento. Sono 4 gli effetti più evidenti: 1 tempi e costi dei progetti aumentano: l’incapacità di rispettare un confine e di gestire input che arrivano e generano deviazioni e lungaggini, portano alla crescita i tempi e i costi dei progetti. Inoltre,i collaboratori che rispondono fuori orario innescano abitudini malsane, si sfiniscono e diminuiscono il livello di produttività andando ad influire sulla qualità del lavoro (e anche questo pesa sul budget del progetto). 2 stile di vita e benessere in peggioramento: come mostrano le ricerche, c’è un trend negativo rilevato a livello di salute sia fisica che emotiva tra chi non riesce a mantenere i confini vita lavoro. 3 turnover collaboratori in aumento: tanto stress genera un tasso di abbandono del posto di lavoro per condizioni insostenibili. 4 trascuratezza e affidabilità nei confronti dei propri ruoli: più si è dedicati alla professione e più si trascorre il tempo dedicato agli altri ruoli in modo peggiore, divenendo inadempienti e inaffidabili. Gli errori più comuni nella risoluzione del problema È facile intuire che, se la situazione continua a evolvere nello stesso modo, gli effetti negativi tenderanno ad aumentare. Una volta individuato il problema, si aprono, così, due possibilità: ignorarlo, accettandolo come parte della normalità e convivendo con le sue conseguenze, oppure intervenire cercando di risolverlo. Tuttavia, decidere di agire non garantisce automaticamente di ottenere il risultato desiderato. Non tutte le soluzioni sono realmente efficaci. Spesso si sceglie una soluzione non prioritaria, che quindi non risolve il problema in modo definitivo. Tra le soluzioni più comuni, individuate per risolvere il problema dell’affaccendamento c’è: 1 Seguire corsi sulla gestione del tempo: si crede che sia il tempo a generare il problema e che saper organizzare l’agenda garantisca una maggiore aderenza ai programmi. Gli impegni conosciuti in anticipo non sono gli unici da dover gestire: questa soluzione, infatti, non considera la ricezione di nuovi input che arrivano durante il lavoro sia da deleghe ed interruzioni che da pensieri ed emozioni. 2 Regole ferree di rispetto confini: si sceglie la massima disciplina per rispettare i confini vita lavoro ma con il rischio di peggiorare la situazione perché la mole di lavoro per cui si è costretti a continuare a lavorare può essere reale Se le cose da fare ci sono veramente, sono tante e non si possono evitare, con questa soluzione si rischia di fare peggio: imponendo un termine forzato, l’interruzione genera accumulo di attività non completate ma solo interrotte e di fatto il lavoro non diminuisce, anzi! A prima vista queste due soluzioni potrebbero sembrare valide, ma in realtà non risolvono il problema alla radice. Il motivo è semplice: si concentrano sugli effetti anziché sulle cause. Quando si affronta il problema dell’affaccendamento, così come qualsiasi altra criticità aziendale, è fondamentale partire dagli elementi che lo hanno generato e non da quelli che ne rappresentano soltanto le conseguenze. Per ottenere risultati concreti e duraturi nella risoluzione di un problema serve un metodo. Occorre analizzare il modo in cui le attività vengono svolte, verificare il rispetto delle procedure e individuare i punti deboli del processo. Ogni problema nasce, infatti, da una causa precisa. Per questo è necessario comprendere quale carenza o anomalia abbia prodotto la situazione indesiderata e introdurre una soluzione pratica in grado di eliminarla. In questo articolo viene affrontato il problema dell’affaccendamento proponendo un approccio operativo che lavora direttamente sulla sua causa reale. Lo stesso principio può essere utilizzato per affrontare efficacemente la maggior parte delle problematiche organizzative. Da questa convinzione è nato “Un Problema alla Settimana”, il corso di Prodability Academy che prevede una lezione online di 50 minuti ogni settimana, dedicata a un tema concreto del lavoro e del management. Ogni lezione affronta un problema specifico alla volta, utilizzando lo stesso metodo preciso e risolutivo. L'obiettivo del corso è duplice: offrire strumenti immediatamente utilizzabili per risolvere i problemi più frequenti nelle aziende e, allo stesso tempo, allenare con costanza la capacità di individuare e risolvere problemi in modo strutturato. Il primo passo? Analizzare il processo coinvolto e comprendere dove si origina realmente il problema. Dove cercare la causa del problema: l’analisi del processo coinvolto Risolvere un problema in modo definitivo è il risultato di un metodo preciso. Spesso si pensa che basti trovare una soluzione, ma il vero punto di partenza è un altro: comprendere a fondo il problema. Senza un'analisi accurata del problema si rischia, infatti, di intervenire solo sugli effetti, lasciando intatte le cause che lo hanno generato. L'analisi rappresenta la fase più importante dell'intero percorso di risoluzione. Quando viene svolta correttamente, la strada da seguire diventa molto più chiara e la soluzione emerge in modo naturale, risultando anche più semplice da applicare. Si tratta di una competenza trasversale e di grande valore, che richiede un metodo strutturato ma che, una volta acquisita, può essere utilizzata in qualsiasi contesto: dall'azienda alla vita personale. L'analisi del problema inizia dal porsi una domanda fondamentale: in quale fase del processo si trova la causa che lo ha generato? Le fasi del processo, in cui la causa reale del problema dell’affaccendamento può trovarsi, sono: 1 programmazione della settimana 2 check di inizio giornata (il tempo si gestisce una volta al giorno,riorganizzare la giornata più volte crea ulteriori compiti da svolgere) 3 gestione input di delega (come gestire l’input che arriva come richiesta di cose da fare per altri) 4 eventuale riprogrammazione 5 report di fine settimana In questo articolo, si approfondisce la fase del processo che riguarda la gestione input di delega. Identificare la causa reale del problema Nella fase di gestione input deleghe, quale può essere la causa che genera affaccendamento? Si hanno problemi a gestire le deleghe perché manca un metodo (regole precise) nella raccolta e nell'accettazione delle deleghe . Per essere produttivi ed efficaci nell'esecuzione di un compito è necessario saper gestire gli input che arrivano continuamente. L’attenzione si sposta sulla capacità di accettazione di una delega: regole precise che definiscono confini e modalità prima che un compito sia ritenuto assegnato. Se la causa reale è una mancanza, ciò che soddisfa questa lacuna sono 2 soluzioni operative da applicare nella gestione degli input di delega. Le soluzioni operative Le soluzioni proposte sviluppano un metodo esecutivo e, quindi, lavorano sul come si fa la gestione degli input di delega. Per creare un metodo nella gestione degli input di delega è necessario applicare 2 soluzioni che sono anche regole da seguire. Soluzione 1 — Distinguere chiaramente deleghe da favori personali Bisogna chiedersi innanzitutto qual è il ruolo di chi sta facendo una delega e se la richiesta rientra nelle prerogative di quel ruolo. Può capitare che favori personali siano mascherati da deleghe: più favori si confondono per delega più c'è confusione in azienda. Ciò che non riguarda il ruolo, la mansione, la funzione del ruolo è a tutti gli effetti un favore personale. L’abitudine comune è considerare gli altri come persone invece che come ruoli, ma c'è una distinzione da fare in merito: il ruolo genera una delega la persona chiede un favore personale Non si possono richiedere tutti i giorni favori personali. Diventa necessario avere accordi chiari: specificare il ruolo investito, le funzioni del ruolo e quindi la prerogativa o meno a dare deleghe. Questo permette di stabilire i confini delle deleghe e chiarire chi fa cosa e chi può chiedere cosa. Soluzione 2 — Creare una procedura chiara di raccolta della delega E’ fondamentale definire una procedura che includa due punti: come si accetta la delega quali informazione deve richiedere